在连锁零售行业的广袤天地中，鸣鸣很忙集团宛如一颗璀璨的明星。它专注于线下专业零食连锁，旗下“零食很忙”“赵一鸣零食”两大品牌熠熠生辉，全国门店总数突破10000家。该集团怀揣着“成为人民的零食品牌”的宏伟愿景，以“帮消费者省钱、帮加盟商赚钱、帮员工更值钱”为使命，定位于服务普通老百姓，凭借“薄利多销”的经营理念，满足大众零食刚需，打造出老百姓家门口的零食连锁品牌。
为了保障门店的优质运营，零食很忙实行了门店标准化机制。为此投入了大量的人力和成本，构建起线上 + 线下结合的强管理巡店评分体系，有力地帮助加盟商提升门店经营质量，形成了统一的门店经营标准。然而，在这高效的门店运营管理体系背后，却隐藏着困扰巡店督导的低效财务报销流程难题，尤其是发票归档问题，成为了企业进一步发展的掣肘。
连锁巨擘的财务困局
鸣鸣很忙集团庞大的规模带来了诸多业务需求。10000 + 门店使得巡店、督导等差旅需求极为旺盛，高频报销人员近500人。但目前申请与报销不在同一系统，缺乏关联关系，这就导致了同一行程分两次报销、出差申请和报销行程不一致等情况频繁出现。传统的贴票报销方式，不仅让员工体验感极差，还使得大量单据及发票的处理成为了难题。
由于资金支付速度要求高，财务科目众多，财务人员在复核、做账时压力巨大。门店报销由总部财务负责，常常出现发票丢失、抬头错误等情况，或者报销单填写有误被退回，大大延长了报销时间。在发票稽核环节，大量发票均由财务登录发票校验平台逐个验证，不仅无法解决重复报销问题，而且发票归档方案也难以有效实施。
私车公用方面，虽然通过系统推荐路线核算里程数，但无法根据道路交通情况智能变更路线，补贴规则单一，无法满足不同业务部门的不同需求，难以规避私车公用办私事、公里数多报等情况，这也给财务报销和发票归档带来了额外的困难。
合思妙方破解报销难题
面对鸣鸣很忙集团的财务报销困境，合思带来了全面的解决方案，其中发票归档方案得到了有效优化。
– 差旅无需报销成本合理收缩
员工通过移动端申请差旅，费标和差标自动校验，因公消费免垫资，差旅补贴自动计算，统一对账和结算，还能在线开票，多账户独立核算。这一系列措施让差旅报销变得轻松简单，同时也合理收缩了差旅成本。
– 门店发票统一回收管理
采用发票袋归集发票，免贴票，报销单免打印，发票自动与单据关联。收票后通过扫描仪识别，发票袋配备二维码，实现自动验真查重。这样高效的发票管理方式，大大减少了“人”的精力投入，为发票归档方案的顺利实施奠定了基础。
– 拥抱自动化精细核算车补金额
员工报销自动关联汽车，行程中灵活打卡，行程结束补贴金额自动计算，自动统计至车补台账，定位准确且自动识别，AI风控助手识别异常操作。这使得私车公用的补贴核算更加精细，也便于发票的准确归档。
– 合思付款·银企直联·自动记账
在合思系统内，零食很忙与供应商往来产生的采购订单、发票、入库单快速匹配，敏捷付款，凭证自动生成。这不仅提高了付款效率，也为发票归档提供了准确的数据支持。
系统融合优化流程之路
引入合思无需报销解决方案后，首先将巡店督导、城市经理等高频出差和报销人员从低效复杂的报销流程中解放出来。接着，建立起与合思系统的连接，实现业务流程和财务流程的联通融合，确保数据能够在系统间顺畅流转，这对于发票归档方案的有效执行至关重要。
为了让员工更好地使用系统，对员工进行了系统使用培训，使其熟悉移动端申请、发票管理、车补计算等功能的操作。同时，逐步优化业务流程，规范差旅申请和报销流程、统一发票管理流程等，提高了工作效率，也让发票归档更加规范有序。
数字化转型成果斐然
在实施合思的解决方案后，鸣鸣很忙集团取得了显著的成果。从提交到归档，门店报账至多24h，大大提高了财务工作效率，发票归档方案得以高效执行。财务数字化为企业年节约成本5000万，降低了企业运营成本。
企业还实现了业内首屈一指的高周转率，门店周转7 – 8天，仓库周转5 – 7天，15天可以实现从“供应商货到仓”至“门店端到消费者”。采购成本同比降低30%，采购流程在系统内完成，合规、透明、留痕，全流程精细化管理，减少了不必要的资源浪费，也让发票归档更加准确和便捷。
客户高度认可彰显价值
鸣鸣很忙 CIO 孙浩表示：“休闲零食面对的是万亿级的市场，蓝海当前，拼的就是效率。占有市场的效率、决策的效率都十分重要。效率的提升必须依赖数字化。数字化是慢工出细活，但一旦形成竞争壁垒就很难在短时间内被超越。对我们企业来说，数字化是业务发展的基石。”
员工对报销流程的体验得到极大提升，从繁琐的传统报销方式转变为简单高效的业财融合模式，释放了更多时间精力用于业务。财务部门的工作压力明显减轻，复核、做账等工作更加高效，且能够更好地进行成本控制和财务分析。门店标准化落地更加顺利，减少了因财务报销问题导致的管理漏洞，提升了整体运营质量，发票归档方案也得到了员工和财务部门的一致认可。
携手合思开启数智新篇
合思作为我国财务数字化服务的领导者，致力于通过高效组织和财务数字化产品，助力连锁零售企业在激烈的市场竞争中稳步前行。像鸣鸣很忙集团一样，众多连锁零售企业通过合思的解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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