在纸电混合的时代浪潮中，企业的档案安全管理正面临着前所未有的挑战。高达90%的企业在财务档案管理方面遭遇难题，企业高管被纸质档案管理的高额成本和数据难以分析利用的困境所困扰；财务人员则需耗费大量精力手动整理和核对海量的档案数据；业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐得让人望而却步。
企业档案安全管理的高成本问题不容忽视。一方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时，档案室、档案柜等存储空间的需求也让企业负担沉重，这是显而易见的显性成本。另一方面，手工装册归档的重复性工作不仅耗费大量人力，查询调阅的条件也十分粗糙，数据无法得到有效利用，隐形成本同样不容小觑。更令人担忧的是，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案可能会损坏，企业面临着巨大的合规风险。
2025年即将实现数电票全覆盖，这给企业的档案安全管理带来了全新的挑战。企业的信息化建设亟待加强，数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。此外，企业在数字化推行过程中，归档和储存环节仍然存在纸质文件储存及数据存储线下载体的问题，这严重影响了企业财务档案管理的合规性和全面数字化进程。
面对这些难题，合思档案解决方案应运而生，它如同一束强光，为企业的档案安全管理照亮了前行的道路。
合思档案解决方案全景呈现
合思档案为企业提供了一套全面且领先的解决方案，包括单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。这些方案能够满足企业在不同场景下的档案安全管理需求，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据和自定义档案的自动匹配，真正做到应收尽收。
其领先的单套制电子会计档案管理平台，具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。它涵盖了电子档案，如发票、单据、凭证、账簿、报表，以及纸质档案的自定义档案和实物备查解决方案。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询；档案扩展解决方案则可灵活扩展业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案。数电票解决方案提供了9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端服务；实物备查解决方案实现了实物档案的免组装和全流程管理，可在线上快速定位并关联线下实物。
核心功能亮点闪耀档案安全管理舞台
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多源采集：灵活高效的数据获取之道
合思档案在多源采集方面表现卓越。它支持接口互联自主采集，通过自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，它也支持手动采集自主补录，可对单张PDF大文件、多张回单/发票进行自动切割，通过自定义配置Excel导入模板实现结构化数据的批量导入。 -
智能制档：规则驱动的高效档案组装
智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能，字段映射通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让查阅更加便捷。 -
档案管理：精准管控与灵活扩展并行
在档案管理方面，合思档案权限管理精准。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护、新增创建等，系统规范预置档号，满足国标档号规则格式。 -
档案应用：多维检索与深度洞察结合
档案应用实现了多维检索，支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。一站式预览穿透联查功能智能搭建多种类型组合关系结构树，实现双向联查、相互追溯。此外，还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。
用户使用合思档案的显著收益
合思档案为企业带来了多方面的显著收益。在当前经济环境下，企业需要更有效地“收紧钱袋子”，合思档案帮助企业彻底告别传统手工归档，档案无需打印，既节约了纸张成本和整理成本，又提升了检索效率，保障了管理的合规性，实现了显著的降本增效。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到了极大提升。企业能够实现资源重组，效益最大化，满足国家政策要求进行合规管理，拥有广泛连接、自动归档、灵活迭代等能力，及时应对各种变化。
典型场景：广泛适用于各类企业
合思档案适用于多种类型的企业。事业单位及院校、央企，如广东某高校、中交集团、上海建工等；行业领军企业，如好想味、金牌厨柜、云海肴等；国家试点企业，如海亮教育科技服务集团、DERLOOK、中大咨询集团等，都能从合思档案的解决方案中受益。
对于年单据量巨大的企业，如年单据量2.6亿的企业，合思档案可以解决会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。集团型企业可通过共享中心统建档案管理系统，解决档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。多系统数据互联的企业，能借助合思档案解决低效的档案管理现状和档案管理痛点，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。
客户成功案例见证合思档案实力
众多客户的成功案例充分证明了合思档案的有效性和可靠性。海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加了18.9倍，而作业人员仅增加了9人，凭证自动化率达到91.6%。
徐福记多地连锁门店、70 + 分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团实现无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统的便利性和安全性给予了肯定。某企业年单据量2.6亿，使用合思档案后实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低，数据指标表现良好。
在企业档案安全管理的道路上，合思档案无疑是企业的得力助手。它能够帮助企业解决内外交困的档案管理问题，无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序了解更多信息。合思秉承以客户为中心的服务理念，能为企业提供全方位的财务数智化服务，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
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