合思档案：开启财务资料保管数字化新时代

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务资料保管正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标，让企业财务档案管理站在了新的十字路口。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这无疑对企业档案管理提出了更高的要求。

在纸电混合时代，企业各层级人员都在财务资料保管中遭遇了不同程度的困扰。企业高管面对纸质档案管理成本居高不下、储存占地严重，且档案数据分散难以分析利用的难题；财务人员深陷档案数据海量、整理耗时，需手动逐一匹配核对的繁琐工作中；业务人员则为出差、招待后报销纸质票据流程的繁琐和耗时所困扰。

同时，企业在财务资料保管方面还存在着诸多成本和风险。高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高昂、档案室和档案柜等存储空间需求巨大；高隐形成本包括手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙导致数据无法有效利用；高合规风险如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。

面对这些痛点，合思档案应运而生，为企业提供了全方位的解决方案。

合思档案创新方案赋能多元场景

合思档案推出领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
单套制解决方案带来了便捷调阅不打印、混序归集免组装的全新体验。业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，让财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了效率。会计档案无需打印，真正做到应收尽收，保证档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案支持自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思档案功能概览解锁高效管理

合思档案的产品功能丰富多样，涵盖多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等多个方面。
多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。此外，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持手动采集和自主补录，提供多种便捷手动数据补录方式。
智能制档通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。同时，提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。
档案管理包括权限管理和精准管控。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。
档案应用实现电子与实物档案高度融合，多维检索满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景档案应用。

合思档案核心亮点引领行业潮流

合思档案拥有大数据解决方案和数电票解决方案等核心亮点。
大数据解决方案能实现百亿级单据量匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，通过动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理进行数据提取，支持元数据级检索、海量数据秒级查询。具备海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。
数电票解决方案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。在获取环节支持企业/员工通过税务数字账户、电子邮箱、二维码等多渠道获取，支持手工下载pdf/fod，自动匹配、验证解析、验真查重，自动下载xml文件。在业务环节包括上传、业务流转、回写业务信息、发票引用辅助审批、解析、验真、验签、状态回写、入账实例生成、凭证助手、电子凭证中心、数据池、归档等操作。在入账环节实现财务入账和档案归档，归档包括入账实例文档、数据票xml文件、数据票版式文件（Bpmx/bpmf）、记账凭证、业务单据、附件等。在归档环节包括回写业务信息、发票查询辅助复核、电子会计档案、归档数据包、归档等操作。

合思档案价值体现推动企业发展

合思档案为企业带来了显著的价值。
显著的降本增效，让企业更有效的“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约70%纸张成本、75%整理成本，提升90%检索效率，确保100%管理合规性。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。
让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维检索和一站式预览等功能，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。
资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。企业的数智化转型不仅是工具和组织的转型，更是思维方式的转型，合思档案助力企业沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率。

合思档案典型场景满足多元需求

不同角色在使用合思档案时都能获得极大的便利。
对于CEO/高管，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务，合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
对于外部审计，合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

合思档案成功案例见证卓越成效

合思档案在不同企业中都取得了显著的成效。
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。
世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案采用单套制管理方案，安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态。业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。单套制落地，混序归档+银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求，低碳环保，积极响应政策，响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

合思档案市场定位凸显独特优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。
具有广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。
拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。如在智能制档环节，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。
是符合国家政策要求的档案系统，电子会计档案合规性管理，符合国家政策要求，通过了SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证，拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。

合思档案助力企业实现财务资料保管的全面数字化，降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。未来，合思档案将持续创新和优化，不断提升产品性能和服务质量，更好地满足企业日益增长的档案管理需求，陪伴企业在数字化转型的道路上取得更大的成功。立即联系合思档案，拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或通过微信公众号、小程序了解更多信息，还可免费试用，开启企业财务资料保管的数字化新时代。