在当今数字化浪潮席卷的时代，企业对于高效财务管理的需求愈发迫切。世界 500 强旗下的一家教育服务品牌，凭借合思的解决方案，实现了令人瞩目的核心成效。该企业年均 60 万 + 的会计凭证和 36 万 + 的银行回单的会计档案成功实现线上单套制管理。以电子会计档案为核心，构建起多向、网状管理结构，极大地简化了会计管理流程，显著提高了工作效率。通过试点改造，企业更是实现财务数据自动化率 91%以上。即便在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅出现个位数增长，管理效能得到大幅提升。下面，让我们深入了解这家企业的数字化转型之路。
困境重重：客户背景与挑战
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系统孤岛：数据互通之难
该教育服务品牌业务广泛，拥有多个业务和财务系统。然而，这些系统相互独立，宛如一座座孤岛，数据无法实现互通。结构化数据的提取困难重重，电子发票的打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。在差旅成本预算方面，由于数据分散，难以进行有效的整合和分析，使得差旅成本预算的制定缺乏精准的数据支撑。 -
实物存档：空间与成本之困
实物存档占据了大量的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。而且，档案损坏的情况时有发生，企业面临着合规风险。在差旅费用相关的票据存档方面，大量的纸质票据不仅难以保管，还增加了档案管理的难度，对差旅成本预算的管控带来了极大的挑战。 -
手工操作：效率与错误之殇
不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，而且容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，工作人员需要花费大量的时间和精力。在差旅成本预算的执行过程中，手工操作导致的数据不准确，使得预算执行情况难以实时监控，影响了企业对差旅成本的有效控制。 -
查找不便：资产利用之低
实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率极低。在需要查询差旅相关的凭证和数据时，往往需要耗费大量的时间和人力，这对于及时调整差旅成本预算造成了阻碍。
破局之策：合思解决方案
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全生命周期管理：广泛连接异构系统
合思为该客户提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，涵盖电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。自动封装接口 40 种 +，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。在差旅成本预算管理方面，通过连接各个业务系统，能够实时获取差旅相关的数据，为预算的制定和调整提供了准确的依据。 -
多样传输方式：灵活应对档案录入
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。无论档案以何种形式存在，都能够方便快捷地录入系统。在处理差旅费用的票据时，员工可以通过多种方式将票据信息上传至系统，提高了档案录入的效率，也为差旅成本预算的管理提供了便利。 -
自动归档功能：智能高效管理档案
实现自动归档，具备智能组单、四性检测等功能。同时，还拥有档案借阅、移交、鉴定、销毁、权限监控等管理功能。在差旅成本预算的管理过程中，自动归档功能能够及时将差旅相关的凭证和数据进行整理和归档，方便后续的查询和分析，确保预算执行情况的可追溯性。 -
广泛档案覆盖：全面管理会计信息
会计类档案管理范围广泛，涵盖内部的凭证、订单等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。在差旅成本预算管理方面，全面覆盖的档案管理能够确保所有与差旅相关的费用信息都得到有效的管理，避免了数据的遗漏和错误，提高了预算管理的准确性。
成效显著：方案实施成果
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数字化转型加速：档案查询便捷高效
合思的方案加速了企业的数字化转型，完成了企业全面数字化的“最后一公里”。档案可以进行多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在差旅成本预算管理方面，通过数字化的档案管理系统，企业能够快速查询到差旅相关的费用信息，及时了解预算执行情况，为决策提供了有力的支持。 -
试点标杆：节约成本与空间
该企业通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。在差旅成本预算管理方面，节约的成本可以用于优化差旅政策，提高员工的差旅体验，同时也为企业的发展提供了更多的资金支持。 -
财务自动化提升：迈向更高目标
财务作业自动化率达 91.6%，其中合思费控占 23.2%，手动凭证占 8.4%，其他系统占 68.4%。企业财务相关负责人表示有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。在差旅成本预算管理方面，高自动化率能够提高预算制定和执行的效率，减少人为错误，确保差旅成本得到有效的控制。
客户反馈：合作效果显著
企业自 2017 年建立财务共享中心起，就不断推进财务数字化转型。2021 年 12 月子公司成立并迅速扩展至 300 多家共享单位。与合思合作建设电子档案系统后，财务管理效率提升、成本降低效果显著。在差旅成本预算管理方面，企业能够更加精准地制定预算，有效地控制差旅成本，提高了企业的经济效益。
未来展望：深化合作共赢
企业预计到 2024 年财务数据自动化率将超 97%，继续与合思合作有望进一步深化财务数字化转型，提升企业整体运营效率。在差旅成本预算管理方面，双方的合作将不断优化预算管理流程，提高预算的准确性和执行效率，为企业的发展提供更有力的支持。
在当前的经济环境下，企业对于高效财务管理的需求日益增长。合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购等众多功能，还提供定制化服务。它拥有强大的集成能力，能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。同时，合思有专业的客户成功团队，提供全方位的服务保障，还有全天候的客户服务热线，能及时解答问题。如果您的企业也面临着差旅成本预算管理的难题，不妨来免费试用合思，开启企业财务数字化转型的新篇章。
