在当今企业运营中，财务档案管理犹如一座无形的大山，给企业带来了诸多困扰。企业高管常常面临着纸质档案管理成本高昂的问题。大量的纸质档案不仅需要耗费巨额的储存空间，还难以进行有效的汇总和整理，使得档案数据如同沉睡的宝藏，难以被挖掘和利用。
财务人员则在繁琐的档案数据处理中苦苦挣扎。他们需要花费大量的时间去整理和核对每一份档案，手动逐一匹配和确认，工作枯燥且效率低下，长期下来，工作热情也被逐渐消磨。
业务人员同样深受其害。出差和招待后的报销流程中，纸质票据的留存和上交繁琐无比，耗费了大量的时间和精力。同时，纸质档案还存在着高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本以及档案室和档案柜等存储空间的需求，都给企业带来了沉重的负担。
那么，如何才能有效解决这些难题呢？合思文档归档系统应运而生，为企业提供了一套全面的解决方案。
合思档案整体解决方案：多元覆盖 精准匹配
合思文档归档系统提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。
单套制解决方案让档案管理变得更加便捷。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，同时电轨运行保障了财务档案证据链的完整，全面反映企业的经营业务。
档案扩展解决方案则为企业提供了更大的灵活性。它可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理的范围。
数电票解决方案更是为企业提供了一站式的服务。它提供了数电票接收、入账、归档一体化解决方案，支持9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了全流程闭环管理。
核心功能亮点：智能高效 安全可靠
合思文档归档系统拥有众多核心功能亮点，在档案管理的各个环节都展现出了强大的优势。
– 多源采集功能
该功能实现了接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，同时预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。此外，它还支持手动采集和自主补录，可对单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
– 智能制档
通过规则引擎，合思文档归档系统实现了电子凭证数据的自动匹配组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还能进行字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
– 专用格式版式文件
该系统可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，它支持自定义企业专用、个性化版式文件。
– 双模式检测方案
合思文档归档系统具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系，展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。
使用合思档案的收益：降本增效 价值提升
使用合思文档归档系统能为企业带来显著的收益。
– 显著降本增效
它可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，确保100%的管理合规性。彻底告别传统手工归档，档案不打印，有效“收紧钱袋子”，让企业在财务档案管理上节省大量的成本和时间。
– 成为业财系统“连接器”
合思文档归档系统成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”。企业能够真正利用档案数据，实现数据价值，为企业的决策提供有力的支持。
– 实现资源重组
该系统实现了前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。通过资源重组，助力企业实现效益最大化，提升企业的核心竞争力。
– 满足不同角色需求
它满足了不同角色的需求。对于CEO/高管来说，可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值；对于归档员/财务人员，能够提高工作效率，告别重复低价值工作，轻松完成档案管理；对于外部审计人员，可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。
典型场景应用：广泛适用 灵活高效
合思文档归档系统在不同的典型场景下都有着出色的应用。
– 报销业务场景
在报销业务场景中，证据链完整性解决方案可依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。它自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，让报销流程更加规范和高效。
– 共享调阅场景
共享调阅场景下，合思文档归档系统满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。
– 实物备查场景
在实物备查场景中，合思文档归档系统通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位。服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。
– 大数据场景
大数据场景下，大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率、释放了档案数据价值。它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，为企业处理大规模档案数据提供了有力的支持。
客户成功案例：实践验证 效果显著
众多企业已经通过合思文档归档系统解决了财务档案管理难题，实现了降本增效和数字化转型。
海亮教育在使用合思文档归档系统后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。这充分体现了合思文档归档系统在提升工作效率和业务规模方面的强大能力。
某企业年单据量2.6亿，使用合思文档归档系统后实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。企业成本降低，流程精简，财务人员增效。
世界上最大的重型装备制造商之一通过合思文档归档系统的单套制管理方案，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
如果你也想解决企业财务档案管理难题，实现降本增效、合规经营和数字化转型，不妨拨打400 – 105 – 6505联系我们，或访问www.hosecloud.com了解更多详情。现在，你还可以免费试用合思文档归档系统，亲身体验它的强大功能和卓越效果。
