在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，截至 2023 年 12 月 1 日，该试点已全面覆盖全国 36 省区市。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准，这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代正式来临。
北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，在这场电子凭证数字化转型的浪潮中占据着重要地位。合思凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，通过其解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。此外，合思联合多方发布《电子凭证数智化无需报销绿皮书》，深入洞察电子凭证数字化转型的现状及趋势，积极推动数字化、绿色化、低碳化协同发展。
接下来，让我们通过一个知名头部数字阅读品牌的客户案例，深入了解合思在合规文件管理方面的卓越能力。
数字阅读巨头的财务困局
该知名头部数字阅读品牌在行业内占据着重要地位，但在财务管理方面却面临着诸多痛点和挑战。
企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程出现断裂，数据整合难度极大。这直接导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生，使得企业的财务管理陷入困境。
每个财务月，该企业的财务人员平均需要处理 500 + 张单据。全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。
同时，全业务数据都需要打印成纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，这造成了每月大量的纸张浪费。而且，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务部门需要借阅历史资料时，只能在海量的纸质文件中翻找，这种低效的方式根本无法适应企业快速扩张的需求。
在合规文件管理方面，企业由于缺乏有效的数字化手段，难以保证财务档案的原生性存储，面临着电子化时代带来的档案管理风险，也难以高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。
合思打造无需报销解决方案
面对该企业的诸多难题，合思为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，全方位助力企业解决财务管理痛点，提升合规文件管理水平。
合思的解决方案助力企业完成了业财平台建设，确保了财务数据的准确性，使得企业能够顺利通过审计，符合上市要求。在提升财务及时性方面，效果显著。结账时间从原来的 T + 15 提升到了 T + 7，到年底预计能够进一步提升到 T + 5，大大提高了财务工作的效率。
对于员工来说，合思的解决方案带来了极大的便利。员工无需垫资、无需报销，灵活覆盖因公消费全场景。费用业务数字化渗入日常办公，充分体现了企业管理以人为本的理念。
在合规保障方面，发票 OCR 识别验真功能有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，能够有效管理员工借款与核销，为企业的合规文件管理提供了坚实的保障。
合思方案带来显著成果
合思的解决方案为该企业带来了多方面的显著成果，在合规文件管理方面也取得了突破性进展。
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增效成果
通过合思的解决方案，企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费时间进行单点沟通。在档案整理方面，效率得到了大幅提升。以往在凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗费的大量工时被消除。形成的财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。同时，通过精准实物档案定位，大大提升了实物档案查找效率，使得合规文件管理更加高效。 -
降本成果
在降本方面，合思的解决方案成效显著。企业减少了差旅超标情况，有效改善并提升了预算超额情况。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。同时，减少了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费。而且，减少了财务档案空间占用，节约了空间成本，从多个方面降低了企业的运营成本，提升了合规文件管理的经济性。 -
合规成果
合思的解决方案保证了财务档案的原生性存储，有效规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。在合规文件管理方面，为企业提供了强有力的保障，确保企业在合规的轨道上稳健发展。 -
先进成果
合思的解决方案紧贴双碳目标号召，采用单套制管理会计档案，大幅降低了纸质耗材的使用。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，不仅提升了企业的财务管理水平，还为企业的可持续发展做出了贡献，在合规文件管理方面展现出了先进的理念和技术。
合思方案优势与未来展望
合思的解决方案帮助企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，显著提升了企业的财务管理效率和水平。在合规文件管理方面，合思凭借其强大的功能和优势，为企业提供了全方位的服务保障。
合思拥有多语言支持功能，能够满足不同地区、不同企业的需求。在安全隐私保护方面，合思采用先进的技术和严格的管理制度，确保企业数据的安全和隐私。同时，合思还提供定制化服务，能够根据企业的不同需求进行个性化定制。并且，合思持续更新升级产品和服务，以适应不断变化的市场环境和企业需求。
电子凭证数字化转型是实现开具、接收、报销、入账和归档的全链无纸化的必然趋势。这一趋势有利于降低企业运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的共赢。在合规文件管理方面，数字化转型能够提高管理效率、降低管理风险、提升管理水平。
在此，我们诚挚地号召更多企业加入数字化转型的行列。合思将以其卓越的产品和服务，助力企业在合规文件管理方面取得更大的突破。如果您想进一步了解合思的解决方案，欢迎广大企业拨打 400 – 105 – 6505 咨询，或访问 www.hosecloud.com 了解更多信息。现在，您还可以免费试用合思的产品，共同拥抱电子凭证数字化转型的新时代。
