在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。赛傲生物，这家成立于2010年、总部位于上海的创新型细胞生物制药企业，在财务数字化领域迈出了坚实的步伐。赛傲生物专注于细胞药物研发和生产、细胞医疗技术研发及转化、细胞制备及存储服务，在多地设立了符合GMP标准的细胞制备中心和细胞组织库，并于2021年7月入选上海市专精特新企业。
此前，赛傲生物在采购、支付、报销等环节存在诸多问题。其出差申请管理等环节相互独立，提报申请还停留在手工填制纸质单据阶段，且模板单一。这导致费用管控难度大、财务风险较高。2021年9月，赛傲生物与合思展开财务数字化合作，仅3个月时间就完成了上线，为企业的出差申请管理等财务流程带来了全新的变革。
赛傲生物困局：出差申请管理等流程亟待革新
赛傲生物的业务在不断发展壮大，但传统的财务模式却逐渐成为企业前行的掣肘，出差申请管理等方面的问题尤为突出。
– 流程混乱统一难
在出差申请管理方面，员工差旅采用纸质单据填报申请，审批流程冗长。每一次出差，员工都要花费大量时间填写纸质单据，然后层层递交审批。这不仅耗费了员工的精力，还导致审批时间过长，预算超标情况时有发生。而行政部门的物品采购采用钉钉审批，审核流程不规范，人员变动更新不及时，采购进度被延迟，进一步影响了企业的正常运营。
– 粗放管理核算难
员工提报申请单模板单一，不同部门、不同类型的提报管理颗粒度低。在出差申请管理上，无法根据不同的出差类型和需求进行精细化管理。所有单据汇集到财务部门后，溯源、审核和归类工作难度极大，财务人员难以准确掌握每一笔费用的具体情况。
– 财务基础工作繁重
财务部门人均要处理500 + 张单据，报销会计需要逐张、手工制作凭证，大量的工作时间都陷入到事务性工作中。在出差申请管理相关的报销工作中，更是如此。同时，依赖手工统计数据报表，工作量大且信息严重滞后，对业务侧很难提供及时的决策依据，使得企业在出差申请管理等财务决策上缺乏准确性和及时性。
合思方案：精准破解出差申请管理难题
面对赛傲生物在出差申请管理等方面的诸多难题，合思凭借专业的能力和丰富的经验，提供了一套针对性极强的解决方案。
– 项目管理信息整合
项目管理过程主要分为立项过程、计划过程、执行/监控过程和结项过程。在出差申请管理相关项目中，为了保证项目信息完整性，在立项申请过程中，关联项目合同、客商信息、立项报告、项目预算、总金额等相关键信息，同时自动生成项目台账。任何涉及项目主计划内容变更，结合项目变更管理提交申请，并调整项目台账的基础信息。这样一来，出差申请管理相关项目的信息更加全面、准确，便于后续的跟踪和管理。
– 费用执行精准管控
日常项目费用执行情况由项目方关联方直接发起申请，在出差申请管理中，员工可以直接发起出差费用申请，匹配到对应的项目预算包，并做自动管控。同时会把执行过程记录在项目的费用台账，直接跟踪项目费用的进度。这使得出差申请管理中的费用使用情况一目了然，有效避免了费用超支等问题。
– 增值分析量化资源
结合项目管理系统里时间计划、需求计划，实现项目增值分析。对于出差申请管理中资源的投入成本，可单独在日报里进行人/天统计，自动计入项目台账，保证资源的可量化统计。这有助于企业更好地评估出差申请管理项目的效益，合理安排资源。
合作实施：稳步推进出差申请管理变革
合思与赛傲生物的合作，是一场循序渐进、有条不紊的变革之旅，在出差申请管理方面取得了显著成效。
– 业务流程精细梳理
合思在与赛傲生物合作时，首先对其业务流程进行梳理，明确各个环节的痛点和需求。在出差申请管理方面，深入了解员工出差的各个环节，包括申请、审批、报销等，找出其中存在的问题和不足，为后续的解决方案实施奠定基础。
– 项目台账搭建关联
按照解决方案的设计，搭建项目台账，关联相关信息。在出差申请管理中，将出差项目的各种信息进行关联，确保项目信息的完整性和可追溯性。员工的出差申请、审批记录、费用报销等信息都能在台账中清晰呈现，方便财务人员进行管理和审核。
– 费用申请匹配管控
推动日常项目费用申请与预算包的匹配和管控，将执行过程记录在台账中。在出差申请管理中，员工的出差费用申请会自动与预算包进行匹配，一旦超出预算，系统会及时提醒。同时，费用的使用情况会实时记录在台账中，便于跟踪和分析。
合作成果：出差申请管理焕新升级
赛傲生物在采用合思解决方案后，在出差申请管理等方面取得了显著的成果与效益。
– 报销效率大幅提升
员工报销周期大幅缩减至1周以内，财务核算效率提升90%。在出差申请管理方面，员工出差后的报销不再像以前那样繁琐，能够快速得到处理。移动 + PC 多端报销，移动端 + 电脑端并行的报销形式，员工随时随地发起报销申请；审批流转路径清晰显示可视，不同审批节点人员配置随着 OA 变动自动调整；付款进度实时掌控。这使得出差申请管理的报销流程更加便捷、高效。
– 费用管理精细入微
细化费用管理颗粒度，根据生产经营管理特征，将日常申请单拆分，如用车申请、设备购置申请、物料借阅、礼品申请、差旅申请等19类费用类型。在出差申请管理中，对不同类型的出差费用进行详细分类，便于管理和核算。个人业务与对企业务报分费用类型，如日常费用报销单、差旅报销单、付款申请（先票后款）及预付款申请（先款后票）等。
– 采购流程重塑协同
重塑采购流程，高效协同，申请、采购、付款等流程全部关联。在出差申请管理相关的采购环节，每个申请单可追溯付款的进度、历史支付记录。根据业务需要与内部流程规范，从数据层设置角色信息、权限、审批节点，隐藏或者突出子报数字段信息。建立采购管理、台账管理，对供应商、合同、预算、发票等信息数据统一线上管理。采购完成后，所有对公支付事项统一开票结算，一键导入财务核算系统，自动制证。这使得出差申请管理中的采购环节更加规范、高效。
赛傲生物财务总经理六璐评价：财务管理要合规和高效，就必须先让流程更加透明、规范，尽可能减少人工干预带来的偏差，再是依赖系统的专业性、及时性与稳定性。在对比不同费控厂商的产品后，合思费控无需报销解决方案更符合赛傲生物现阶段核心诉求。一是，“费控 + 商城”一体化应用流畅度更高；二是，公有云模式部署更敏捷、更安全。从项目接洽到上线交付仅用了三个多月时间，我们在费用审批、采购管理、差旅订购等出差申请管理相关方面都得到较大提升，员工、财务及管理层都能切实感受到数字化带来的便捷与高效。
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