合思档案：引领企业电子会计档案管理数字化转型

在企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案管理的重要性日益凸显。它不仅是政策推动和合规要求的必然结果，更是企业在当前经济环境下实现降本增效的关键举措。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报）自2014年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供电子会计档案等全方位财务数智化服务。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能够为企业解决内外交困的档案管理问题，实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。在文档流转管理方面，合思档案有着卓越的表现，能够有效提升企业的管理效率和合规性。

数电票时代企业电子会计档案管理新挑战

随着数电票的快速扩张，企业财务档案管理面临着新的挑战。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业的信息化建设亟待加强。在收票方面，多项政策肯定了电子发票接收的合法合规性；开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。

因数电票管理要求的特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。例如，数电票须经过验签、解析，以XML格式存档等。纸电混合时代，90%的企业在档案管理方面遇到诸多问题。企业高管面临纸质档案管理成本高、数据难分析利用的问题；财务人员面临档案整理耗费时间、工作枯燥的问题；业务人员面临报销流程繁琐的问题。在文档流转管理上，传统方式已经难以满足数电票时代的需求。

合思自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足企业应对数电票管理的需求，为企业的文档流转管理提供有力支持。

传统档案管理痛点剖析

传统档案管理存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等诸多痛点。
在高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大，这无疑浪费了企业大量的资源。每一张纸质凭证的打印、存储都需要耗费企业的资金和空间，在文档流转管理过程中，纸质档案的搬运、整理也增加了不少成本。
高隐形成本方面，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，导致内部协作滞后。财务人员需要花费大量时间进行手工装册，而且在需要查询档案时，往往难以快速准确地找到所需信息，这严重影响了企业的工作效率和文档流转管理的顺畅性。
高合规风险方面，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏，造成财税管理低效。企业在推行数字化过程中，虽解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，无法保证档案原生性，难以确保企业财务档案管理合规。在文档流转管理中，合规性是至关重要的，传统方式很难满足这一要求。

合思档案为不同角色定制解决方案

合思档案为不同角色提供了整体解决方案策略，助力企业实现数字化转型。
对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营。通过合思档案，CEO/高管可以更好地掌控企业的财务状况，做出更明智的决策，同时在文档流转管理方面也能实现更高效的监控和管理。
对于归档员/财务人员，合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。财务人员无需再花费大量时间进行手工归档和查询，文档流转管理变得更加轻松便捷。
对于外部审计，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。在文档流转管理中，合思档案为外部审计提供了极大的便利，提高了审计效率和准确性。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求，为文档流转管理提供了全面的支持。

合思档案核心模块功能揭秘

合思档案拥有多个核心模块，每个模块都具有独特的功能和作用。
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。在文档流转管理中，大数据解决方案能够快速准确地处理大量数据，确保文档的及时流转和有效管理。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。企业可以根据自身需求定制档案类型，满足多样化的文档流转管理需求。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。在文档流转管理中，证据链完整性解决方案确保了文档的真实性和关联性，提高了管理的合规性。
数电票解决方案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。在文档流转管理中，数电票解决方案解决了数电票管理的难题，确保了文档流转的顺畅和合规。

合思档案竞争优势突显

与其他产品相比，合思档案具有显著的竞争优势。
合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。在文档流转管理中，这种广泛连接的能力确保了不同系统之间的文档能够顺畅流转，实现数据的共享和整合。
拥有100%自动归档的强大规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。这大大提高了文档流转管理的效率，减少了人为错误。
符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理严格，满足相关政策对档案全生命周期管理闭环的要求。在文档流转管理中，合规性是企业必须要考虑的因素，合思档案的严格合规管理为企业提供了保障。
具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。在不断变化的市场环境中，合思档案能够及时调整和优化，为企业的文档流转管理提供持续的支持。

合思档案成功案例展示

合思档案在不同企业都取得了显著的应用效果。
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。如数据加载30s，关联匹配15min等，在文档流转管理方面实现了质的飞跃。
世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。在文档流转管理上，提高了效率，降低了成本。
一家企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成、业务检测、跨系统调阅等方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在文档流转管理中，大大提高了效率和效益。
中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、实物存档占用空间等问题。合思档案的数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。在文档流转管理方面，实现了更高效的协同和管理。

合思档案完善服务体系保障

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种广泛的服务网络为企业提供了及时、高效的服务，保障了文档流转管理的顺畅进行。
合思档案提供多维度、多视角、多渠道的档案调阅服务，满足企业不同人员（财务人员、业务人员、审计人员、管理人员）的档案查阅需求。在文档流转管理中，方便了不同人员对文档的获取和使用。
合思档案具备完善的档案管理功能，如权限管理精准管控、档案目录灵活扩展、系统规范预置档号等，为企业提供全方位的档案管理服务。在文档流转管理中，这些功能确保了文档的安全、有序流转。
合思档案拥有多种专业资质，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，保障服务的质量和安全性。在文档流转管理中，企业可以放心地使用合思档案，不用担心数据安全和合规问题。

总之，合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，在文档流转管理方面具有显著的优势和价值。它能够为企业解决档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。众多企业选择合思档案并取得了显著的成效，证明了其解决方案的有效性和可靠性。合思拥有广泛的服务网络和专业的技术支持，能为企业提供优质的服务和保障。无论是政策推动、合规要求，还是企业自身降本增效的需求，选择合思档案都是企业实现全面数字化的明智之选。如果您想体验合思档案的强大功能，不妨点击免费试用，开启企业电子会计档案管理的新篇章。