在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理面临着前所未有的挑战与机遇。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的国内高端整体厨柜及定制家居专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”。它在全球拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数达6000+。庞大的业务规模带来了海量的数据，年记账凭证量达2198061张，年业务单据量494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张。如此巨大的财务数据量，使得传统的档案管理方式捉襟见肘。装订配耗时预估为66天/年，档案查找耗时预估为30天/年，打印成本预估为180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。面对这些困境，金牌橱柜急需一套高效的数字化文件管理解决方案，而合思的出现，为其带来了曙光。
档案管理痛点：传统模式的困境
在数字化文件管理的浪潮到来之前，金牌橱柜的档案管理深陷传统模式的泥沼。在整理环节，会计档案如散落的珍珠般分布在各个系统中，数据难以整合利用。工作人员需要逐一打印文件，再进行手工匹配、组装、装订和上架，繁琐的流程耗费了大量的人力和时间。
保管环节也存在诸多问题。财务部门临时保管档案1年，之后再移交综合档案管理。这种交接过程不仅增加了管理成本，还容易出现档案丢失或损坏的情况。
存储环节则依赖独立的档案室来存放纸质档案。随着业务的不断拓展，纸质档案的数量呈爆炸式增长，对存储空间的需求也越来越大，存储成本居高不下。
在管理利用方面，以纸质档案管理为主的方式效率低下。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，不仅耗时费力，还容易出现疏漏。这些问题严重影响了企业的财务管理效率，也制约了企业的发展。
合思方案：量身定制的数字化破局之道
针对金牌橱柜在档案管理方面的痛点，合思提供了一套量身定制的数字化文件管理解决方案。
统一存储是合思方案的核心之一。它打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准和统一管理。就像将散落的珍珠串成一条美丽的项链，让数据变得有序且易于管理。
业务证据链完整也是该方案的一大亮点。合思搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着企业可以更加清晰地了解每一笔业务的来龙去脉，为财务管理提供了有力的支持。
数据共享方面，合思实现了一站式查阅。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，让查阅变得便捷高效。工作人员只需轻轻点击鼠标，就能快速找到所需的档案信息，大大提高了工作效率。
银行回单无纸化是合思方案的又一创新之处。海量银行回单自动采集、切割、组装，实现了全面无纸化管理，助力企业降本增效。这不仅减少了纸张的使用，降低了成本，还提高了数据的安全性和准确性。
方案实施：精细操作铸就成功
合思解决方案的实施过程堪称一场精密的手术。通过开放式接口互联，合思自主采集档案数据，大文件自动切割，数电票自动化解析。这一系列操作确保了数据的高效采集和处理，为后续的档案管理奠定了坚实的基础。
利用智能关联技术，合思自动组装档案，并进行四性检测、业务检测，使用自定义版式文件。这些操作保证了档案的准确性和规范性，提高了档案管理的质量。
在权限管控方面，合思进行了精准的权限设置，灵活扩展档案目录，实施水印管理，确保档号符合国标要求。这一系列措施保障了档案数据的安全性和合规性。
同时，合思还提供了多维检索功能，实现一站式预览，支持在线借阅和异构系统联查，进行实物混序归档和可视化盘点档案数据。这些功能让档案管理变得更加便捷和高效，为企业提供了全方位的档案管理服务。
成果效益：数字化管理的显著成效
合思的数字化文件管理解决方案为金牌橱柜带来了显著的成果和效益。档案匹配耗时减少了84%，大大提高了档案整理效率。工作人员不再需要花费大量时间进行手工匹配和装订，工作变得更加轻松高效。
档案查询耗时减少了80%，方便了档案的利用。无论是财务人员进行财务分析，还是审计人员进行审计工作，都能快速找到所需的档案信息，提高了工作的准确性和及时性。
预估节省总体成本30万+/年，有效降低了企业的运营成本。纸张、打印、存储等方面的成本大幅降低，企业的经济效益得到了显著提升。
档案合规性达到100%，确保了企业档案管理符合相关法规要求。这为企业的稳定发展提供了有力的保障，避免了因档案管理不合规而带来的法律风险。
客户评价：认可与满意的见证
虽然文档中未明确提及金牌橱柜人员的评价，但从整体案例来看，合思档案帮助金牌橱柜实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性。可以合理推测，企业对该方案是认可和满意的。合思的数字化文件管理解决方案就像一位得力的助手，帮助金牌橱柜解决了档案管理中的难题，让企业能够更加专注于核心业务的发展。
行动号召：开启财务数智化转型之旅
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。自成立以来，已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
截至目前，7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。如果您的企业也面临着类似的财务管理挑战，不妨选择合思，开启财务数智化转型之旅。现在拨打联系电话：400 – 105 – 6505，或者访问网址：www.hosecloud.com，即可免费试用合思的数字化文件管理解决方案，让您的企业在数字化浪潮中抢占先机。
点击注册合思，免费试用 14 天，注册链接：http://www.ekuaibao.com/
