合思档案：开启企业财务档案管理数字化新时代

在当今数字化浪潮席卷的商业世界，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业不得不直面财务档案管理的新难题，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这一切都迫切需要企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代背景下，企业不同角色都在财务档案管理中遭遇了重重困境。企业高管们头疼于纸质档案管理成本高昂，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据折磨，整理工作耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的流程繁琐，耗费了他们大量的时间和精力。

同时，纸质档案还存在着诸多弊端。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室、档案柜等存储空间的巨大需求。高隐形成本则表现为手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法得到有效利用。更令人担忧的是高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

即便企业在推行数字化的过程中，通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能摆脱纸质文件储存的困扰，数据存储的线下载体也影响了企业的全面数字化进程。差旅报销和财务一致性也在这样的混乱管理中难以保证。

合思档案解决方案：精准适配不同角色需求

合思档案为企业带来了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

助力高管决策数智化

对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的助手。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策实现数智化。通过数字化手段，合思档案可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现企业的绿色低碳运营，打响数字化转型的决胜之战。在差旅报销和财务一致性方面，它能提供准确的数据支持，让决策更加科学合理。

解放财务人员双手

对于归档员/财务人员来说，合思档案是他们告别重复低价值工作的救星。它使得档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，让财务人员能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。在处理差旅报销相关的财务档案时，能够快速准确地进行整理和核对，确保差旅报销和财务一致性。

简化外部审计流程

对于外部审计工作，合思档案实现了审计不进档案室的便利。它让档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限也能一键下放和回收，财务人员无需再与审计人员重复沟通、补充审计资料。这大大提高了审计效率，也有助于保证差旅报销和财务一致性在审计过程中的体现。

合思档案功能概览：全生命周期管理利器

智能采集：多元途径汇聚数据

合思档案的功能涵盖了电子会计档案的全生命周期管理。在智能采集方面，外部生态拥有规则引擎、业务映射等，内部则有EAI插件、API接口等。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式。在差旅报销数据采集上，能够全面、准确地收集相关信息，为保证差旅报销和财务一致性奠定基础。

预归档服务：自动检测确保合规

预归档服务具备自动归档、业务检测等功能，能够提前对档案数据进行检测和处理，确保档案的合规性和准确性。在处理差旅报销相关档案时，能够及时发现问题并进行纠正，保证差旅报销和财务一致性。

基础管理：精细掌控档案信息

基础管理包括档号管理、账套管理等，能够对档案信息进行精细的掌控和管理。通过合理的档号管理和账套管理，方便对差旅报销相关档案进行分类和查询，进一步保障差旅报销和财务一致性。

档案服务：便捷查询提升效率

档案服务提供身份调查、全文检索等功能，方便用户快速查询所需档案信息。无论是查询差旅报销的具体票据还是相关财务凭证，都能快速准确地找到，提高了工作效率，也有助于保证差旅报销和财务一致性。

统计分析：洞察数据价值

统计分析涵盖进销项统计、资金统计等，能够帮助企业深入洞察档案数据的价值。通过对差旅报销数据的统计分析，企业可以了解差旅费用的支出情况，发现潜在问题，优化财务管理，确保差旅报销和财务一致性。

应用层：拓展档案应用场景

应用层包括辅助审计、证据方案库等，拓展了档案的应用场景。在审计过程中，能够提供准确的差旅报销相关证据，保证审计的顺利进行，进一步体现差旅报销和财务一致性。

合思档案核心亮点：合规降本高效并行

全流程合规闭环管理

合思档案实现了电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理，确保应收尽收。“四性检测”和“业务检测”满足了财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现了归档即合规。这为企业的财务档案管理提供了坚实的保障，也为保证差旅报销和财务一致性提供了有力支持。

显著降本增效

它能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现70%的纸张成本节约，75%的整理成本节约，90%的检索效率提升，以及100%的管理合规性。在差旅报销管理方面，同样能够降低成本、提高效率，保证差旅报销和财务一致性。

打破空间限制自由调阅

合思档案打破了物理空间的限制，用户可以在线自由调阅档案。它预置规则引擎，能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，还能自由穿透档案链。这使得差旅报销相关档案的查询和使用更加便捷，有助于保证差旅报销和财务一致性。

权威认证实力保障

合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，并且在国家四部委官方试点中100%成功验收。这些权威认证充分证明了其产品的实力和可靠性，也让企业在使用过程中更加放心，能够更好地保证差旅报销和财务一致性。

合思档案价值体现：释放企业数据活力

降本增效收紧钱袋子

合思档案能够显著降本增效，让企业更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别了传统手工归档，档案无需打印，在差旅报销管理方面，也能减少不必要的开支，保证差旅报销和财务一致性。

补齐信息化建设短板

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。这有助于企业实现更高效的财务管理，也能更好地保证差旅报销和财务一致性。

激活数据实现价值

它让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的利用，释放了数据价值。通过对差旅报销数据的分析和利用，企业可以优化差旅政策，提高财务管理水平，保证差旅报销和财务一致性。

资源重组提升效益

合思档案实现了企业资源的重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升。在差旅报销管理中，能够整合各方资源，提高工作效率，保证差旅报销和财务一致性。

合思档案典型使用场景：满足多元需求

多维度档案调阅场景

合思档案提供多维度、多视角、多渠道的档案调阅场景，满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。在差旅报销档案调阅方面，能够快速准确地找到所需信息，保证差旅报销和财务一致性。

数电票全流程自动化场景

为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作。在差旅报销涉及数电票的情况下，能够实现全流程自动化处理，保证差旅报销和财务一致性。

实物档案全流程管理定位场景

在“纸电混合”阶段，基于会计档案原文件保管要求，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。对于差旅报销中的纸质票据等实物档案，能够进行有效的管理和定位，保证差旅报销和财务一致性。

大数据处理场景

数电票时代到来，企业内外部产生的电子数据呈爆发式增长，传统的数据管理方式已无法满足海量电子数据的存储与应用需求。合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。在处理大量差旅报销数据时，能够高效准确地进行管理和分析，保证差旅报销和财务一致性。

合思档案成功案例：实践验证实力

案例一：亿级单据企业的高效转型

某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低等成效。在差旅报销管理方面，也实现了高效准确的处理，保证了差旅报销和财务一致性。

案例二：重型装备制造商的绿色变革

某世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。在差旅报销管理中，也优化了流程，保证了差旅报销和财务一致性。

案例三：企业档案管理的全面升级

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案单套制管理方案通过数据集成、业务检测、跨系统调阅等方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在差旅报销管理方面，提升了效率和准确性，保证了差旅报销和财务一致性。

案例四：教育集团的高效财务管理

某中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等方面存在低效的档案管理问题。合思档案单套制管理方案通过数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在差旅报销管理中，也实现了流程的优化和效率的提升，保证了差旅报销和财务一致性。

合思档案市场定位与差异化优势：行业领先之选

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。合思创立于2014年，是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。它秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

合思服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。其自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放。这些优势使得合思档案在保证差旅报销和财务一致性方面具有独特的竞争力。

展望未来：携手合思开启新征程

合思档案凭借其卓越的解决方案、强大的功能、显著的核心亮点、丰富的价值体现、多样的使用场景、成功的实践案例以及独特的市场定位与差异化优势，成为企业财务档案管理的得力助手。它助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断迭代升级，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理解决方案。在保证差旅报销和财务一致性方面，也将发挥更大的作用。

现在就联系合思，拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，免费试用合思档案，体验它带来的便捷与价值，开启企业财务档案管理的新篇章！