在当今竞争激烈的商业环境中，世界500强旗下的教育服务品牌无疑占据着重要的市场地位。然而，即便拥有强大的品牌影响力和广泛的业务布局，这些企业在财务管理方面也并非一帆风顺。随着业务的不断拓展和复杂化，该教育服务品牌面临着诸多财务管理难题，尤其是在电子票据法规日益完善的背景下，如何合规、高效地管理财务数据成为了亟待解决的问题。
业务迷雾：教育品牌财务现状与痛点
系统孤岛，数据难通
该教育服务品牌业务繁多，对应的业务和财务系统也十分复杂。各个系统相互独立，形成了一个个“信息孤岛”。数据无法在不同系统之间自由流通，导致结构化数据的提取变得异常困难。每到财务核算和分析的时候，财务人员不得不花费大量时间和精力在各个系统中手动收集和整理数据，工作效率低下。
发票管理，耗时费力
电子发票的普及虽然带来了一定的便利，但在实际操作中，该企业仍面临着诸多问题。电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。同时，实物发票的存档也成为了一大难题。大量的实物发票需要占用较多的物理空间，并且需要专人进行管理，增加了企业的运营成本。而且，由于实物档案容易损坏，一旦出现档案损坏的情况，企业还将面临合规风险。
录入繁琐，易出差错
不断重复的纸质档案录入操作是财务人员的一大痛点。长时间的录入工作不仅容易让人感到疲惫，还容易出现错误。此外，发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求较高，需要财务人员具备一定的专业技能和耐心，这无疑进一步增加了工作的难度和时间成本。
查阅不便，资产闲置
实物凭证与业务分散存放，使得档案的查阅变得十分困难。财务人员无法通过智能搜索准确查找所需的档案，而且档案查阅缺少留痕机制，无法实现多人同时借阅。这导致企业的档案资产利用率极低，大量有价值的财务信息被闲置，无法为企业的决策提供有效的支持。
破局之钥：合思全生命周期电子化会计档案管理方案
广泛连接，应收尽收
合思敏锐地洞察到了该教育服务品牌的痛点，为其提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研OA以及其他相关系统。合思拥有40种以上自动封装接口，能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入。无论数据来自何处，都能被全面采集，真正做到档案应收尽收。
多元传输，灵活高效
在接口传输方式上，合思提供了多种选择。既可以通过影像支撑实现数据的快速传输，也可以利用外部设备扫描或人工上传的方式将数据录入系统。这种多元化的传输方式，充分考虑了企业的实际情况和需求，为企业提供了更加灵活、高效的数据采集解决方案。
自动归档，智能管理
合思的方案实现了自动归档功能，包括智能组单、四性检测等。从电子档案管理到实物档案管理，再到档案借阅、移交、鉴定、销毁以及权限监控等各个环节，都实现了智能化管理。会计类档案管理范围广泛，无论是内部的凭证、订单、会计账薄，还是外部的纸质发票及影像、银行电子回单等，都能得到妥善的管理。
落地之径：合思方案实施过程与步骤
数据采集，全面覆盖
合思首先通过广泛连接异构系统，实现了档案数据的全面采集。无论是来自业务系统的数据，还是财务系统的数据，都能被准确地收集到电子化会计档案管理系统中。这为后续的数据整合和处理奠定了坚实的基础。
数据整合，高效处理
利用自动封装接口，合思将不同来源的数据进行了整合和处理。通过对数据的清洗、转换和存储，使得原本分散、杂乱的数据变得有序、规范。这不仅提高了数据的质量和可用性，还为后续的智能分析和决策提供了有力支持。
智能归档，精细管理
在数据整合完成后，合思运用智能组单和四性检测等功能，对档案进行了自动归档和管理。系统能够根据预设的规则，自动将相关的档案进行组单，并对档案的完整性、准确性、真实性和合规性进行检测。一旦发现问题，系统会及时发出预警，确保档案管理的质量和安全。
成效之彰：合思方案带来的成果与效益
线上管理，流程简化
通过合思的解决方案，该教育服务品牌年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状的管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。财务人员无需再为繁琐的纸质档案管理而烦恼，只需在系统中轻轻一点，就能快速找到所需的档案信息。
多维查询，借阅便捷
档案的多维度穿透查询功能为财务人员提供了极大的便利。无论是按照时间、类别还是其他条件进行查询，都能快速准确地找到所需的档案。同时，以电子借阅为主的方式，使得档案借阅变得简便高效。财务人员可以在系统中提交借阅申请，经过审批后即可在线查看和下载所需的档案，无需再到档案室实地借阅。
效能提升，成本节约
通过试点改造，企业实现了财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能得到了大幅提升。此外，财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。
客户之声：教育品牌对合思方案的评价与反馈
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度肯定。他们认为，通过与合思合作，企业有效地管理了大量的数据，提升了财务管理效率，降低了成本。在电子票据法规日益严格的背景下，合思的方案帮助企业实现了合规、高效的财务管理，为企业的可持续发展提供了有力保障。
在当前经济环境下，越来越多的企业意识到财务数字化转型的重要性。合思拥有强大的功能和良好的口碑，已经帮助众多企业实现了财务数字化转型，如这家世界500强旗下的教育服务品牌。合思不仅提供了符合电子票据法规要求的解决方案，还提供免费试用、灵活定价模式等优惠，更有专业的客户成功团队提供全方位服务保障。如果你也想解决财务管理难题，实现降本增效，不妨选择合思，开启免费试用，开启财务数字化转型之旅。
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