在当今数字化时代，企业的财务档案管理面临着诸多挑战。传统的纸质档案管理办法在电子文件保存和数据安全方面显得力不从心，难以满足现代企业的管理需求。大量的纸质档案不仅占用了大量的空间和人力，增加了管理成本，而且受时间和空间的限制，查找起来极为不便，无法实现实时调阅、同时借阅和精准查找。此外，电子发票的打印、查重和验伪工作耗时费力，还造成了纸张的浪费。这些问题不仅影响了企业的工作效率，也增加了企业的运营成本。
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，深刻理解企业在财务档案管理方面的痛点，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的数字档案管理系统——合思档案。
合思档案：一站式财务数智化服务方案
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业优化财务管理流程，挖掘更多净利润。合思档案实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，有效解决了电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的问题。
核心功能亮点：数字档案管理的智慧之选
合思档案数字档案管理系统拥有众多核心功能亮点，为企业提供了高效、便捷、安全的档案管理体验。
– 全生命周期管理
便捷调阅不打印，混序归集免组装，实现电子会计档案全生命周期管理。系统支持智能采集，通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，快速准确地采集档案信息。同时，提供预归档服务，包括集成服务、规则引擎、元数据服务等，确保档案信息的准确性和完整性。基础管理功能涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等环节，档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，满足企业多样化的档案管理需求。
– 开放式接口互联
系统采用开放式接口互联，支持自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析。这使得企业能够与各种外部系统进行无缝对接，实现数据的快速传输和共享，提高工作效率。
– 智能关联与检测
智能关联，自动组装，四性检测，业务检测，自定义版式文件。系统能够自动识别和关联相关档案信息，实现档案的自动组装和整理。同时，进行四性检测和业务检测，确保档案的真实性、完整性、可用性和安全性。企业还可以根据自身需求自定义版式文件，满足个性化的档案管理要求。
– 精准权限管控
精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求。系统提供严格的权限管理功能，确保只有授权人员才能访问和操作档案信息。档案目录可以根据企业的业务需求进行灵活扩展，水印管理则进一步增强了档案的安全性。档号符合国标要求，方便企业进行档案的管理和查询。
显著收益：降本增效合规运营
使用合思档案数字档案管理系统能给企业带来诸多显著收益。
– 自动化归档与高效利用
自动化归档告别重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。系统能够自动完成档案的归档工作，减少人工干预，提高工作效率。同时，档案信息可以在企业内部实现透明流转，方便各部门进行监控和分析，为企业的决策提供有力支持。
– 降低成本
降低成本，如节约打印成本、存储成本、人力成本等。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，年总节约成本可达338,910元。通过使用合思档案系统，企业可以减少纸张的使用，降低打印成本；减少档案存储空间的占用，降低存储成本；减少人工操作，降低人力成本。
– 提升效率
提升效率，如档案整理匹配效率提升、报销效率提升等。系统的智能采集和处理功能可以大大提高档案整理匹配的效率，同时，线上报销流程可以提高报销效率，减少员工的等待时间。
– 合规经营
实现合规经营，保证财务档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，满足会计电子档案管理法规。合思档案系统严格遵循相关法规要求，确保财务档案的原生性存储和安全性，帮助企业规避档案管理风险，实现合规经营。
典型应用场景：满足企业多样化需求
合思档案数字档案管理系统具有广泛的应用场景，能够满足企业不同业务环节的档案管理需求。
– 企业财务报销场景
在企业财务报销场景中，员工无需打印单据，通过线上流程完成报销，提高报销效率，降低成本。员工只需在系统中上传相关报销凭证，系统即可自动完成查重、验伪等工作，大大缩短了报销周期。
– 企业审计场景
在企业审计场景中，支持灵活的账户权限配置，审计人员通过专用账号下载所需电子源文件，高效合规地进行审计工作。系统提供严格的权限管理功能，确保审计人员只能访问和下载其权限范围内的档案信息，保证审计工作的合规性。
– 企业档案管理场景
在企业档案管理场景中，实现档案的自动归档、多维检索、一站式预览、在线借阅、异构系统联查等功能，提高档案管理效率和利用价值。系统能够自动将档案信息进行分类和归档，方便企业进行查询和管理。同时，支持多维检索和一站式预览功能，提高档案的利用效率。
– 企业业财融合场景
在企业业财融合场景中，打破业务系统和财务系统的数据壁垒，实现数据的互联互通和共享，提升业财融合水平。系统可以与企业的业务系统和财务系统进行无缝对接，实现数据的实时同步和共享，为企业的业财融合提供有力支持。
客户成功案例：见证合思档案的卓越价值
众多企业已经选择合思档案数字档案管理系统，并取得了显著的成效。
– 好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
– COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。
– 金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案实现档案数据智能化管理，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。
– 帆书使用合思档案后，仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。
这些客户成功案例充分证明了合思档案数字档案管理系统的卓越价值和可靠性，为更多企业提供了借鉴和参考。
在当前经济环境下，企业迫切需要提升财务管理的效率和水平，实现财务数智化转型。合思档案数字档案管理系统凭借其强大的功能、显著的收益和广泛的应用场景，成为企业的理想选择。未来财务用合思，让有限更有效。合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为客户提供优质的服务和支持。已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
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