在数字化浪潮奔涌的当下，电子凭证的数字化转型正以不可阻挡之势重塑着财务领域的格局。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措宛如强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一时代机遇，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，精心编撰的《电子会计档案实践案例集》极具参考价值与借鉴意义。接下来，就让我们走进好想你健康食品股份有限公司，一同探寻合思档案在文档归档与管理方面的卓越表现。
红枣巨头：好想你企业概况
好想你健康食品股份有限公司宛如一颗璀璨的明珠，在红枣行业熠熠生辉。它诞生于1992年，历经岁月的沉淀与市场的洗礼，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的上市公司，被誉为“中国红枣上市第一股”。
好想你拥有高达154.21亿元的品牌价值，麾下1000多名员工齐心协力，共同为企业的发展贡献力量。在全国范围内，分布着400多家门店，宛如繁星点缀在广袤的大地上。同时，公司还有18家归档主体，2万多个零售网点遍布各处，年凭证数高达3.6万 +。此外，好想你还拥有世界最有特色的红枣博物馆，并且是河南省试点单位，在行业中的地位和规模不容小觑。如此庞大的业务规模和复杂的运营体系，对文档归档与管理提出了极高的要求。
困境重重：好想你档案管理痛点
然而，随着企业的不断发展壮大，好想你在文档归档与管理方面逐渐遭遇了诸多困境。
首先是归档难题。在财务归档过程中，工作人员需要花费大量的时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要与相关凭证进行反复核对，稍有不慎就可能出现差错。而且，在这一过程中，档案遗失的情况难以避免。一旦档案遗失，不仅会影响财务工作的正常进行，还可能给企业带来潜在的风险。
其次是查找缓慢。纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来犹如大海捞针。工作人员需要在堆积如山的档案中逐一寻找所需的文件，耗费大量的时间和精力。而且，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这在很大程度上影响了工作效率。当企业需要紧急查阅某些档案时，这种查找的不便性就会显得尤为突出。
再者是成本高昂。大量的纸质档案管理需要占用大量的空间，企业需要专门的档案室来存放这些档案，这无疑增加了企业的场地成本。同时，管理这些纸质档案还需要投入大量的人力，包括档案的整理、分类、装订、保管等工作，人力成本也不容小觑。
最后是合规问题。传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，随着时间的推移，纸质档案可能会出现损坏、褪色等问题，导致数据丢失。而且，也无法确保数据的安全可用，不满足现代企业的管理要求。在当今数字化时代，数据的安全性和合规性是企业必须重视的问题。
对症下药：合思档案解决方案
面对好想你在文档归档与管理方面的诸多痛点，合思档案凭借其强大的功能和卓越的优势，为其量身定制了一套解决方案。
打破壁垒数据同源。合思档案为财务人员实现了便捷利用，通过先进的技术手段，将各种数据进行整合，实现了数据的同源。财务人员只需一键操作，就可以联查相关的单据、发票、回单和凭证，大大提高了工作效率。以往需要花费大量时间和精力进行核对的工作，现在只需轻松一点，就可以快速完成。这种便捷的操作方式，让财务人员从繁琐的工作中解脱出来，能够更加专注于核心业务。
自动组装审计便捷。在审计过程中，合思档案以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了自动组装。内外审计人员可以直接从系统中获取准确的档案数据，无需再花费大量时间去翻阅纸质档案。这不仅提升了审计效率，还保证了审计结果的准确性和可靠性。同时，系统还可以对审计过程进行全程记录，方便后续的查询和追溯。
实物高效管理。合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，查阅者只需在系统中查询电子档案，就可以快速定位实物档案的位置。这大大提高了档案的查阅效率，减少了查找档案的时间成本。而且，虚拟档案库房的建立，还可以对档案进行更加科学的管理和分类，方便企业对档案进行长期保存和利用。
成效显著：合思档案带来的成果
合思档案的应用，为好想你在文档归档与管理方面带来了显著的成效。
从时间成本上看，减少了大量的人工耗时。通过合思档案的智能化管理，原本需要大量人力和时间完成的归档和查找工作，现在只需少量人员即可快速完成，人工耗时减少了90%。同时，总部接收档案的管理耗时也减少了80%，借阅管理的管理耗时减少了67%。这意味着员工可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中去，提高了整个企业的工作效率。
从经济成本上看，预计每年可减少综合成本20万元。合思档案的应用，减少了对纸质档案的依赖，降低了场地成本和人力成本。同时，由于档案管理更加科学、高效，减少了档案遗失和损坏带来的潜在损失，进一步降低了企业的运营成本。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有利于优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能够有效降低单位的运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。
合思档案在帮助好想你解决文档归档与管理难题的过程中，充分展现了其强大的功能和卓越的价值。希望更多企业能够借助合思档案，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
如果您也想体验合思档案在文档归档与管理方面的卓越功能，不妨拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com，扫描二维码可了解合思档案和更多案例。现在，您还可以免费试用合思档案，开启高效文档归档与管理之旅！
