在当今数字化浪潮席卷的商业世界，企业对于报销文档管理的需求愈发迫切。高效、合规且便捷的报销文档管理，不仅能提升企业运营效率，还能为企业节省大量成本。今天，我们以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，看看合思是如何为其打造电子会计档案管理解决方案，进而推动报销文档管理变革的。
金牌橱柜家居科技股份有限公司自1999年成立以来，便在国内高端整体厨柜及定制家居领域崭露头角。作为国家认定厨房工业设计中心和“智能制造示范企业”，金牌橱柜在行业内拥有极高的声誉。然而，随着企业的不断发展，其在报销文档管理方面面临着诸多挑战。
业务困局：传统报销文档管理痛点凸显
在传统模式下，金牌橱柜的会计档案犹如散落的珍珠，分散在各个系统之中，数据难以有效利用。每到处理报销文档时，财务人员需要逐一打印相关资料，再进行手工匹配、组装、装订，最后上架保存。这种繁琐的操作流程，耗费了大量的人力和时间。
而且，财务部门在临时保管会计档案1年后，还需将其移交至综合档案管理部门，存放在独立的档案室。在进行实物稽查时，工作人员只能人工逐一翻查纸质档案，效率极为低下。
从数据上看，金牌橱柜每年的记账凭证量高达2198061张，业务单据量494949张，银行回单量177744张，发票量123247张。光是装订这些报销文档，预估每年就需要66天；查找档案更是耗时约30天。此外，打印成本每年预估达180000元，存储空间成本90000元，打印成本100000元。如此高昂的成本和巨大的工作量，让金牌橱柜的报销文档管理陷入了困境。
合思良方：一站式报销文档管理解决方案
面对金牌橱柜在报销文档管理方面的痛点，合思提供了一套全面而有效的解决方案。
首先，合思实现了报销文档的统一存储。通过打破数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四类关键报销文档进行整合，统一储存，采用统一标准进行管理。这样一来，所有的报销文档都有了一个集中的“家”，方便企业进行统一调配和使用。
其次，合思搭建了会计资料之间的关系，以业务为核心构建了完整的证据链条，实现了业财一体双向穿透。在这种模式下，报销文档不再是孤立的存在，而是与业务紧密相连，财务人员可以通过业务线索快速定位到相关的报销文档，反之亦然。
再者，合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。财务人员只需在系统中输入关键词，就能快速找到所需的报销文档，大大提高了工作效率。
最后，合思实现了海量银行回单的自动采集、切割、组装，全面推动了报销文档的无纸化管理。这不仅减少了纸质文档的使用，降低了成本，还符合环保理念，助力企业实现低碳运营。
落地实施：严谨步骤确保方案顺利推进
合思的解决方案并非一蹴而就，而是通过严谨的实施步骤，确保了方案的顺利落地。
第一步，合思利用自身的档案系统，对金牌橱柜各类报销文档数据进行采集和整合。这一步打破了原有数据分散的局面，将分散在各个系统中的报销文档数据汇聚到一起。
第二步，按照预设规则，对采集到的报销文档数据进行智能关联和自动组装。通过这种方式，形成了完整的业务证据链，使得每一笔报销都有迹可循。
第三步，配置档案关联规则，让不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装。这一步进一步提高了报销文档管理的自动化程度，减少了人工干预。
第四步，实现报销文档的集中存储和统一管理。合思采用先进的技术手段，确保了数据的安全性和可追溯性，让企业能够放心地将报销文档管理交给合思。
显著成效：报销文档管理效率与效益双提升
经过一段时间的实施，合思的解决方案为金牌橱柜的报销文档管理带来了显著的成效。
在时间效率方面，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，而不是花费大量时间在繁琐的报销文档处理上。
在成本效益方面，预估每年节省总体成本30万以上。这不仅包括打印成本、存储空间成本等直接成本的降低，还包括人力成本的节省。
在合规性方面，档案合规性达到了100%。合思的解决方案严格遵循相关法规和企业内部规定，确保了报销文档管理的合规性，为企业的稳定发展提供了有力保障。
客户心声：高度认可合思报销文档管理方案
虽然文档中未直接提及金牌橱柜的评价反馈，但我们可以参考云海肴CFO的观点进行合理推测。使用合思档案进行报销文档管理后，金牌橱柜所有的凭证、资料均可通过电子形式存储和检索，为企业节省了大量成本。同时，成功落地了精细化运营的财务中台，业财融合程度提高，财务效率显著提升。企业能够更加精准地掌握财务状况，做出科学的决策。
行动号召：开启报销文档管理新征程
合思作为一家专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
如果您的企业也在为报销文档管理而烦恼，不妨选择合思的服务。现在，您只需拨打联系电话400 – 105 – 6505，或者访问网址www.hosecloud.com ，扫描二维码即可了解合思档案和更多案例。您还可以免费试用合思的报销文档管理解决方案，亲身感受其带来的高效与便捷。让我们一起开启报销文档管理的新征程！
点击注册合思，免费试用 14 天，注册链接：http://www.ekuaibao.com/
