在当今数字化浪潮中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，早在1995年便已成立，并于上海证券交易所主板成功上市。其业务广泛覆盖数据通信、智慧能源、新能源汽车三大核心板块，产品深度应用于众多国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是凭借卓越的实力入选北京市专精特新“小巨人”企业。
2021年，动力源为解决企业面临的财务难题，毅然与北京合思信息技术有限公司展开了财务数字化合作。接下来，让我们一同深入探究这次合作的详细过程与显著成效，尤其是在电子报销单管理方面的卓越表现。
动力源财务困局：转型路上的荆棘
动力源早在2011年就积极开启了财务数字化转型与业财融合的征程。公司先后自主搭建了费控系统、采购管理系统等多个系统，试图构建一个高效的财务数字化体系。然而，现实却不尽如人意。
首先，多系统操作带来了极差的体验。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，这不仅浪费了大量时间，还增加了操作的复杂性。而财务人员在处理报销数据时，只能依靠手工录入系统，发票的验真、查重也只能手动进行。这就导致假票、错票、重票的情况时有发生，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力。
其次，系统的割裂和数据的分散成为了财务数字化转型的一大障碍。同一个报销信息，审批、预算、差标分别分散在多个系统中管理，无法实现及时的联动。这使得财务制度难以有效落地，数据报表的统计只能依赖手工操作，既耗时又费力。管理者无法实时掌握准确的数据信息，也就难以对业务运营进行及时的调整和决策。
最后，动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。公司主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这导致报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。而且不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了财务管理的难度。在电子报销单管理方面，这些问题更是凸显，传统的报销方式已经无法满足企业发展的需求。
合思解决方案：破局之钥
面对动力源的诸多难题，合思为其量身定制了一套全面的财务数字化解决方案，在电子报销单管理方面实现了重大突破。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统中的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行了同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据也与合思费控实现了同步。这样一来，就能够实现订单支出成本的实时归集和统计，为企业的财务管理提供了更加准确和及时的数据支持。
在产品应用方面，合思推出的无需报销功能，彻底颠覆了传统的商旅出行流程。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，大大提升了员工的幸福感。而且消费过程受到申请单和差标管控，确保了消费的合规性。财务人员可以进行统一对账，系统会自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细也会自动绑定，凭证自动生成并一键归档。这一系列的自动化操作，极大地简化了电子报销单管理流程，提高了工作效率。
此外，合思的系统连接能力十分强大。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，成功打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计的效率，进一步优化了电子报销单管理。
方案实施：步步为营
合思解决方案的实施过程严谨有序，每个步骤都紧密围绕着电子报销单管理的优化展开。
首先是系统集成阶段。合思团队将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行了深度的数据同步。通过精心的数据清洗和整合，确保了基础数据和业务数据的一致性和准确性。这为后续的财务管理和电子报销单管理提供了坚实的数据基础。
在产品应用方面，合思积极引导员工使用无需报销功能。通过开展培训和宣传活动，让员工充分了解该功能的优势和使用方法。员工在因公消费时能够切实享受到免垫资、免开票的便利，同时企业也加强了对消费的管控，确保每一笔消费都符合规定。这不仅提升了员工的满意度，也有效规范了电子报销单管理。
最后，利用系统强大的连接能力，合思打通了第三方系统的数据流转。实现了业务数据的跨系统同步应用，使得各个系统之间的数据能够实时共享和交互。这大大提高了业务处理和数据统计的效率，让电子报销单管理更加高效、便捷。
显著成效：数据见证实力
动力源实施合思解决方案后，在电子报销单管理以及整体财务管理方面都取得了显著的成果和效益。
多系统集成实现了数据的互通，彻底革新了操作体验。员工的报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工能够更快地拿到报销款项，提高了工作积极性。同时，也减少了因报销流程繁琐而带来的不必要的沟通成本。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析和决策支持。
在电子报销单管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策。彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，让财务管理更加透明、可控。
客户认可：口碑铸就品牌
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思解决方案给予了高度评价。他表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作对于动力源来说，仅仅是服务的开始。未来，合思将继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的认可和满意度，也证明了合思在电子报销单管理等财务数字化领域的强大实力。
北京合思信息技术有限公司作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，已经帮助众多企业挖出了更多净利润。已有众多像动力源这样的专精特新企业选择合思，成功实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的困扰，尤其是在电子报销单管理方面存在诸多难题，不妨选择合思，开启财务数智化之旅。现在，您可以免费试用合思的财务数字化解决方案，亲身感受其带来的便捷与高效。
