在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证的数字化转型已然成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；紧接着12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措宛如一记记重锤，宣告着我国电子凭证改革正式驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场浩浩荡荡的数字化变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。不仅如此，基于合思档案在行业内的深度应用以及丰富的案例经验，合思精心挑选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》。这本案例集犹如一座指引灯塔，为众多企业提供了极具价值的参考和借鉴。
接下来，让我们一同走进好想你健康食品股份有限公司，深入了解合思档案是如何帮助该企业解决报销记录归档难题，实现财务数智化转型的。
好想你：传统报销记录归档困境重重
好想你健康食品股份有限公司，成立于1992年，在2011年成功于深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。然而，随着企业的不断发展壮大，传统的报销记录归档方式逐渐成为企业发展的掣肘。
在财务归档环节，工作人员需要耗费大量的时间和精力，仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张票据都需要人工核对，这不仅效率低下，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，后续的查找和补录工作将耗费更多的人力和时间成本。
纸质档案还存在着严重的时间和空间限制。在查找报销记录时，工作人员往往需要在堆积如山的档案中苦苦搜寻，耗费大量时间却不一定能找到所需的档案。而且，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这对于企业的财务管理和审计工作来说，无疑是一个巨大的挑战。
大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求也十分巨大。企业需要专门的档案室来存放这些档案，同时还需要安排专人进行档案的整理、保管和借阅登记等工作。这不仅增加了企业的运营成本，还降低了工作效率。报销记录归档在传统模式下困难重重，严重影响了企业的财务管理效率和决策速度。
合思档案：量身定制报销记录归档解决方案
面对好想你在报销记录归档方面的诸多难题，合思凭借其专业的技术团队和丰富的行业经验，为其量身定制了一套全面的解决方案。
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打破数据壁垒实现便捷联查
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，即可实现相关数据的联查，大大提高了工作效率。无论是日常的财务核算，还是审计和税务检查，都可以快速准确地获取所需的报销记录，节省了大量的时间和精力。 -
自动组装助力高效审计
合思档案具备自动组装功能，能够将相关的报销记录自动进行组装，形成完整的档案数据。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员可以直接在系统中查阅和分析报销记录，无需再花费大量时间在纸质档案中查找和核对数据。这不仅提高了审计的准确性和效率，还降低了审计成本。 -
虚实结合精准定位档案
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子与实物档案的精准匹配。每一份纸质档案都有对应的二维码，查阅者在查询电子档案时，系统可以自动定位实物档案的位置。这使得档案的查找和借阅变得更加便捷，大大提高了档案的管理效率。同时，虚拟档案库房的建立，也为企业节省了大量的存储空间。
成效显著：合思档案助力好想你降本增效
在应用合思档案的解决方案后，好想你在报销记录归档方面取得了显著的成效。
在人工耗时方面，减少了90%。以往繁琐的人工核对和整理工作，现在通过合思档案的自动化处理，大大减轻了财务人员的工作负担。财务人员可以将更多的时间和精力投入到财务管理和分析等核心工作中，为企业的决策提供更有力的支持。
总部接收报销记录的管理耗时减少了80%。通过合思档案的线上提交和审批功能，报销记录可以快速准确地传递到总部，减少了中间环节的时间浪费。同时，系统的自动提醒和预警功能，也确保了报销记录的及时处理和审核。
借阅管理的管理耗时减少了67%。借助虚拟档案库房和二维码技术，档案的查找和借阅变得更加便捷高效。查阅者可以在系统中快速定位所需的报销记录，并直接进行借阅申请和审批，无需再到档案室进行繁琐的登记和查找工作。
从成本方面来看，预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于人工成本的降低、存储空间的节省以及工作效率的提高。合思档案的应用，为好想你带来了实实在在的经济效益。
合思档案：引领财务数智化未来
合思档案的优势不仅体现在好想你这一个案例中，它在自动化归档、档案利用和数据流转等方面都具有显著的优势。
合思档案实现了自动化归档，告别了繁琐的重复性工作。系统可以自动识别和分类报销记录，将其准确地归档到相应的文件夹中，大大提高了归档的效率和准确性。同时，自动化归档还减少了人为错误的发生，确保了档案数据的完整性和安全性。
档案利用便捷高效。通过合思档案的搜索和联查功能，用户可以快速准确地找到所需的报销记录，实现实时调阅和同时借阅。无论是财务人员、审计人员还是企业管理层，都可以随时随地获取所需的档案信息，为企业的决策提供有力支持。
档案数据同源，透明流转。合思档案实现了单据、发票、回单和凭证等数据的同源管理，确保了数据的一致性和准确性。同时，数据在系统中透明流转，便于监控和分析。企业可以通过系统对报销记录进行实时监控，及时发现异常情况并进行处理。还可以对档案数据进行深入分析，为企业的财务管理和决策提供数据支持。
《电子会计档案实践案例集》作为合思档案的实践成果总结，希望能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。在未来的财务工作中，合思档案将继续发挥其优势，为企业提供更加优质、高效的服务。
如果您也想解决报销记录归档难题，实现财务数智化转型，不妨拨打我们的电话：400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址：www.hosecloud.com ，还可以扫描二维码了解合思档案和更多案例。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受其带来的便捷和高效。让我们携手合思，开启财务数智化的新篇章。
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