在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措宛如强劲的引擎，推动我国电子凭证改革驶入了快车道，宣告着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化堪称财务数智化的必由之路。它犹如一把精准的手术刀，能够优化企业的管理流程，成功突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的重重困境。同时，它还像一位精打细算的管家，有效降低单位的运行成本以及资源消耗，助力企业实现数字化和绿色化的协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了这一时代机遇。为了帮助企业更好地应对电子凭证数字化转型的挑战，合思推出了一款全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。下面，就让我们通过金牌橱柜家居科技股份有限公司的成功案例，深入了解合思档案的强大功能和显著价值。
金牌橱柜：传统档案管理困境凸显
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，宛如一颗璀璨的明星，在国内高端整体厨柜及定制家居领域闪耀着光芒。它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定的“智能制造示范企业”，其地位在行业内举足轻重。
在业务规模方面，金牌橱柜的发展可谓是蒸蒸日上。全球范围内，超4000家高端品牌专卖店如繁星般散布，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体有条不紊地运作，企业人数超过6000人。如此庞大的业务规模，也带来了海量的会计档案。据统计，其年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量为494949张，年银行回单量达到177744张，年发票量也有123247张。
然而，随着业务的快速发展，金牌橱柜在档案管理方面却陷入了困境。会计档案像一盘散沙，散落在各个系统之中，数据难以有效利用。工作人员不得不逐一打印档案，然后进行手工匹配、组装、装订，最后上架。财务部门在临时保管1年后，将档案移交至综合档案管理部门，存放在独立的档案室中。在管理和利用档案时，主要依赖纸质档案。每当遇到稽查任务，工作人员只能人工逐一翻查，效率极其低下。这种传统的档案管理模式，不仅耗费了大量的人力、物力和时间，还难以保证档案的准确性和完整性，给企业的发展带来了一定的阻碍。
合思档案：精准施策破解难题
面对金牌橱柜的档案管理痛点，合思档案犹如一位技艺高超的医生，为其量身定制了一套全面的解决方案。
– 统一存储打破孤岛
合思档案首先做的就是打破数据孤岛。它将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一存储在一个平台上，采用统一的标准进行管理。就像将分散在各地的宝藏集中到一个巨大的宝库中，方便企业对档案进行集中管理和调用。这样一来，企业无需再为档案分散在不同系统而烦恼，大大提高了档案管理的效率。
– 业务证据链完整呈现
合思档案还搭建了会计资料之间的紧密关系，实现了以业务为核心的证据链条。通过这种方式，企业能够清晰地看到每一笔业务背后的完整证据，实现业财一体的双向穿透。这就好比在企业的财务和业务之间搭建了一座桥梁，让两者能够更加紧密地结合在一起，为企业的决策提供更加准确、全面的信息。
– 数据共享便捷查阅
在档案查阅方面，合思档案采用了聚合化、结构化、业务化的方式呈现档案数据，形成了会计资料的结构树。企业工作人员可以通过这个结构树，一站式查阅所需的档案信息，查阅过程便捷高效。就像在图书馆中，通过清晰的索引系统能够快速找到自己需要的书籍一样，大大节省了查阅档案的时间和精力。
– 银行回单无纸化管理
对于海量的银行回单，合思档案实现了自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。这不仅减少了纸质档案的使用，降低了企业的运营成本，还提高了银行回单管理的准确性和效率。企业无需再为大量的银行回单打印、整理而头疼，真正实现了降本增效。
金牌橱柜：应用成果显著可期
金牌橱柜在应用合思档案后，取得了显著的成效。通过具体的数据，我们可以清晰地看到合思档案为企业带来的巨大价值。
– 效率大幅提升
在档案匹配方面，耗时减少了84%。这意味着企业的工作人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中去，而不是花费大量时间在繁琐的档案匹配上。在档案查询方面，耗时减少了80%。以前需要花费数小时甚至数天才能找到的档案，现在只需几分钟就能轻松获取，大大提高了工作效率。
– 成本显著降低
合思档案的应用还为金牌橱柜带来了可观的成本节省。预估每年可节省总体成本30万以上。这部分节省下来的成本，可以用于企业的研发、市场拓展等方面，为企业的发展提供更多的资金支持。
– 合规性全面保障
在档案合规性方面，合思档案帮助金牌橱柜达到了100%。这意味着企业的档案管理完全符合相关法律法规的要求，避免了因档案管理不合规而带来的潜在风险。合规的档案管理不仅能够保障企业的正常运营，还能提升企业的信誉度和形象。
合思档案：赋能企业未来发展
合思档案以其强大的功能和显著的应用效果，充分展示了其在数字化会计档案管理方面的卓越能力。它能够帮助企业实现降本增效和合规经营，为企业的发展提供坚实的保障。
合思不仅拥有敏捷的财务收支管理平台，能够帮助企业挖掘更多的净利润，还基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，他们通过合思实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出了更大的效益。
在未来，合思档案将继续发挥其优势，助力更多企业在数字化会计档案管理领域取得突破。无论是大型企业还是中小企业，都能从合思档案中获得适合自己的解决方案，提升企业的核心竞争力。
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