在企业的运营管理中，财务档案管理一直是至关重要却又难题颇多的环节。随着 2025 年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理正面临着全新的挑战，信息化建设的短板亟待弥补。
在纸电混合的时代背景下，企业的不同角色都在财务档案管理中遭遇着各自的困境。企业高管面对的是纸质档案管理成本居高不下的问题。纸质凭证输出不仅耗材成本高昂，而且需要大量的档案室和档案柜来存储，占地空间大。同时，档案数据难以进行有效的分析和利用，如同沉睡的宝藏无法被挖掘。
财务人员则深陷繁琐的手动工作中。他们需要耗费大量的时间和精力去手动整理档案数据，日复一日的重复劳动让工作变得枯燥乏味。而业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐复杂，常常需要在各个部门之间来回奔波，效率低下。
从成本角度来看，纸质档案管理存在着高显性成本和高隐形成本。高显性成本方面，耗材和存储空间的花费巨大；高隐形成本方面，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法得到有效利用。此外，还存在着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遇到不可抗力因素，纸质档案可能会损坏，给企业带来巨大的损失。
面对这些痛点，合思档案应运而生，为企业提供了一套全面、高效的解决方案。
合思档案方案全景洞察
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，满足企业在不同场景下的会计凭证存档需求。
单套制解决方案更是独具优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。通过电轨运行，实现线上一套电子数据管理，保证财务档案证据链完整。纸质原文件可以混序归档，大大提高了效率。会计档案无需打印，就能确保档案数据完整、真实、合规，为企业的会计凭证存档带来了极大的便利。
核心功能亮点揭秘
- 大数据赋能高效管理
合思档案的大数据解决方案展现出强大的处理能力。它支持百亿级单据量的匹配关联，能够在海量数据中实现秒级查询。在数据的提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，都能高效完成，极大地提高了档案管理效率，释放了档案数据的价值，为会计凭证存档提供了坚实的技术支撑。 - 智能制档精准高效
智能制档是合思档案的一大特色。通过规则引擎，它能够实现电子凭证数据的自动匹配组装，将人工匹配工作量减少 90%。同时，它还提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，从多个维度保障归档数据的真实、完整、安全、可用，确保会计凭证存档的准确性和可靠性。 - 多源采集灵活便捷
多源采集功能让数据获取更加灵活。它支持接口互联自主采集和手动采集自主补录两种方式。通过自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器可以自动获取业财系统的会计资料。同时，还提供多种便捷的手动数据补录方式，满足企业不同的数据采集需求，使会计凭证存档更加全面。
用户收益深度剖析
- 降本增效显著成果
使用合思档案能够为企业带来显著的降本增效效果。它可以节约纸张成本 70%、整理成本 75%，检索效率提升 90%。实现档案不打印，让企业能够更有效地控制成本，“收紧钱袋子”，在会计凭证存档方面实现资源的优化利用。 - 闭环管理补齐短板
电子会计档案管理在合思档案的支持下成为闭环全量业财系统的“连接器”。它补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，使会计凭证存档在整个业务流程中发挥更大的作用，提升了企业的整体管理水平。 - 数据激活价值释放
合思档案让数据真正“活起来”。它能够帮助企业真正利用档案数据，实现数据价值的挖掘和资源重组。通过前后端数据同源，流程全息贯通，企业的管理能效得到提升，实现企业效益最大化，会计凭证存档也不再是简单的存储，而是成为企业发展的重要数据支撑。
典型场景应用展示
- 共享调阅精准定位
共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件进行查询，还具备一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力。这使得使用人员能够快速查找完整业务链数据，提高了会计凭证存档的利用效率。 - 数电票全流程管控
数电票解决方案提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理，为会计凭证存档在数电票时代提供了可靠的解决方案。 - 实物备查智能管理
实物备查功能实现了智能区分纸电标识，线上、线下高度关联。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步等方式，完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，确保会计凭证存档中实物档案的有效管理。
客户成功案例见证
某企业年单据量高达 2.6 亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案。实施后，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。数据加载仅需 30s，关联匹配 15min，凭证与单据关联次数达到 350 亿次，单据与单据关联次数达到 800 亿次，会计凭证存档变得高效有序。
某世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，会计凭证存档更加规范和高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的需求，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其全面的解决方案、强大的功能优势和显著的应用效果，能够助力企业实现财务档案管理的数字化转型，提升管理效率和效益。
如果您也想解决会计凭证存档难题，提升企业财务档案管理水平，不妨拨打我们的电话 400 – 105 – 6505，或者访问我们的网站 www.hosecloud.com，还可以免费试用合思档案的优质服务，开启会计凭证存档的全新体验。
