在数电票时代的浪潮中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。相关规划显示，到2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须直面新的难题，信息化建设亟待加强。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一切都表明，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合的当下，企业的不同角色都在财务档案管理中遭遇困境。企业高管要应对纸质档案管理成本高、储存占地大，且档案数据难以分析利用的问题，这无疑影响了企业决策的科学性和效率。财务人员则需处理大量档案数据，整理工作不仅耗费时间，还需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥且繁复。业务人员在出差、招待后报销时，纸质票据的留存和上交流程繁琐，耗费了大量时间和精力。
此外，纸质凭证输出的耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大。手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法得到有效利用。同时，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，还可能因不可抗力导致纸质档案损坏。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，这标志着企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，电子会计档案管理需要关注全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案应运而生，它犹如一盏明灯，为企业解决财务档案管理痛点，保障会计信息安全，显得尤为重要。
合思档案：一站式满足多元需求
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收，有效保障了会计信息安全。
对于CEO/高管而言，合思档案就像是企业的智慧宝库。它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效，推动企业实现绿色低碳运营，从宏观层面保障了会计信息安全。
归档员/财务人员使用合思档案，就如同拥有了得力助手。它能提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。使档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，在日常操作中确保会计信息安全。
在面对外部审计时，合思档案更是表现出色。它可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，为审计工作提供了便利，也进一步保障了会计信息安全。
核心功能：多维度保障会计信息安全
- 多源采集：灵活集成，全面汇聚
合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。这种多源采集的方式，全面汇聚了企业的会计信息，为会计信息安全奠定了坚实基础。 - 智能制档：高效关联，精准整合
合思档案的智能制档功能独具特色。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装。它整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。还可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，在数据整合过程中保障了会计信息安全。 - “四性检测+业务检测”：严格把关，确保合规
合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，从多个维度严格把关，确保会计信息安全合规。 - 档案管理：精细管控，灵活配置
在档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展。这种精细管控和灵活配置的方式，全方位保障了会计信息安全。
应用案例：见证合思档案的卓越价值
- 海量单据企业：实现高效管理与降本增效
有一家年单据量达2.6亿的企业，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。它简化了装订流程，最终实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，保障了企业的会计信息安全。 - 集团型企业：统一标准，低碳环保
共享中心统建的集团型企业，档案管理流程复杂，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理财务信息难整合。合思档案采用单套制管理方案，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效保障了集团企业的会计信息安全。 - 多系统互联企业：整合数据，节省成本
多系统数据互联的企业，档案管理现状低效，存在诸多档案管理痛点。合思档案通过数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为企业的会计信息安全提供了有力保障。 - 教育集团：简化流程，高效利用
中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理和利用方面存在低效问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构。它简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，保障了教育集团的会计信息安全。
合思档案已经帮助众多企业解决了财务档案管理的痛点，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等企业都对合思档案给予了高度评价。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效，全方位保障企业的会计信息安全。
