发票电子化服务助力企业档案管理高效变革

在当今数字化浪潮席卷的时代，发票电子化服务正以前所未有的速度改变着企业的财务管理格局。2025年数电票将完成全覆盖，这意味着企业财务档案管理正直面新的挑战，信息化建设亟待“恶补”。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业在档案管理方面面临着诸多行业痛点与挑战。企业高管面临着纸质档案管理成本花费巨大、储存占地，且档案数据没有汇总整理、难以分析利用的问题。财务人员则要面对档案数据量大、整理耗费时间，需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复的工作。业务人员出差、招待后报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗费时间。同时，企业还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙、数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节并未解决纸质文件储存的问题，还有数据存储线下载体。

合思档案：财务数智化的领航者

北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报）创立于2014年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。合思档案作为其旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，基于广泛连接的生态，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，助力企业实现业财融合。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的档案管理带来了极大的便利。

使命愿景：赋能企业财务数字化转型

合思档案的使命是携手企业碰撞出协作的价值，它不止是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

其愿景是让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。通过提供优质的电子会计档案管理服务，帮助企业在当前经济环境下降本增效，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。合思档案秉承以客户为中心的服务理念，通过提供全面、高效、合规的电子会计档案管理解决方案，帮助企业实现业财融合，提升财务管理水平，为企业的可持续发展提供有力支持。同时，它致力于成为企业电子会计档案管理的首选品牌，推动电子会计档案管理行业的发展，引领企业进入全面数字化时代，实现有限资源的更有效利用。

多元模块：全方位满足档案管理需求

• 大数据解决方案：释放海量数据价值
  合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据秒级查询。它深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。在发票电子化服务的背景下，大量的发票数据能够得到高效处理和分析，为企业的决策提供有力支持。

• 档案扩展解决方案：灵活拓展档案管理边界
  档案扩展解决方案具有可灵活扩展的业务模型，能够多途径自动化归集各类介质档案。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。无论是电子发票还是其他形式的档案，都能在合思档案中得到妥善管理。

• 费控系统：集成多系统实现财务管控
  合思档案的费控系统与税务系统、OA系统、资金系统、影像系统、财务系统等多系统集成，实现了财务收支的有效管控。在发票电子化服务过程中，能够对发票的报销等环节进行严格把控，确保企业的财务安全。

• 业务系统：提供共享调阅与证据链检测
  业务系统提供共享调阅解决方案，档案查阅可穿透业务链上下游，满足跨系统、多场景、多视角的协同需求。同时，它还具备证据链完整性解决方案，智能检测财务档案证据链完整性，主动预警异常档案。这使得企业在发票电子化服务过程中，能够更好地管理发票相关的业务流程，确保业务的合规性。

功能亮点：创新驱动档案管理新体验

• 便捷调阅与混序归集：打破传统限制
  合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点。它打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。纸质原文件可以混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。

• 智能制档：减少人工匹配工作量
  智能制档功能实现了会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装。它整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量，让发票电子化服务更加高效。

• 双模式检测方案：保障数据真实完整
  “四性检测+业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时，基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性。

• 专用格式版式文件：降低存储成本
  合思档案的专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，提脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可以自定义调配生成，档案可扩展性更强。

产品优势：铸就企业档案管理新典范

• 降本增效：节约成本提升效率
  合思档案能够显著降本增效，更有效的“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约70%纸张成本、75%整理成本，提升90%检索效率。在发票电子化服务中，大大降低了企业的运营成本。

• 合规管理：符合国家政策要求
  合思档案符合国家政策要求，实现了电子会计档案合规性管理。它满足国家对于电子会计档案管理的相关规定，通过双模检测实现归档即合规，让企业在发票电子化服务过程中无需担心合规问题。

• 广泛连接：整合业财系统数据
  合思档案具有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据。它成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，支持与多个合作伙伴系统集成。在发票电子化服务中，能够整合不同系统中的发票数据，实现数据的互联互通。

• 自动归档：减少人工介入
  合思档案具备100%自动归档的能力，强大的规则匹配能力最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。它具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

目标用户与应用场景：满足不同角色需求

• CEO/高管：助力决策数智化
  对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率挖掘财务档案数据价值。它助力企业决策数智化，提升财务服务效率打响数字化转型决胜之战。同时，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。在发票电子化服务中，为企业高层提供准确的数据支持，帮助其做出更明智的决策。

• 归档员/财务：提高工作效率
  归档员/财务人员使用合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。他们可以轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在发票电子化服务中，让财务人员从繁琐的发票整理工作中解脱出来。

• 外部审计：实现审计在线化
  外部审计人员可以通过合思档案实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。在发票电子化服务中，提高了审计工作的效率和准确性。

合思档案的应用场景涵盖企业的各个方面，包括档案的采集、整理、存储、利用等全生命周期管理，以及不同行业、不同规模企业的档案管理需求。

成功案例：见证合思档案卓越价值

海亮教育表示：“此前，老板给我们的要求是——哪一天财务办公室真正没有打印机，我们才真正的实现了无纸化。在完成所有作业、数字化拼图之后，海亮教育所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。”

徐福记称：“我司多地连锁门店，70 +分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升！”

中交水规院反馈：“单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。”

金牌橱柜表示：“积极响应国家政策，与合思档案通力合作。以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。”

综上所述，合思档案通过提供全面、高效、合规的电子会计档案管理解决方案，帮助企业解决了档案管理中的诸多痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营的目标。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案是企业实现这一目标的可靠伙伴。众多成功案例和客户的高度评价证明了合思档案的卓越性能和价值，企业选择合思档案，将能够更好地应对数电票时代的挑战，提升财务管理水平，实现业财融合。

如果您想体验合思档案带来的高效档案管理服务，不妨立即联系合思（电话：400 – 105 – 6505；网站：www.hosecloud.com），还可免费试用，开启企业财务数字化转型和档案管理高效变革的新征程。