在当今竞争激烈的商业环境中，专精特新企业的发展备受关注。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，并于2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。动力源的发展历程，代表着众多专精特新企业在不断探索前行，而在这个过程中，财务数字化转型，尤其是采购订单管理的数字化，成为了关键课题。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其先进的技术和解决方案，正助力众多专精特新企业在采购订单管理等方面实现财务数字化转型。
动力源业务困境：采购订单管理难题凸显
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，先后自建了费控系统、采购管理系统等。然而，随着业务的不断拓展，采购订单管理等方面的问题逐渐凸显。
整体流程复杂且系统壁垒高，与预期的转型效果差距较大。多系统操作让员工体验极差，在采购订单管理中，申请单需要员工在各系统间频繁切换提交，这不仅浪费时间，还容易出现错误。财务人员在处理报销数据时，需要手工录入，发票验真、查重也都是手工进行，大量的基础工作占据了他们的大部分时间，使得在采购订单成本核算等重要工作上精力不足。
系统的割裂导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息在多个系统分散管理，无法及时联动，这在采购订单管理中体现得尤为明显。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握采购订单的相关数据信息，也就难以做出及时有效的决策。
动力源业务覆盖面广、报销模式复杂，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。采购涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了采购订单管理的难度。
合思解决方案：采购订单管理新突破
合思针对动力源在采购订单管理等方面的痛点，提供了一系列行之有效的解决方案。
首先是数据同步，将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这一举措实现了采购订单支出成本的实时归集和统计，让管理者能够随时了解采购订单的成本情况，为决策提供有力支持。
合思推出的无需报销模式为采购订单管理带来了极大的便利。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单&差标管控，消费即合规。在采购环节，业务人员可以更加专注于采购业务本身，而无需为报销问题烦恼。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，大大提高了采购订单管理的效率和准确性。
合思系统强大的连接能力也是其优势所在。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在采购订单管理中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。
方案实施步骤：采购订单管理逐步优化
合思解决方案的实施过程有条不紊，从采购订单管理的基础环节开始逐步优化。
第一步是系统集成，完成HR系统、BPM系统与合思费控的数据同步。这是采购订单管理数字化转型的基础，通过数据同步，实现了各系统之间的信息共享，为后续的流程优化奠定了基础。
第二步是推广无需报销模式。引导员工在因公采购等消费时使用合思商城，享受免垫资、免开票等便利。这一模式的推广，不仅提高了员工的工作效率，还规范了采购流程，减少了不必要的麻烦。
第三步是优化系统连接。利用Open API和自定义流程引擎技术，实现业务数据跨系统同步应用。在采购订单管理中，这意味着采购信息能够及时准确地在各个系统之间传递，提高了采购订单的处理速度和质量。
转型显著成效：采购订单管理质的飞跃
合思解决方案的实施，让动力源在采购订单管理等方面取得了显著的成果。
多系统集成使得数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。在采购订单管理中，员工能够更加便捷地提交采购申请，采购流程更加顺畅。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的手工录入和发票校验等工作中解放出来，有更多的精力投入到采购订单成本分析等更有价值的工作中。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了填报时间，简化了采购订单报销流程。因公采购多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在采购过程中更加轻松。
财务审批有了依据，费控更合规，结算更统一。在采购订单管理中，财务人员能够根据系统提供的准确数据进行审批，确保采购费用的合理性和合规性。从手动制作单据到智能制单，节省了大量精力，让财务人员能够专注于核心业务。
动力源高度评价：采购订单管理合作典范
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，尤其是在采购订单管理方面，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务，进一步优化采购订单管理等财务流程。
合思凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，已帮助众多专精特新企业在采购订单管理等方面实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也在为采购订单管理等财务问题困扰，诚邀您加入合思，开启财务数字化转型之路，现在即可免费试用，体验合思为您带来的全新变革。
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