在当今数字化浪潮中，企业的财务管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理的信息化建设迫在眉睫。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
与此同时，纸电混合时代下，企业各层级人员也面临着诸多纸质档案管理的困境。企业高管苦恼于纸质档案管理成本高昂，不仅耗材费用大，而且储存占地空间多，更重要的是档案数据难以分析利用。财务人员则被海量的档案数据搞得焦头烂额，整理工作耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间和精力。
此外，纸质档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室、档案柜等存储空间的大量需求；高隐形成本则表现为手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用；高合规风险在于电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，且不可抗力因素可能导致纸质档案损坏。
不过，国家政策为企业电子会计档案管理带来了新的机遇。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，而电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案应运而生，它能够有效解决企业面临的数电票管理挑战和传统纸质档案管理困境，为企业的财务管理带来新的变革。
合思档案：产品全景探秘
北京合思信息技术有限公司，简称“合思”（原易快报），是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。合思档案作为其领先的单套制电子会计档案管理平台，能够实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。
合思档案的功能模块丰富多样，涵盖了发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。通过这些功能模块，合思档案致力于为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数字化服务，助力企业实现业财融合。
此外，合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的发票数据管理提供了强大的支持。
核心功能：开启发票数据管理新境界
-
智能采集与服务体系
合思档案的智能采集功能十分强大。外部生态通过规则引擎、业务映射等方式，实现多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理；内部则通过EAI插件、API接口等方式进行采集，同时还支持人工补录。预归档服务能够自动归档，并进行业务检测等。基础管理涵盖了档号管理、账套管理等多个方面。档案服务包括身份调查、全文检索等功能。统计分析可进行进销项统计、资金统计等。应用层还有辅助审计、证据方案库等应用。这些功能共同构成了一个完整的服务体系，为发票数据管理提供了全面的支持。 -
智能制档：高效精准的秘诀
在智能制档方面，合思档案的规则引擎可实现会计档案关联规则的可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化，让制档过程更加高效精准。字段映射功能能让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，提升了发票数据管理的效率。 -
专用格式版式文件：创新存储模式
合思档案的专用格式版式文件功能具有创新性。它能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，该功能支持自定义企业专用、个性化版式文件，使档案的可扩展性更强，为发票数据管理提供了更加灵活的存储方式。 -
双模式检测方案：保障数据质量
合思档案采用“四性检测+业务检测”双模式检测方案。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障了业务数据的完整性，确保了发票数据管理的质量。
优势对比：凸显合思档案价值
传统纸质档案管理存在诸多问题，如高显性成本、高隐形成本和高合规风险等。而合思档案则具有显著的优势。它可实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，为企业解决了内外交困的档案管理问题。通过使用合思档案，企业能70%节约纸张成本，75%节约整理成本，90%提升检索效率，100%保证管理合规性。
合思档案打破了物理空间的限制，用户可以在线自由调阅档案。它预置规则引擎，能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，用户可以快速定位相关档案，降低了查询难度。
此外，合思档案支持广泛连接各类异构业财系统，实现100%自动归档，符合国家政策要求。它拥有灵活承接、持续迭代的能力，能够及时应对数电票等变化，而传统档案管理方式则难以做到这些。在发票数据管理方面，合思档案的优势更加明显，能够为企业提供更加高效、精准的管理服务。
应用案例：见证合思档案实力
-
某企业：实现档案管理电子化转型
某企业年单据量达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据的解决方案，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。管理成效显著，业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，管理实现自动化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，大大提升了发票数据管理的效率。 -
某集团型企业：提升档案管理效率与合规性
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效提升了发票数据管理的质量和效率。 -
某企业：优化档案管理流程与成本
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等问题。合思档案的数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效。预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为企业的发票数据管理带来了显著的改善。 -
某教育集团：简化会计管理流程
某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、存储环节实物存档占用空间、整理环节财务账表归档装订复杂、利用环节实物凭证与业务分散等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案取得了以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主简便高效，提升了发票数据管理的水平。
未来展望：携手合思档案共创辉煌
合思档案能够帮助企业解决传统档案管理的诸多痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。
合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，国家四部委官方试点100%成功验收，具备强大的技术实力和安全保障。合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为企业提供优质的服务和技术支持。
未来，合思档案有望持续迭代升级，不断满足企业日益增长的档案管理需求，助力更多企业实现财务数字化转型，在市场竞争中取得优势。如果您想体验合思档案在发票数据管理方面的卓越功能，不妨免费试用，开启企业财务管理的新篇章。
