在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证的数字化转型已成为行业发展的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端基本实现了数字化适配。随着电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题的逐步解决，电子凭证数字化转型进一步加速，全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有助于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。在这样的背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为解决行业痛点提供了有力的支持，对提升预算报销合规性具有重要意义。
合思档案：打造财务档案全生命周期管理蓝图
合思档案拥有强大的功能蓝图，能够为企业提供便捷、高效的电子会计档案管理服务。其最大的亮点在于便捷调阅无需打印，混序归集无需组装，大大提高了工作效率。同时，合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖了采集、制、管、用四个关键环节。
在智能采集方面，合思档案融合了外部生态和内部系统的多种技术。外部生态采用 OCR 识别、RPA 技术等，能够快速准确地识别和采集各类电子凭证；内部系统则通过 EAI 插件、API 接口等，实现与企业内部其他系统的无缝对接，确保数据的及时、准确采集。这种开放式接口互联的方式，让企业可以自主采集所需的档案数据，大文件还能自动切割，数电票实现自动化解析，有效提升了预算报销合规性。
预归档服务是合思档案的重要环节之一。它具备集成服务、规则引擎、元数据服务等功能，能够对采集到的档案数据进行初步处理和整理，为后续的制档和管理工作奠定基础。基础管理方面，合思档案提供了全面的档案存储、检索、借阅、销毁等功能。档案存储安全可靠，检索功能强大，能够让用户快速找到所需的档案；借阅管理规范严格，确保档案数据的安全和保密；销毁流程符合相关规定，保障企业档案管理的合规性。档案服务则涉及辅助审计、项目管理、统计分析等多个方面，为企业的财务管理提供了有力的支持，进一步保障了预算报销合规性。
财务档案的“采制管用”全生命周期管理在合思档案中得到了充分体现，实现了全流程的合规化、自动化和数字化。档案采集阶段，开放式接口互联让企业能够自主采集数据，大文件自动切割和数电票自动化解析提高了采集效率。档案制档环节，智能关联和自动组装功能让档案整理更加便捷，四性检测、业务检测和自定义版式文件确保了档案的准确性和合规性。档案管理方面，精准权限管控和灵活的档案目录扩展，以及水印管理和符合国标要求的档号设置，保障了档案数据的安全和规范。档案利用阶段，多维检索和一站式预览功能让用户能够快速获取所需档案，在线借阅和异构系统联查方便了不同部门之间的协作，实物混序归档和可视化盘点档案数据则提高了档案管理的效率，为提升预算报销合规性提供了有力保障。
核心优势：自动化归档与成本节约双管齐下
合思档案的核心功能之一是自动化归档，它能够告别繁琐的重复性工作，让档案利用更加便捷高效。档案数据同源且透明流转，便于企业进行监控和分析，有助于提升预算报销合规性。通过自动化归档，企业可以减少人工操作带来的误差和风险，确保档案数据的准确性和完整性。同时，透明的流转过程让企业能够实时掌握档案的状态，及时发现和解决问题，提高财务管理的效率和水平。
成本节约是合思档案的另一大显著优势。以一家年处理 20 万凭证、40 万回单、拥有 30 平方米档案室的北京大型制造业企业为例。在打印成本方面，按照每张凭证和回单 0.5 元的打印费用计算，年节约打印成本为(200000 + 400000) * 0.5 = 300,000 元。存储成本上，每 400 份档案占用 0.45 元的存储空间，年节约存储成本为(200000 + 400000) / 400 * 0.45 = 675 元。档案室成本方面，按照 30 平方米、每天每平方米 1.3 元的租金计算，年节约档案室成本为 30 平 * 1.3 元/天 * 365 = 14,235 元。人力成本上，假设每人每天处理 200 份档案，每年工作 240 天，减少 2 名员工的人力投入，年节约人力成本为 200 * 5 * 2 * 12 = 24,000 元。综合计算，该企业年总节约成本达到 338,910 元。通过成本节约，企业可以将更多的资金投入到核心业务中，提升企业的竞争力，同时也有助于保障预算报销的合规性。
多行业应用案例：见证合思档案实际成效
合思档案在多个行业都有成功的应用案例，充分体现了其在不同行业的实际效果，对提升预算报销合规性起到了积极的作用。
好想你健康食品股份有限公司曾经面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等业务痛点。合思档案为其提供了打破壁垒、数据同源的解决方案。通过一键联查功能，提升了工作效率，让员工能够快速找到所需的档案信息。自动组装功能让档案整理更加便捷，审计工作也变得更加轻松。在实物管理方面，借助虚拟档案库房和二维码，实现了电子与实物的精准匹配。方案实施后，该公司减少了 90%的人工耗时，总部接收管理耗时减少了 80%，借阅管理耗时减少了 67%，预计每年减少综合成本 20 万元，有效提升了预算报销合规性。
COMMUNE 幻师也遇到了成本高、效率低、合规难等问题。合思档案为其实现了无纸化管理，上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。去人工化的操作减少了 50%的人力成本，同时提高了工作效率。对档案数据的深度分析满足了企业的内审需求，实现了档案的资产化管理。方案实施后，该企业纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%，有力地保障了预算报销合规性。
云南菜品牌连锁经营企业面临着纸质档案打印成本高、档案存储成本高、纸质档案资料查找困难等问题。合思档案落地财务数字化解决方案，提高了总部和门店业财融合效率 80%。企业实现了记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，有效降低了成本。财务档案利用更加便捷，多维检索能力满足了多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据。业财融合的提升节省了打印、存储等总体成本 30 万/年，财务提效 90%，显著提升了预算报销合规性。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，企业面临着前所未有的机遇和挑战。合思档案作为一款优秀的电子会计档案管理平台，能够帮助企业抓住机遇，实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。它不仅能够提升预算报销合规性，还能为企业的财务管理带来质的飞跃。希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
合思档案已经助力众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。未来财务用合思，让有限更有效。如果您的企业也想在电子凭证数字化转型中抢占先机，提升预算报销合规性，不妨拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com 了解更多，还可免费试用合思档案，开启财务数智化新时代。
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