在数字化浪潮席卷而来的当下，电子凭证的数字化转型正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启了全面数字化电子发票的推广使用；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧随其后，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措如同强力的助推器，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这一时代背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了行业发展的趋势和企业的需求，及时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它就像一把精准的钥匙，为企业打开了电子凭证数字化转型的新大门，助力企业在数字化浪潮中破浪前行。下面，我们通过好想你健康食品股份有限公司的真实案例，来深入了解合思档案的强大功能和显著价值。
红枣巨头遭遇传统档案管理瓶颈
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路砥砺前行，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军企业。然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益复杂，传统的档案管理模式逐渐成为了企业发展的掣肘。
在财务归档环节，工作人员需要花费大量的时间来仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都要经过反复核对，每一个数据都要进行精确匹配，这不仅耗费了大量的人力和时间，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，后续的查找和补救工作更是繁琐至极，严重影响了财务工作的效率和准确性。
纸质档案的存储和管理也存在着诸多问题。它们受限于时间和空间的限制，查找一份档案往往需要耗费大量的时间和精力。工作人员需要在堆积如山的档案中逐一查找，有时甚至需要花费数天的时间才能找到所需的档案。而且，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找的功能，这在很大程度上影响了企业的工作效率和决策速度。
此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行档案的整理、保管和借阅登记等工作，这无疑增加了企业的运营成本。在当前经济环境下，企业迫切需要一种更加高效、便捷、低成本的档案管理解决方案。
合思档案解锁高效档案管理新密码
面对好想你健康食品股份有限公司在传统档案管理模式下遇到的种种困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套完善的解决方案——合思档案。
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。它将电子凭证的开具、接收、报销、入账、归档等全流程各环节的数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需轻轻点击鼠标，就可以实现一键联查，快速获取所需的信息。这不仅大大提高了财务工作的效率，还减少了人为错误的发生，确保了财务数据的准确性和一致性。
在审计方面，合思档案实现了自动组装，审计便捷。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员可以通过电子档案快速查阅相关信息，进行数据分析和比对，减少了对纸质档案的依赖和查找时间。同时，电子档案的可追溯性和安全性也为审计工作提供了有力的保障。
为了解决电子与实物档案匹配的问题，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。查阅者在查询电子档案时，系统可以自动定位实物档案的位置，方便快捷地获取所需的档案资料。这一功能不仅提高了档案的查阅效率，还减少了档案遗失和损坏的风险。
数据见证合思档案卓越成效
好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案后，取得了显著的成效。通过一系列的数据对比，我们可以清晰地看到合思档案为企业带来的巨大价值。
在人工耗时方面，合思档案帮助企业减少了90%的人工耗时。原本需要大量人力进行的档案整理、核对和查找工作，现在通过合思档案的自动化处理，大大节省了人力成本和时间成本。员工可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和企业的整体竞争力。
总部接收管理耗时也大幅减少。合思档案实现了电子凭证的实时传输和共享，总部可以及时获取各部门的财务信息，减少了信息传递的时间和成本。与使用合思档案之前相比，总部接收管理耗时减少了80%，提高了总部对各部门的管控能力和决策效率。
借阅管理方面，合思档案同样表现出色。通过虚拟档案库房和二维码技术，借阅者可以快速准确地找到所需的档案资料，借阅管理耗时减少了67%。这不仅提高了档案的利用率，还方便了员工的工作。
从成本角度来看，合思档案预计为企业减少综合成本20万元/年。这主要体现在减少了纸质档案的存储和管理成本、人力成本以及提高工作效率带来的间接成本节约等方面。在当前经济环境下，企业的每一笔成本节约都显得尤为重要，合思档案为好想你健康食品股份有限公司的可持续发展提供了有力的支持。
合思档案引领电子凭证数字化转型新潮流
合思档案的出现，为企业的电子凭证数字化转型提供了有力的支持。它实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，推动了企业的数字化和绿色化协同转型。在数字化方面，合思档案提高了企业的工作效率和管理水平，为企业的决策提供了更加准确、及时的数据支持；在绿色化方面，减少了纸质档案的使用，降低了企业的运营成本和对环境的影响，符合现代企业可持续发展的理念。
展望未来，电子凭证数字化转型的趋势将不可阻挡。随着科技的不断进步和政策的不断完善，越来越多的企业将加入到电子凭证数字化转型的行列中来。合思档案作为电子会计档案管理领域的佼佼者，将继续发挥其专业优势，为更多的企业提供优质的产品和服务。
我们希望更多的企业能够借助合思档案，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。如果您想了解更多合思档案的信息和案例，欢迎拨打我们的电话：400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址：www.hosecloud.com。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身感受它的强大功能和卓越价值，开启企业电子凭证数字化转型的新篇章。
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