在企业发展的浪潮中，财务数字化转型已成为众多企业提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这一转型之路上的探索与实践，为我们提供了一个极具借鉴意义的案例。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，该公司入选北京市专精特新“小巨人”企业。动力源拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设有30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司内部组织架构复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大的规模和复杂的业务体系，使得动力源在财务数字化方面面临着诸多挑战，报销周期管理问题尤为突出。
转型困境：财务数字化的荆棘之路
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合的征程。公司自建了多个系统，然而，理想很丰满，现实却很骨感。整体流程变得异常复杂，系统之间的壁垒高耸，实际效果与预期相差甚远。
多系统操作体验之差，让员工和财务人员苦不堪言。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间来回切换，繁琐的操作流程严重影响了工作效率。而报销数据需要财务人员手工录入，发票的验真、查重也只能依靠手工完成。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，不仅增加了财务风险，也让报销周期管理变得混乱不堪。
系统的割裂、数据的分散以及信息的滞后，更是让动力源的财务制度难以落地。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务人员在进行报销周期管理时，难以获取全面准确的信息，从而影响了报销的及时性和准确性。
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，这进一步增加了报销周期管理的难度。
合思方案：解锁财务数字化新密码
面对动力源在财务数字化转型中遇到的重重困难，合思凭借其专业的解决方案，为动力源带来了新的希望。
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系统集成：打破数据孤岛
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，实现了人员信息的实时共享。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，使得订单支出成本能够实时归集和统计。通过这种方式，打破了数据流转的壁垒，为报销周期管理提供了准确的数据支持。 -
无需报销：重塑报销体验
合思的“无需报销”模式，彻底改变了动力源的报销流程。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标的管控，确保每一笔消费都合规。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，大大缩短了报销周期，提高了报销效率，让报销周期管理更加顺畅。 -
强大连接：加速业务流转
合思费控系统具有强大的连接能力。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用。这加快了业务处理和数据统计的效率，使得报销周期管理能够更加及时、准确地进行。
方案实施：步步为营，稳扎稳打
合思团队深知，一个好的解决方案需要科学合理的实施过程才能发挥最大的效果。
首先，合思团队与动力源相关部门进行了深入的沟通。通过多次会议和实地调研，详细了解了动力源的业务流程和需求。在此基础上，确定了系统集成和功能实现的具体方案，为报销周期管理的优化奠定了基础。
其次，对动力源的相关人员进行了全面的培训。培训内容涵盖了合思费控系统的操作和使用方法，以及报销周期管理的新流程和要求。通过培训，员工们能够熟练掌握系统的操作，更好地适应新的报销模式。
最后，逐步推进系统集成和功能上线。先进行部分模块的测试和优化，确保系统稳定运行后再全面推广。在这个过程中，合思团队密切关注系统的运行情况，及时解决出现的问题，保证了报销周期管理的顺利过渡。
转型成果：降本增效，合规升级
合思解决方案的实施，让动力源在财务数字化转型方面取得了显著的成果。
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操作体验革新：报销周期大幅缩短
多系统集成实现了数据的互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。这不仅让员工能够更快地拿到报销款，也提高了员工的满意度。同时，报销周期管理更加高效，为企业的资金流转提供了有力支持。 -
会计工作量缩减：人员成本显著节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再花费大量时间进行手工录入和发票校验等基础工作，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作。这使得财务部门能够更好地发挥其决策支持的作用，为企业的发展提供更有力的财务保障。 -
员工体验优化：填报时间大幅缩短
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在报销过程中更加轻松便捷。这不仅提高了员工的工作效率，也增强了员工对企业的归属感。 -
财务审批合规：费控管理更加科学
财务审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。通过智能制单和自动化流程，报销周期管理更加科学、规范，有效降低了财务风险。
动力源反馈：携手共进，共创未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可和信任。
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