在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为必然趋势。以一家世界 500 强旗下的教育服务品牌为例，它在财务数字化转型的征程中，遭遇了诸多棘手的问题与挑战。
该企业的业务和财务系统犹如一座由多个独立岛屿组成的群岛，系统繁多且彼此孤立。这种状况使得结构化数据的提取困难重重，电子发票的打印、查重以及验伪工作，不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。而且，企业的实物存档占据了大量的物理空间，需要专门的人员进行管理，这无疑增加了成本。然而，即便投入了如此多的人力物力，档案损坏的情况仍时有发生，让企业面临着合规风险。
同时，不断重复的纸质档案录入操作，如同一场永无止境的马拉松，既耗费大量时间，又容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿以及报表的装订要求极高，每一个环节都需要耗费大量的精力和时间。此外，实物凭证与业务分散，就像散落在各处的珍珠，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，也无法实现多人借阅，导致档案资产的利用率极低。在线发票校验在这样繁琐的流程中，更是难以高效开展。
业务迷宫：客户现状与痛点剖析
该企业所处的业务环境复杂多样，随着业务的不断拓展，财务系统和业务系统逐渐增多。这些系统各自为政，缺乏有效的连接和数据互通机制。这就导致了在进行财务处理时，工作人员需要在多个系统之间来回切换，不仅效率低下，而且容易出现数据不一致的问题。
在电子发票管理方面，企业面临着巨大的挑战。电子发票的打印、查重和验伪工作，需要人工手动操作，不仅浪费了大量的时间和纸张，还容易出现错误。而且，由于系统之间的数据不互通，很难对电子发票进行有效的管理和监控。在线发票校验也因为系统的孤立而难以精准执行。
实物存档的问题同样不容忽视。大量的实物档案占据了企业宝贵的物理空间，增加了管理成本。而且，档案的存储和保管需要专业的人员和设备，一旦管理不善，就容易出现档案损坏、丢失等问题，给企业带来合规风险。
此外，档案的查阅和使用也非常不便。由于实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，工作人员在查阅档案时往往需要花费大量的时间和精力。而且，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产的利用率极低。
智慧钥匙：合思解决方案揭秘
面对该企业的诸多痛点，合思为其量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案。这一方案犹如一把智慧的钥匙，为企业打开了财务数字化转型的大门。
合思的方案具有广泛的档案数据来源，涵盖了电子档案、自研 OA 以及各类业务系统的数据。通过自动封装的 40 多种接口，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。无论是电子发票、银行电子回单，还是内部的凭证、订单等，都能被准确地收集和管理。
在接口传输方面，合思提供了多样化的方式。既可以通过影像支撑，实现快速的数据采集；也可以利用外部设备扫描，将纸质档案转化为电子数据；还支持人工上传，满足不同场景下的需求。这种多样化的传输方式，确保了档案数据能够及时、准确地传输到系统中。
合思的方案实现了自动归档功能，具备智能组单、四性检测等强大功能。在档案管理的各个环节，如电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁以及权限监控等，都进行了精心的设计和优化。通过智能化的管理手段，大大提高了档案管理的效率和质量。在线发票校验在这个方案中也能够更加高效准确地完成。
精细蓝图：实施过程与步骤详解
合思的实施过程就像一幅精细的蓝图，每一个步骤都经过了精心的规划和安排。
首先，合思通过广泛连接异构系统，将各类档案数据进行全面收集。无论是电子档案、自研 OA 系统，还是金蝶 EAS 等业务系统的数据，都被纳入到收集范围之内。通过接口的自动封装，实现了数据的无缝对接，确保档案应收尽收。
接着，利用多样化的接口传输功能，将收集到的档案数据进行安全、高效的传输。影像支撑、外部设备扫描以及人工上传等方式，为数据传输提供了多种选择，满足了不同场景下的需求。在传输过程中，合思采用了先进的加密技术，确保数据的安全性和完整性。
对收集到的档案数据进行智能组单和四性检测等操作。智能组单功能能够根据预设的规则，自动将相关的档案数据进行组合，提高了档案管理的效率。四性检测则确保了档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性。经过检测合格的数据，将被自动归档到相应的档案库中。
建立完善的档案借阅、移交、鉴定、销毁等流程，并进行严格的权限监控。在档案借阅环节，通过电子借阅系统，实现了借阅流程的自动化和规范化。借阅记录实时留痕，方便管理人员进行查询和统计。在档案移交、鉴定和销毁环节，也制定了详细的操作流程和标准，确保档案管理的规范性和安全性。在线发票校验也贯穿于整个实施过程，保障了发票数据的准确性。
显著成效：成果与效益展示
经过一段时间的实施，合思的电子化会计档案管理方案取得了显著的成果和效益。
年均 60 万 + 的会计凭证和 36 万 + 的银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状的管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。工作人员无需再花费大量的时间和精力进行纸质档案的录入、装订和保管，而是可以将更多的精力投入到数据分析和决策支持等核心工作中。
档案的查阅效率得到了极大的提高。通过多维度穿透查询功能，工作人员可以快速、准确地找到所需的档案信息。以电子借阅为主的方式，简便高效，不仅减少了档案查阅的时间成本，还提高了档案的利用率。在线发票校验的高效执行，也让财务数据更加准确可靠。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生了个位数增长，管理效能得到了大幅提升。这意味着企业在不增加大量人力成本的情况下，能够处理更多的业务，提高了企业的竞争力。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业无需再为大量的实物档案寻找存储空间，也减少了档案管理的人力和物力投入。企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。
高度认可：客户评价与反馈
企业财务相关负责人对合思的方案给予了高度评价。他表示，通过与合思合作，企业实现了财务数据自动化率的大幅提升。在企业规模不断扩张的情况下，财务人员数量增长较少，管理效能显著提高。这充分体现了合思方案的优势和价值。
该负责人对合思的全生命周期电子化会计档案管理方案给予了肯定。他认为，该方案有效解决了企业在档案管理方面的痛点，提高了档案管理效率和质量。通过智能化的管理手段，企业的档案管理更加规范、安全，为企业的发展提供了有力的支持。
同时，该负责人也认可合思在技术创新和服务支持方面的能力。他表示，合思的技术团队不断进行创新和优化，为企业提供了先进的解决方案。而且，合思的服务团队始终保持着专业、高效的服务态度，能够及时响应企业的需求，为企业提供全方位的服务支持。
该负责人强调，合思的方案符合企业的发展需求，帮助企业在财务数字化转型方面迈出了重要一步。他对未来继续与合思合作充满信心，相信通过双方的共同努力，能够进一步提升企业的财务数字化水平，为企业的可持续发展提供有力保障。在线发票校验在合思方案的助力下，也让企业的财务工作更加顺畅。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘出更多的净利润。合思具有强大的功能，如差旅申请、商旅线上订购、发票采集等，还提供定制化服务、持续更新升级等优势。
目前，合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一，拥有良好的口碑和市场反响。如果您的企业也在面临财务数字化转型的挑战，不妨选择合思开启财务数字化转型之旅。欢迎广大企业拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com 了解更多信息，还可以免费试用合思的产品和服务，感受其带来的便捷与高效。
