在数字化浪潮席卷而来的时代，企业档案管理正经历着前所未有的变革。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理面临着全新的挑战，信息化建设迫在眉睫。因数电票管理的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在传统的纸电混合时代，企业各层级人员都面临着诸多档案管理的痛点。企业高管方面，纸质档案管理成本高昂，不仅需要大量资金用于耗材和存储空间，而且档案数据分散，难以汇总整理和分析利用，这无疑影响了企业的决策效率。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥且效率低下。业务人员在出差、招待后的报销环节，纸质票据的留存和上交流程繁琐，耗费了大量的时间和精力。
传统的纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。显性成本如纸质凭证输出耗材成本、档案室和档案柜的存储空间成本；隐形成本包括手工装册归档的重复性工作量以及查询调阅条件粗糙导致的数据无法有效利用；合规风险则体现在电子会计凭证文件缺乏有效管理手段以及不可抗力导致的纸质档案损坏等方面。
虽然从部门规章到国家法律都全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍存在纸质文件储存问题，以及数据存储线下载体的问题。只有保证档案的原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业的档案数字化转型提供了有力的支持。
合思档案：多角色定制解决方案
合思档案充分考虑了不同角色在档案管理中的需求，为CEO/高管、归档员/财务、外部审计等提供了全面且针对性强的解决方案。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障企业合规管理，提升财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的潜在价值。通过合思档案，企业可以实现决策的数智化，提升财务服务效率，在数字化转型的道路上取得决胜优势。同时，借助数字化手段，合思档案能够帮助企业节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员，合思档案能够显著提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅功能，权限一键下放/回收，让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
此外，合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。
合思档案：核心功能彰显技术实力
合思档案拥有一系列强大的核心功能，充分展现了其卓越的技术实力和创新性。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式。
智能制档功能方面，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，且关联任务执行进度可视化。
专用格式版式文件功能也十分出色。合思档案自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。
合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。
合思档案：多行业应用成效显著
合思档案在不同企业的应用场景中都取得了显著的成效，以下是几个典型案例。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据呈现树状结构；实现档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰，档案管理电子化、信息化，借阅管理和档案室管理规范化，企业成本降低。
一家世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，如整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节繁琐、保管和存储依赖纸质档案、管理方式落后等，以及档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索困难、纸质档案易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间且易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散，查阅繁琐，档案借还管理不善。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，合思档案都能发挥重要作用。合思秉持以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供可靠的服务保障。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
企业档案数字化转型势在必行，合思档案为企业提供了专业的电子会计档案管理解决方案。选择合思档案，企业将释放档案数据价值，提升管理效率，实现企业效益最大化，让有限更有效。如果您想进一步了解合思档案，可拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码。现在，您还可以免费试用合思档案，迈出企业数字化转型的重要一步。
