在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的管理模式正经历着深刻的变革，财务审计数字化成为了众多企业提升效率、降低成本的关键举措。海亮教育科技服务集团，作为世界 500 强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，国内教育服务提供商的引领者，一直致力于成为全球优质教育服务的引领者。其在不断拓展业务版图的过程中，敏锐地察觉到了财务审计数字化的重要性，与合思携手，共同踏上了这场数字化转型之旅。
业务困局：传统档案管理痛点凸显
海亮教育科技服务集团在业务发展过程中，面临着一系列传统档案管理带来的难题。企业的业务和财务系统众多，且彼此独立运行，就像一座座信息孤岛，数据无法顺畅互通。这导致结构化数据的提取犹如大海捞针，困难重重。电子发票的处理更是繁琐至极，打印、查重、验伪等工作不仅耗费大量的时间和人力，还造成了纸张的极大浪费，与当下倡导的绿色办公理念背道而驰。
实物档案资料的存储也是一大难题。大量的档案资料占据了宝贵的物理空间，企业不得不安排专人进行管理，这无疑增加了人力成本。而且，实物档案在存储过程中容易受到各种因素的影响，损坏时有发生，给企业带来了较大的风险。此外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长久，还容易出现错误，影响数据的准确性。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求严格，操作起来费时费力，让财务人员苦不堪言。
更重要的是，传统的档案管理方式无法最大化发挥档案的价值。实物凭证明与业务分散，难以进行智能搜索和准确查找，档案查阅也不留痕，无法实现多人同时借阅，导致档案资产的利用效率极低。这些问题严重制约了海亮教育科技服务集团的发展，迫切需要一个有效的解决方案来打破困境。
合思方案：科技赋能财务审计数字化
合思作为领先的财务数智化服务提供商，深入了解海亮教育科技服务集团的业务情况和痛点后，为其量身定制了一套全面的财务审计数字化解决方案。
在档案数据来源方面，合思运用先进的 OCR 技术，能够自动识别和整理各类文档信息，将实体文件扫描或拍照后转换为数字形式。这就好比为企业的档案管理开启了一扇数字化的大门，让信息的获取和处理变得更加高效便捷。会计类档案管理范围广泛，涵盖了企业内部的各种内部报告、合同等，以及外部涉及客户、供应商等的往来函件和信息记录，确保了企业财务审计的全面性和准确性。
自动归档功能是合思解决方案的一大亮点。根据预设规则，系统能够对收集到的数据进行精准分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。就像一位精明的管家，将企业的档案管理得井井有条。同时，合思还提供了自助 OA 在线平台，员工可以方便地提交申请并进行审批流程，集成金蝶 EAS 财务管理功能，支持企业的日常运营和管理活动。此外，对原有的纸质档案进行数字化处理，便于保存和使用，实现了档案管理的无缝衔接。
落地实施：稳步推进数字化转型
合思依据海亮教育科技服务集团的具体业务情况和痛点，精心搭建了一系列实施步骤，逐步推进解决方案落地。首先是电子档案采集，通过先进的技术手段将企业的各类档案信息进行全面收集。接着，明确会计类档案管理范围，确保每一份档案都能得到妥善的管理。然后，设定自动归档规则，让数据能够按照预定的逻辑进行分类和存储。同时，完成自助 OA 和金蝶 EAS 的集成，实现企业内部管理系统的互联互通。最后，对纸质档案进行数字化处理，完成从传统到数字化的转型。
在实施过程中，合思的专业团队与海亮教育科技服务集团密切合作，充分沟通，及时解决遇到的问题。每一个步骤都经过精心策划和严格执行，确保解决方案能够顺利落地，为企业带来实实在在的价值。
显著成效：降本增效成果斐然
经过一段时间的实施，合思为海亮教育科技服务集团提供的财务审计数字化解决方案取得了显著的成效。档案整理匹配效率提升了 90%，这意味着财务人员能够在更短的时间内完成档案的整理和匹配工作，大大提高了工作效率。存储空间减少了 72%，企业不再需要为大量的实物档案存储而烦恼，节省了宝贵的物理空间。每年纸张打印成本节约了 3 万元，实现了绿色办公的同时，也降低了企业的运营成本。财务人力减少了 3 人，企业可以将人力资源集中投入到更有价值的业务中，提升企业的核心竞争力。
这些成果不仅让海亮教育科技服务集团在财务审计数字化方面迈出了坚实的一步，也为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。
客户认可：满意背后的价值体现
从取得的显著成果可以合理推测，海亮教育科技服务集团对合思的服务和解决方案较为满意。合思的财务审计数字化解决方案有效解决了企业档案管理的难题，提升了企业的运营效率和竞争力。在当前激烈的市场竞争中，能够实现降本增效、合规经营和低碳运营，对于企业来说无疑是一大助力。海亮教育科技服务集团通过与合思的合作，在财务审计数字化领域取得了领先优势，为其未来的发展提供了有力的支持。
行动号召：开启免费试用之旅
合思作为领先的财务数智化服务提供商，已助力众多企业如海外亮教育科技服务集团实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临类似的档案管理难题，欢迎拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com 了解更多。现在，合思为您提供免费试用的机会，让您亲身体验财务审计数字化带来的便捷与高效，帮助您的企业挖出更多净利润，让有限更有效。不要错过这个提升企业竞争力的绝佳机会，立即行动起来吧！
