在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为大势所趋。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业应用中的深度应用与案例经验，精心挑选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布的《电子会计档案实践案例集》极具参考价值和借鉴意义。接下来，让我们深入了解合思档案如何助力企业解决财务文件管理方法的难题。
市场形势：洞察电子凭证数字化转型新趋势
在当前经济环境下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证数字化转型将进一步加速。
电子凭证全流程无纸化对于企业而言，是一次优化管理流程、降低成本的绝佳机遇。会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告重要的数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现数字化。企业若想在激烈的市场竞争中脱颖而出，就必须适应电子凭证数字化转型的趋势，提升财务管理的效率和合规性。在这个过程中，寻找合适的财务文件管理方法至关重要。
痛点分析：传统档案管理的困境与挑战
传统的档案管理方式在电子凭证数字化转型的浪潮下，暴露出诸多痛点。
好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理，对空间和人力要求巨大，成本高。而且纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。这一系列问题严重影响了企业的财务管理效率，急需一种高效的财务文件管理方法。
COMMUNE幻师面临着档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达2月，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段。这不仅增加了企业的运营成本，还降低了员工的工作效率。
云南菜品牌连锁经营多地直营门店，大量收款回单+财务凭证需要打印后归档，档案存储耗费档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，且有丢失、损毁等风险。海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。这种传统的管理方式已经无法满足企业发展的需求，需要引入先进的财务文件管理方法。
金牌橱柜家居科技股份有限公司会计档案散落各系统，档案数据难利用，逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，流程繁琐。财务临时保管1年，1年后移交综合档案管理，独立档案室管理，存放纸质档案。纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查，效率低下。这些企业都在传统档案管理中遭遇了重重困难，急需寻找新的财务文件管理方法来解决问题。
解决方案整体策略概述：合思档案的创新之道
合思档案为解决上述痛点提供了全面而有效的整体思路和策略。
合思档案全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。通过这种方式，为企业提供了一套完善的财务文件管理方法。
合思档案实现财务档案「采制管用」全生命周期管理，包括开放式接口互联·自主采集、智能关联·自动组装、精准权限管控·档案目录灵活扩展、多维检索·一站式预览等，全流程合规化、自动化、数字化。它可以打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理，实现业财一体双向穿透。
合思档案支持低开发成本对接各类异构系统，生成式接口自动采集档案数据，凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置。这些功能为企业提供了高效、便捷的财务文件管理方法。
核心模块：合思档案的强大功能
功能蓝图方面，合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现电子会计档案全生命周期管理。它包括智能采集（外部生态如OCR识别、RPA技术等，内部系统如EAI插件、API接口等）、预归档服务（集成服务、规则引擎、元数据服务等）、基础管理（档案存储、检索、借阅、销毁等）、档案服务（辅助审计、项目管理、统计分析等）。
业务层涵盖内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等，以及核算系统的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。
应用层提供辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等服务。
档案采集具备开放式接口互联·自主采集功能，大文件自动切割·数电票自动化解析；档案制档实现智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件；档案管理做到精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求；档案利用支持多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。这些丰富的功能为企业提供了全面、细致的财务文件管理方法。
竞争优势：合思档案脱颖而出
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，具有强大的技术研发和资金支持能力。这为合思档案的持续发展和创新提供了坚实的保障。
秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、高效的服务。
合思档案成长历程丰富，2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批），2021年聚焦财务档案助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过，2022年推出全新“单套制”解决方案，2023年升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践，2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。
合思档案能够实现自动化归档告别重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，帮助企业降本增效、合规经营和低碳运营。与其他解决方案相比，合思档案具有明显的优势，为企业提供了更优质的财务文件管理方法。
成功案例：合思档案的实践验证
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这充分证明了合思档案在提高效率、降低成本方面的显著效果，为企业提供了行之有效的财务文件管理方法。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。这一案例展示了合思档案在优化流程、提升效益方面的强大能力。
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，财务档案利用便捷，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，100%的合规降本。这体现了合思档案在实现财务数字化转型、合规经营方面的重要作用。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性100%。这些成功案例都充分证明了合思档案是一种优秀的财务文件管理方法。
服务体系：全方位的贴心保障
合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、专业的本地化服务。
合思秉承以客户为中心的服务理念，从客户需求出发，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案提供全生命周期的服务，包括档案采集、制档、管理、利用等环节，确保客户的档案管理工作顺利进行。
合思为客户提供系统的培训和技术支持，帮助客户更好地使用合思档案系统，提升财务管理水平。这种全方位的服务体系为企业提供了可靠的保障，是一种优质的财务文件管理方法的重要组成部分。
结尾：合思档案的价值与未来展望
合思档案帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，为企业的财务数智化转型提供了有力支持。随着电子凭证数字化转型的不断推进，合思档案将不断优化和升级，为更多企业提供更优质的服务，推动电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和发展，为客户提供更全面、更专业的财务数智化解决方案。《电子会计档案实践案例集》希望能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，合思档案也将在这个过程中发挥重要作用，助力企业实现可持续发展。
如果您也想体验高效、便捷的财务文件管理方法，不妨免费试用合思档案，开启企业财务数智化转型的新篇章。
