在当今数字化浪潮席卷的时代，财务审计数字化已成为企业发展的必然趋势。特别是随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理正面临着前所未有的新挑战。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业各个层面都面临着档案管理的难题。企业高管承受着纸质档案管理成本高昂的压力，不仅储存占地大，而且档案数据难以进行有效的分析和利用；财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理档案耗费大量时间，手动匹配核对工作枯燥又繁复；业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐、耗费时间。此外，企业还存在着高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本高，以及对档案室和档案柜等存储空间的巨大需求；高隐形成本也不容忽视，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用；同时，企业还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。即使企业在推行数字化过程中，通过多种系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，这严重影响了企业财务审计数字化档案管理的合规性和全面数字化的实现。
面对这些行业痛点，合思档案应运而生，为企业提供了一套全面、专业的解决方案，助力企业实现财务审计数字化档案管理。
定制方案 满足多元需求
合思档案深知企业在档案管理方面的多样化需求，为此提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。这些方案广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，满足企业在不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案具有诸多显著优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件可以混序归档，大大提高了效率，会计档案无需打印即可应收尽收，保证了档案数据的完整、真实和合规。
档案扩展解决方案则为企业提供了更大的灵活性。它可以自定义档案类型，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，还能进行财务档案全生命周期管理。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，并提供财务视角下的完整性检测方案，有力保障了财务合规。
核心功能 凸显管理优势
合思档案拥有一系列强大的核心功能，这些功能在档案管理的各个环节都展现出独特的能力，为企业的财务审计数字化档案管理提供了有力支持。
多源采集功能能够实现多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。接口互联可自主采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，它也支持手动采集，可自主补录零散会计资料，具有单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等优势。
智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装。会计档案关联规则可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化功能。通过字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
专用格式版式文件功能可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
实际应用 彰显方案价值
合思档案在不同企业的实际应用中，展现出了卓越的效果和价值，有力推动了企业的财务审计数字化档案管理进程。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的效果。业务 + 财务数据穿透联查，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，取得了实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保积极响应政策的成效。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间且易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐、档案借还管理不规范等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，财务审计数字化档案管理已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其全面的解决方案、强大的核心功能和显著的实际应用效果，能够助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思档案拥有广泛的服务网络，在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，众多事业单位、央企、行业领军企业、国家试点企业等都已选择合思档案。企业可放心选择合思档案，开启高效的财务审计数字化档案管理之旅。
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