合思档案:解锁电子发票管理方案新境界

合思档案:解锁电子发票管理方案新境界
在数字化浪潮汹涌的当下,企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。随着2025年数电票全覆盖目标的临近,企业财务档案管理不得不直面全新的考验,信息化建设的短板亟待弥补。数电票需经过验签、解析,以XML格式存档,XBRL文件还要求写入财务入账信息,这无疑增加了管理的复杂性。

在纸电混合的时代,企业各个层面都被财务档案管理问题所困扰。企业高管头疼于纸质档案管理成本居高不下,不仅储存占地,而且档案数据难以分析利用;财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时、手动匹配核对繁琐的泥沼;业务人员也饱受报销纸质票据流程繁琐之苦。

纸质档案管理还存在着诸多成本和风险。显性成本方面,纸质凭证输出耗材成本高昂,档案室和档案柜等存储空间需求巨大;隐形成本方面,手工装册归档重复性工作量大,查询调阅数据难以有效利用;合规风险方面,电子会计凭证文件缺乏有效管理手段,不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

即便企业在推行数字化过程中解决了部分线上业务处理问题,但在归档、储存环节,纸质文件储存问题依然存在,数据存储线下载体也影响着企业全面数字化的进程。在这样的背景下,合思档案解决方案应运而生,为企业提供了电子发票管理方案的新思路。

合思档案:精准击破管理痛点

合思档案针对上述痛点,精心打造了领先的单套制解决方案(标准方案)以及六大场景解决方案。这些方案如同多面手,能满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统,实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

对于CEO和高管而言,合思档案能够沉淀数据资产,保障合规管理。它就像一位智慧的参谋,提升企业财务档案利用效率,挖掘财务档案数据价值,助力企业决策数智化,实现降本增效。

归档员和财务人员使用合思档案,工作效率将大幅提升。他们可以告别重复低价值的工作,实现档案数据同源,全流程透明流转,便于监控和分析,轻松完成档案管理,提高档案利用效率。

在外部审计方面,合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅,权限也能一键下放或回收,让财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料,为电子发票管理方案提供了审计便利。

功能探秘:全生命周期管理的智慧集成

合思档案具备强大的产品功能,为电子发票管理方案提供了坚实的支撑。电子会计档案全生命周期管理涵盖了多个方面。

智能采集方面,既有外部生态的规则引擎、业务映射等,又有内部的EAI插件、API接口等。预归档服务包括自动归档、业务检测等,基础管理涵盖档号管理、账套管理等,档案服务包含身份调查、全文检索等。

多源采集功能十分强大。它支持接口互联,通过自动生成式Open API实现快速集成,预制系统连接器能自动获取业财系统会计资料;同时也支持手动采集,如单张PDF大文件多张回单或发票可自动切割,自定义配置Excel导入模板能实现结构化数据批量导入。

智能制档通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置,不同核心会计凭证能自动关联匹配及组装,减少人工匹配工作量,字段映射让查阅更加便捷。

档案管理包括权限管理,支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限等;档案目录灵活扩展,支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等;系统规范预置档号,满足国标档号规则格式。

核心亮点:开启档案管理新时代

合思档案的核心亮点让其在电子发票管理方案中脱颖而出。便捷调阅不打印,混序归集免组装,打破了物理空间的限制,用户可以在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据,确保档案完整性,融合“混序归档”“分类归档”功能,实现档案合规不打印,助力双碳目标落地。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联,海量数据能秒级查询,深入提取、匹配、查询等多个环节,提高了档案管理效率,释放了档案数据价值。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案,围绕财务数据文件及业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测,业务检测基于企业不同业务场景提供灵活检测,保障业务数据完整性。

实物备查智能区分纸电标识,线上、线下高度关联,实现实物档案全流程管理定位,服务实物档案全流程线上化管理,实现创新管理和便捷利用。

价值彰显:降本增效与数据激活

合思档案的产品价值体现在多个方面。首先是显著的降本增效,它能节约纸张成本、整理成本,提升检索效率,让企业彻底告别传统手工归档,更有效地“收紧钱袋子”,为电子发票管理方案带来了实实在在的经济效益。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”,补足了企业信息化建设的空白,拉通了业财税档全链路,使企业的财务流程更加顺畅。

合思档案让数据“活起来”,真正利用档案数据,实现数据价值,从数据到决策,为企业的发展提供了有力的支持。

通过资源重组,合思档案实现了企业效益最大化,前后端数据同源,流程全息贯通,管理能效提升,为企业的可持续发展奠定了基础。

典型场景:满足多元需求

合思档案拥有丰富的典型使用场景,为电子发票管理方案提供了多样化的应用。多维检索满足多场景查询需求,支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询,按目录、全文检索,按检索条件快速定位结果,支持批量检索。

一站式预览,穿透联查,智能搭建多种类型组合关系结构树,实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯,呈现一站式预览效果。

外部系统调阅支持第三方业财系统直接查看档案信息,为第三方系统提供档案影像调阅接口,直接调阅预览组装好的档案及相关文件。

档案借阅服务也十分贴心,借阅人可在线查看、支持下载,管理员可使借阅过程透明化,一键到期催还。

成功案例:见证卓越成效

众多企业通过使用合思档案,取得了显著的成效。某企业年单据量达2.6亿,面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据,自动匹配组装档案,实现了档案管理电子化、借阅管理信息化,取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成果,如业务 + 财务数据穿透联查,会计凭证上下游单据树状结构呈现等。

