在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业不得不直面“数字化凭证时代”带来的新课题。数电票以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息，这对企业的信息化建设提出了更高要求，专业的“电子会计档案管理平台”成为企业适应新时代财务档案管理的关键。
与此同时，纸电混合时代的到来，让企业各层级人员深受传统纸质档案管理之苦。企业高管需应对纸质档案管理成本高昂、占地空间大以及档案数据难以分析利用等问题；财务人员则在海量档案数据整理、手动匹配核对等繁琐工作中耗费大量时间和精力；业务人员在报销纸质票据时，也面临着流程繁琐的困扰。此外，纸质档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题，如纸质凭证输出耗材成本高、手工装册归档工作量大、电子会计凭证文件缺乏有效管理手段等。
好在国家政策为企业电子会计档案管理指明了方向，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，全面无纸化时代已经到来。企业需要关注档案全生命周期管理闭环，以适应这一发展趋势。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业解决财务档案管理难题提供了有力支持。
合思档案：财务数智化的领航者
合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的一款领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，多年来一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务，涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等领域。它提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，合思档案实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，致力于服务未来财务人，助力企业实现业财融合，解放双手释放人的创造力，让有限资源发挥更大效益。
核心功能：智能高效的档案管理利器
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智能采集：多元数据一网打尽
在智能采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，并预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，能满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案提供多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，以及自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。 -
智能制档：精准关联高效整合
智能制档是合思档案的一大亮点。它支持会计档案关联规则可视化配置，能够自动关联匹配及组装不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员查询和分析。此外，合思档案还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。 -
档案管理：精细管控灵活拓展
合思档案在档案管理方面表现出色。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、设置表单主键等，能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。 -
档案应用：多维检索便捷追溯
档案应用功能上，合思档案的多维检索可满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。一站式预览，穿透联查功能智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。同时，它支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件，实现档案数据资产化，档案借阅服务借阅过程透明化，一键到期催还。
优势凸显：对比传统更胜一筹
与传统档案管理方式相比，合思档案在成本节约、效率提升、合规性保障等方面具有显著优势。
在成本方面，合思档案为企业解决了内外交困的档案管理问题，可70%节约纸张成本，75%节约整理成本。例如，某企业原来年用纸张314,500张，使用合思档案后减少了打印；某集团原来每月专人专岗负责回单初制、打印及组装，平均每月耗费3 – 5人天，使用合思档案后整理匹配效率提升80%，纸张打印成本减少100万张纸/年。
效率提升上，合思档案可实现90%的检索效率提升。以某企业为例，原来总分公司查找会计凭证耗费810小时/年，分公司整理验收单耗时2323.39小时/年，使用合思档案后，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，1分钟快速定位数据。
合规性保障方面，合思档案应收尽收，“四性检测 + 业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。它符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理有保障，通过多项认证，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，国家四部委官方试点100%成功验收，在票据合规审计方面也能为企业提供有力支持。
实际案例：见证合思档案的卓越成效
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案例一：海量单据企业的管理变革
某企业年单据量达2.6亿，会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化的解决方案。管理成效显著，实现了业财一体，管理自动化，流程精简，降本增效。如凭证总量14W + ，单据总量50W + ，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。在票据合规审计中，合思档案的精准匹配和高效管理为审计工作提供了有力支持。 -
案例二：集团型企业的标准化之路
某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。如整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，在票据合规审计中能够快速准确地提供合规档案资料。 -
案例三：低效档案管理企业的逆袭
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主存在诸多问题。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一；业务检测方案能快速核查档案关系链条和数据金额；跨系统调阅方案可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效实现统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为票据合规审计提供了全面准确的数据支撑。 -
案例四：教育集团的数字化转型
某教育集团业务系统多，数据隔离，纸质票据处理困难，实物存档占用空间且易损坏，档案整理复杂，利用不便。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，在票据合规审计中大大提高了审计效率。
未来展望：携手合思共创数字化未来
合思档案在企业财务档案管理中发挥着重要作用，它助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，将持续为客户提供优质的产品和服务。
合思档案将不断迭代升级，满足企业日益增长的数字化管理需求，携手企业在数字化浪潮中共同发展，创造更大的价值。如果您想体验合思档案带来的高效档案管理服务，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。
