在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这一浪潮中也面临着诸多挑战。今天，让我们一同走进动力源的财务数字化转型之路，看看合思如何助力其实现费用预算控制的优化。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。动力源拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设有30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司组织架构复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大的规模和复杂的组织架构，在财务数字化转型过程中必然会遇到不少问题。
转型前痛点：费用预算控制困境重重
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自研系统整合难题
2011年起，动力源开启了漫长的系统自研之旅，虽实现了部分操作流程的线上化，但整体流程依然复杂，系统壁垒高筑。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，操作繁琐。财务人员则需手工将报销数据录入系统，发票验真、查重等工作也依赖手工完成，导致假票、错票、重票情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，严重影响了费用预算控制的效率。 -
系统割裂数据分散
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，这使得财务制度难以有效落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，还导致管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和优化，费用预算控制也因此失去了精准性和及时性。 -
业务报销复杂繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作极为繁琐。不同类型费用的支付方式不同，进一步增加了报销的复杂性，给费用预算控制带来了巨大挑战。 -
组织流程难以统一
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显。总部与分公司的出差申请提交方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，这也对费用预算控制造成了不利影响。
合思解决方案：精准破局费用预算控制
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系统集成打通数据孤岛
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作的困扰，为费用预算控制提供了准确的数据支持。 -
无需报销提升员工体验
合思推出的无需报销模式，让业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员则可以进行统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，大大提高了费用预算控制的效率和准确性。 -
强大连接提升处理效率
合思费控具备强大的系统连接能力，通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为费用预算控制提供了有力的技术保障。
实施过程：专业系统推进费用预算控制
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系统集成奠定基础
首先，合思团队对动力源的HR系统、BPM系统等进行了全面的集成，确保基础数据和业务数据的准确和实时更新。这一步骤为后续的费用预算控制工作奠定了坚实的基础。 -
员工培训确保应用
在无需报销流程的实施过程中，合思为动力源的员工进行了专业的培训，让他们深入了解新的消费和报销模式，如因公消费免垫资、免开票等操作方式。通过培训，员工能够熟练运用新系统，提高了费用预算控制的执行效果。 -
系统连接促进协同
利用合思费控的系统连接能力，对接第三方系统，实现了业务数据的跨系统同步和应用。这不仅提高了业务处理和数据统计效率，还促进了各部门之间的协同合作，进一步优化了费用预算控制。
转型成果：显著效益凸显费用预算控制价值
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操作体验全面革新
多系统集成后，数据实现了互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%，费用预算控制更加高效。 -
员工体验大幅提升
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工感受到了实实在在的便利，也有助于费用预算控制的有效实施。 -
财务工作减负增效
在财务方面，审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，费用预算控制更加精准。 -
管理决策实时精准
在管理层面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，费用预算控制更加科学。
客户评价：高度认可彰显费用预算控制成效
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可，也证明了合思在费用预算控制方面的显著成效。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，不妨借鉴动力源的成功经验，选择合思。合思拥有敏捷的财务收支管理平台和全方位财务数智化服务，能够帮助企业挖出更多净利润，实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在就可以免费试用合思的解决方案，开启您企业的财务数字化转型之旅，提升费用预算控制水平。
