合思档案：数电票时代企业财务档案管理的合规利器

在数字化浪潮席卷的当下，数电票时代正以不可阻挡之势来临。预计到2025年，数电票将实现全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了全新的挑战。数电票需要经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代，企业面临着诸多难题。从成本角度来看，纸质档案管理不仅有高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，需要大量的档案室、档案柜等存储空间；还有高隐形成本，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据难以有效利用。而且，纸质档案还存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。企业高管要应对纸质档案管理成本巨大、储存占地，且档案数据未汇总整理难以分析利用的问题；财务人员需面对档案数据量大、整理耗时，要手动逐一匹配、核对确认的繁琐工作；业务人员出差、招待后报销的纸质票据留存再上交流程繁琐，浪费时间。虽然从部门规章到国家法律全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题和数据存储线下载体问题，保证档案原生性才能确保企业财务档案管理合规，实现企业全面数字化。合思档案解决方案正是在这样的背景下应运而生，为企业解决财务档案管理的合规性风险控制问题提供了有效途径。

多角色定制：合思档案全面破局之策

合思档案针对不同角色提供了全面且具针对性的解决方案。

对于CEO/高管而言，合思档案是企业数智化决策的有力助手。它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。在合规性风险控制方面，通过数字化手段，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。同时，还能降本增效，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务来说，合思档案能大幅提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，有效降低了合规性风险控制的难度。

对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室的便捷模式。档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，确保了审计过程的合规性，加强了合规性风险控制。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的合规性风险控制提供了全面的保障。

功能魔方：合思档案丰富强大的功能体系

合思档案拥有丰富且强大的功能，犹如一个功能魔方，为企业的财务档案管理提供全方位支持。

电子会计档案全生命周期管理涵盖了多个环节。智能采集包括外部生态的规则引擎、业务映射等，以及内部的EAI插件、API接口等；预归档服务有自动归档、业务检测等；基础管理涉及档号管理、账套管理等；档案服务包括身份调查、全文检索等；统计分析涵盖进销项统计、资金统计等；应用层则有辅助审计、证据方案库等。这些功能确保了档案管理的各个环节都能得到有效处理，加强了合规性风险控制。

多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，满足了不同情况下的合规性风险控制需求。

智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过字段映射，让查阅更便捷，进一步提升了合规性风险控制的水平。

档案管理具备权限管理，精准管控。支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供，有效保障了档案管理的合规性，强化了合规性风险控制。

核心亮点：合思档案独特优势闪耀

合思档案具有诸多核心亮点，展现出其独特的优势。

便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破物理空间限制，可在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地，有效降低了合规性风险控制的成本。

应收尽收，“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。四性检测满足由国家档案局发布《文书类电子档案检测一般要求》中相关四性检测要求，从多个维度加强了合规性风险控制。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，为合规性风险控制提供了强大的技术支撑。

实物备查智能区分纸电标识，线上、线下高度关联。实物档案全流程管理定位，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，进一步完善了合规性风险控制体系。

价值彰显：合思档案为企业带来重要意义

合思档案为企业带来了显著的价值。

显著的降本增效是其重要体现。它让企业更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本70%、节约整理成本75%，检索效率提升90%，管理合规性达100%，大大降低了企业在档案管理方面的成本，提高了合规性风险控制的效果。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，确保了企业财务数据的流通和管理的合规性，加强了合规性风险控制。

让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。实现前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，为企业的决策提供了有力支持，同时也保障了数据管理的合规性，强化了合规性风险控制。

资源重组，实现企业效益最大化。满足企业不同场景下的档案管理需求，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的合规性风险控制提供了全面的保障。

场景呈现：合思档案实用可信的使用场景

合思档案具有多种典型使用场景，增加了产品的实用性和可信度。

多维检索满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求，为企业在不同场景下的合规性风险控制提供了便利。

一站式预览，穿透联查。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果，加强了企业对财务数据的管理和合规性风险控制。

外部系统调阅支持第三方业财系统直接查看档案信息，支持为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件，提高了档案信息的共享和利用效率，保障了数据交互的合规性，强化了合规性风险控制。

可视化盘点档案数据实现档案数据资产化，档案借阅服务让借阅人在线查看，支持下载，管理员借阅过程透明化，一键到期催还，确保了档案借阅的合规性，完善了合规性风险控制流程。

案例实证：合思档案成功案例见证实力

众多成功案例证明了合思档案的有效性。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，有效解决了该企业的合规性风险控制问题。

世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，加强了该企业的合规性风险控制。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效有统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为该企业的合规性风险控制提供了有力保障。

中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，合思档案的单套制管理方案有数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，提升了该企业的合规性风险控制水平。

市场定位：合思档案独特地位凸显

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户，获得福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性，为企业的合规性风险控制提供了可靠的技术保障。

生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，满足了企业多样化的合规性风险控制需求。

通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，强化了企业的合规性风险控制。

合思档案能助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断优化和创新，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理解决方案。如果你还在为企业财务档案管理难题而烦恼，不妨选择合思档案，立即免费试用，开启高效、合规、低碳的财务档案管理之旅。你可以拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，或者扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码了解更多信息并使用合思档案。