合思档案：引领报销文档管理数字化转型新风尚

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理迎来了新的变革。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代背景下，企业各层级人员都面临着不同的报销文档管理难题。企业高管要面对纸质档案管理成本高昂、储存占地大以及档案数据难以分析利用的困境；财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时且手动匹配核对工作枯燥繁复的泥沼；业务人员也被报销纸质票据流程繁琐、耗费时间的问题所困扰。此外，纸质凭证输出的耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力导致纸质档案损坏等问题，都成为了企业财务档案管理的痛点。

在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业报销文档管理带来了全新的解决方案。

合思档案：财务数智化的璀璨明珠

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下领先的单套制电子会计档案管理平台。基于广泛连接的生态，它为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的报销文档管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。其便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，让业务流转涵盖财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用等环节，有效解决了企业内外交困的报销文档管理问题，为企业节约了纸张成本和整理成本，提升了检索效率，确保了管理的合规性。

使命愿景：助力企业财务数字化转型腾飞

合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的深度融合。它携手企业碰撞出协作的价值，助力企业实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型，推动会计档案价值的深度应用。

企业的数智化转型不仅仅是工具和组织的转型，更是思维方式的变革。在政策推动、合规要求以及当前经济环境下企业降本增效的目标驱动下，合思档案助力企业完成电子会计档案管理，实现企业的全面数字化，让企业在激烈的市场竞争中占据先机。

强大模块功能：为报销文档管理保驾护航

• 大数据解决方案：海量数据高效管理
  合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，极大地提高了报销文档管理效率，释放了档案数据的价值。

• 档案扩展解决方案：灵活扩展管理范围
  该方案拥有可灵活扩展的业务模型，能够通过多途径自动化归集各类介质档案。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展报销文档管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

• 费控系统：业财数据集成枢纽
  合思档案的费控系统连接税务系统、OA系统、资金系统、影像系统、财务系统等，实现了业财数据的集成与管理，让报销文档管理更加高效、准确。

• 业务系统：协同共享与证据链保障
  业务系统提供共享调阅解决方案，档案查阅可穿透业务链上下游，满足跨系统、多场景、多视角的协同需求。同时，它还提供证据链完整性解决方案，智能检测财务档案证据链的完整性，主动预警异常档案，为报销文档管理提供了坚实的保障。

功能亮点与创新：打造卓越报销文档管理体验

• “四性检测+业务检测”：保障数据安全完整
  合思档案采用“四性检测+业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，同时基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据的完整性。检测结果可查阅、可追溯，让企业对报销文档管理更加放心。

• 多源采集：满足多样采数需求
  基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，确保报销文档数据的全面采集。

• 智能制档：数据关联与高效查询
  会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 专用格式版式文件：降低成本提升扩展性
  合思档案自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低了企业报销文档存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，让档案的可扩展性更强。

显著优势：合规、连接、自动、降本增效

• 合规性：严格遵循国家政策
  合思档案符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理。它通过了国家四部委官方试点100%成功验收，拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，为企业报销文档管理提供了合规保障。

• 连接能力：广泛连接异构系统
  合思档案能够广泛连接各类异构业财系统，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案等的自动匹配、应收尽收，让报销文档管理更加顺畅。

• 自动化：减少人工介入
  合思档案实现100%自动归档，具备强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，它具备稳定的迭代能力，能够及时应对数电票等政策变化，确保报销文档管理的高效运行。

• 降本增效：助力企业低碳运营
  合思档案为企业节约了纸张成本、整理成本，提升了检索效率。例如，可实现70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%检索效率提升等，助力企业实现低碳运营，在报销文档管理中实现降本增效。

精准定位：为不同角色提供定制方案

• CEO/高管：决策数智化与降本增效
  对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业报销文档利用效率，挖掘财务档案数据价值。它助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。同时，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

• 归档员/财务：高效工作与数据透明
  归档员和财务人员使用合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们能够轻松完成报销文档管理，提高档案利用效率。

• 外部审计：便捷审计与可溯源
  对于外部审计人员来说，合思档案让审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

成功案例：见证合思档案卓越实力

• 海亮教育：服务规模与效率双提升
  海亮教育作为世界500强企业，此前老板要求实现财务办公室无打印机的无纸化目标。在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%，报销文档管理效率得到了极大提升。

• 徐福记：全集团无纸化高效管理
  徐福记作为2023年中国500最具价值品牌，拥有多地连锁门店和70多家分公司，年数据量达2.6亿。合思档案上线后，全集团实现无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升，报销文档管理更加便捷。

• 中交水规院：单套制助力无纸化政策落地
  中交水规院作为新中国组建的第一个水运建设行业规划、设计勘察机构，合思档案的单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本。系统上线后，档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。在审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

• 金牌橱柜：便捷查阅业务全貌
  金牌橱柜全球拥有超3000家高端品牌专卖店，积极响应国家政策，与合思档案通力合作。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效，报销文档管理更加精准。

综上所述，合思档案通过领先的技术和全面的解决方案，为企业提供了高效、合规、智能的电子会计档案管理平台，有效解决了企业报销文档管理的痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。在政策推动、合规要求以及当前经济环境下企业降本增效的目标下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将助力企业抓住机遇，实现财务数字化转型。

如果您想体验合思档案为报销文档管理带来的卓越变革，不妨现在就点击免费试用，开启企业财务数字化转型的新篇章。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，欢迎企业咨询合作。