在数字化浪潮席卷而来的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开启了全面数字化电子发票——航空运输电子客票行程单的使用。这一系列举措宛如阵阵春风，标志着我国电子凭证改革正驶入快车道。电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场数字化变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借敏锐的市场洞察力和卓越的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它就像一把钥匙，为企业开启了会计资料保存的全新篇章。接下来，让我们通过好想你健康食品股份有限公司的真实案例，深入了解合思档案的魅力。
红枣巨头的会计资料保存困境
好想你健康食品股份有限公司，一家成立于1992年的企业，早在2011年就成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。然而，在会计资料保存方面，这家行业巨头却面临着诸多棘手的问题。
在会计资料归档环节，财务人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张票据都需要仔细核对，每一个数据都需要反复确认，这无疑是一项繁琐且耗时的工作。即便财务人员小心翼翼，档案遗失的情况仍难以避免，一旦重要档案丢失，可能会给企业带来严重的损失。
查找纸质档案也是一件令人头疼的事情。纸质档案受限于时间和空间的限制，查找时往往需要耗费大量的时间和精力。工作人员可能需要在堆积如山的档案中翻找，却不一定能找到所需的文件。实时调阅、同时借阅以及精准查找这些在数字化时代应有的便捷功能，在纸质档案管理模式下几乎成为了奢望。
大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行管理和维护，这无疑增加了企业的运营成本。而且，纸质档案管理办法存在诸多弊端，无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，已经无法满足现代企业的管理要求。
合思档案：化解会计资料保存难题的良方
面对好想你健康食品股份有限公司在会计资料保存方面的诸多难题，合思档案提供了一套全面而有效的解决方案。
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打破数据壁垒，实现便捷联查
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过该平台一键联查相关的会计资料，无需再像以往那样在不同的系统和文件中来回切换。这就好比在一个大型图书馆中，读者可以通过智能检索系统快速找到所需的书籍，大大提高了工作效率。无论是单据、发票、回单还是凭证，都可以在合思档案中轻松找到，并且可以进行关联查看，让财务人员对会计资料的来龙去脉一目了然。 -
自动组装档案，提升审计效率
在审计方面，合思档案实现了自动组装功能。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，避免了以往审计过程中对纸质档案的过度依赖。审计人员可以通过合思档案快速获取所需的会计资料，进行精准审计。这不仅提高了审计效率，还减少了审计过程中的人为误差。就像一支训练有素的军队，在合思档案的指挥下，审计工作变得更加高效、有序。 -
实物高效管理，精准定位档案
对于实物档案的管理，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，查阅者只需查询电子档案，就可以快速定位实物档案的位置。这就好比在一个大型仓库中，每一件货物都有一个唯一的标识，通过扫描标识就可以快速找到货物的存放位置。这种高效的管理方式，大大提高了档案查阅的效率，减少了查找档案的时间成本。
显著成效：会计资料保存的质的飞跃
好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案后，取得了显著的成效。
在人工耗时方面，减少了90%。财务人员不再需要花费大量的时间进行档案的确认和整理，工作效率得到了极大的提升。他们可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，为企业的发展提供更有力的支持。
总部接收管理耗时减少了80%。合思档案实现了档案的数字化传输和共享，总部可以快速获取各部门的会计资料，无需再像以往那样等待纸质档案的邮寄和传递。这不仅提高了信息传递的效率，还减少了信息传递过程中的误差。
借阅管理耗时减少了67%。通过合思档案的虚拟档案库房和二维码技术，借阅者可以快速找到所需的档案，无需再在档案室中花费大量的时间寻找。这大大提高了档案借阅的效率，满足了企业对档案快速查阅的需求。
预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于合思档案对空间和人力的节省。企业不再需要大量的档案室来存放纸质档案，也不再需要安排专人进行档案的管理和维护，从而降低了企业的运营成本。
合思档案：会计资料保存的理想之选
合思档案的优势不仅体现在好想你健康食品股份有限公司的案例中，更体现在其为企业带来的长期价值上。
它实现了自动化归档，告别了重复性的工作。财务人员只需将会计资料上传到合思档案平台，系统就会自动进行归档和整理，大大减少了人工操作的工作量。档案利用便捷高效，无论是查阅、借阅还是审计，都可以在合思档案平台上轻松完成。
档案数据同源，透明流转。所有的会计资料都在一个平台上进行管理，数据的来源和去向清晰可查，便于企业进行监控和分析。企业可以通过合思档案平台及时了解会计资料的使用情况，发现潜在的问题，并及时进行处理。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。在当前经济环境下，企业需要不断提高自身的管理效率和竞争力，而电子凭证数字化转型是实现这一目标的重要途径。合思档案将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
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