某世界上最大的重型装备制造商之一,曾面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地,取得了实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保等成效,如整理匹配效率提升80%,存储空间成本减少300册/年等。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点,合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案,取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效,预估节省总体成本30W +/年,档案匹配耗时减少84%等。

某中国最大的K12民办教育集团之一,在采集、存储、整理、利用环节存在低效问题。合思档案的单套制管理方案有数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理,以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构,简化了会计管理流程,提高了工作效率。

市场定位:领先优势铸就差异化

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台,在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一,服务6000 + 企业客户。它具有广泛连接的能力,能连接各类异构业财系统,广泛采集数据,成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。100%自动归档,强大的规则匹配能力,最大程度减少人工介入。

合思档案符合国家政策要求,实现电子会计档案合规性管理。具备灵活承接、持续迭代的能力,满足接收管理数电票的能力,及时应对变化。

合思拥有多项认证和荣誉,如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等,国家四部委官方试点100%成功验收。合思自主研发工具包,更加强大的数据获取、验签、解析能力,持续迭代、接口开放,以适应数电票管理要求的特殊性,为电子发票管理方案提供了可靠的保障。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点,助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型,实现会计档案价值的深度应用。在当前经济环境下,无论是政策推动、合规要求,还是为企业降本增效,电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续为企业提供优质的档案管理解决方案。

如果您想了解更多合思档案信息,开启高效的档案管理之旅,欢迎拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号或小程序。现在还可以免费试用,亲身体验合思档案的卓越功能。

点击注册合思,免费试用 14 天,注册链接:http://www.hosecloud.com/

captaincaptain
上一篇 31 5 月, 2025 7:41 上午
下一篇 31 5 月, 2025 7:41 上午

相关推荐

  • 出差预算审批难题何解?合思给出完美答案

    在当今风云变幻的企业经营环境中,费控及差旅管理宛如企业稳健前行的重要基石,其重要性不言而喻。特别是在疫情的阴霾逐渐退散之后,企业的商旅业务宛如蛰伏后苏醒的雄狮,展现出了全新的态势。接下来,我们将以《2023 费控及差旅趋势分析报告》为指引,深入探寻市场形势的奥秘,剖析其中的痛点,并为您揭开合思提供的卓越解决方案的神秘面纱。

    5天前
  • 合思全景费用管理解决方案:开启企业财务数智化新时代

    在当前经济环境下,企业正加速推进财务数字化转型,然而在财务收支管理、报销流程、业财融合等方面,却常常遭遇信息不连通、效率低下、成本较高等难题。这些痛点不仅阻碍了企业降本增效的步伐,…

    11 4 月, 2025
  • 数电票时代:合思引领企业财务数字化转型新风尚

    开篇:破局传统财务管理之困,数电票引领变革新方向 在快速发展的商业浪潮中,财务管理作为企业运营的核心环节,其效率与准确性直接关系到企业的竞争力与可持续发展。然而,传统财务管理模式正…

    16 6 月, 2025
  • 连锁零售业财务数智化转型:合思引领“净利润挖掘”之路

    在科技浪潮奔涌向前的当下,数字化转型已成为企业发展的必由之路。对于连锁零售业而言,财务管理的智能化更是实现这一目标的关键所在。在当前国内有效需求存在一定波动、市场竞争风起云涌的背景…

    20 4 月, 2025
  • 合思:引领企业费用合规管理新变革

    在当今企业发展的浪潮中,财务数字化转型已成为众多企业的必由之路。然而,这条转型之路并非一帆风顺,许多企业面临着诸多难题。 以动力源为例,其存在大量自研系统,整合难度极大。传统的手工…

    13 5 月, 2025
  • 合思助力好想你,开启财务数智化新篇章

    在当今数字化浪潮席卷的时代,企业的财务数智化转型已成为提升竞争力的关键。好想你健康食品股份有限公司作为红枣行业的佼佼者,自1992年成立以来,不断发展壮大,于2011年在深交所中小…

    9 5 月, 2025
  • 合思财务数字化解决方案:开启合规费用审批新时代

    在当今数字化浪潮风起云涌的时代,企业正面临着财务数字化转型的紧迫任务。传统财务模式的弊端逐渐暴露无遗,已经难以适应企业快速发展的需求。合思财务数字化解决方案顺势而出,为企业提供了行…

    18 5 月, 2025
  • 合思财务数智化:破解发票合规性管理难题

    在当今风起云涌的数字化浪潮中,企业正站在财务数字化转型的关键节点。发票合规性管理作为企业财务管理的重要一环,面临着诸多挑战。报销流程繁琐、费用管控困难、预算执行不到位等问题,如同阴霾笼罩着企业的运营效率和财务管理水平。而合思,凭借其强大的财务数智化产品和服务,宛如一道曙光,为企业提供了全面的解决方案,助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。

    24 6 月, 2025
  • 合思:开启差旅事务处理与财务数字化转型新篇章

    在当今竞争激烈的商业环境中,企业的财务数字化管理面临着诸多挑战。许多企业在财务数字化转型和业财融合的道路上举步维艰。比如动力源,大量自研系统难以整合,传统手工报销模式不仅效率低下,…

    28 5 月, 2025
  • 合思助力连锁零售:开启财务数智化差旅报销规范新时代

    在当今竞争激烈的消费市场中,连锁零售业正面临着诸多挑战。流量红利逐渐消退,在当前经济环境下,社会零售增速下滑,社会融资和投资等宏观数据增长也略显乏力。传统的人工管理模式已难以适应日…

    9 6 月, 2025