在企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案管理的重要性日益凸显。企业在数字化进程中，借助 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等，解决了线上业务处理问题。然而，在归档和储存环节，仍未摆脱纸质文件储存的困境，数据存储也依赖线下载体。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自 2014 年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。其基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，合思档案便是其在电子会计档案管理领域的杰出解决方案，有力地保障了财务数据安全性。
市场形势：数电票时代的档案管理新挑战
2025 年数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理面临全新挑战，信息化建设急需加快步伐。目前，全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖，数电票迅速扩张，电子发票的接收也更加合法合规。从部门规章到国家法律，电子档案的法律效力得到全面认可，电子会计凭证可以以电子形式保存，形成电子会计档案，且与纸质会计档案具有同等法律效力。国家政策的支持，为电子会计档案管理创造了良好的市场环境，同时也对企业的财务数据安全性提出了更高要求。
痛点分析：传统档案管理的重重困境
在传统档案管理模式下，企业的不同角色都面临着诸多问题，严重影响了财务数据安全性。
企业高管方面，纸质档案管理成本高昂，不仅需要大量的存储空间，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。这使得企业在决策过程中，无法及时获取准确的财务数据支持，增加了决策风险。
财务人员面临着巨大的工作压力。档案数据量大，整理工作耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，极大地消磨了工作热情。而且，人工操作容易出现错误，影响财务数据的准确性和安全性。
业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐且耗费时间。这不仅降低了工作效率，还可能导致票据丢失或损坏，影响财务数据的完整性。
企业整体还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本包括纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本体现在手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险则表现为电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。这些问题都对财务数据安全性构成了威胁。
解决方案整体策略概述：合思档案的全方位应对
合思档案针对企业在传统档案管理中面临的痛点，提供了领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，有效保障了财务数据安全性。
合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它针对不同角色（CEO/高管、归档员/财务、外部审计）提供不同的解决方案，助力企业实现财务档案管理的数字化转型，让企业在各个层面都能更好地管理和保护财务数据。
核心模块：合思档案的强大功能保障财务数据安全性
- 智能采集：灵活高效的数据获取
基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式 Open API 实现快速集成。预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，能够满足不同场景的采数需求。此外，还支持手动采集和自主补录零散会计资料，确保所有财务数据都能被准确采集，保障了财务数据的完整性和安全性。 - 智能制档：精准关联与数据检测
合思档案的会计档案关联规则可视化配置功能，能够让不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。它还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，从多个维度保障归档数据真实、完整、安全、可用，进一步提升了财务数据安全性。 - 档案管理：精细管控与灵活配置
权限管理方面，合思档案精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。这使得企业能够根据不同员工的职责和需求，合理分配档案访问权限，防止财务数据泄露。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类和字段维护。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，方便企业对档案进行有序管理，保障财务数据的规范性和安全性。 - 档案应用：便捷查询与深度追溯
多维检索功能满足了企业多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。这使得企业能够快速准确地获取所需的财务数据，提高工作效率，同时也有助于及时发现和解决财务数据中的问题，保障财务数据安全性。
竞争优势：合思档案的独特魅力
合思档案在保障财务数据安全性方面具有独特的竞争优势。
在实物档案管理方面，它通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。这使得企业能够更好地管理实物档案，减少因实物档案管理不善而导致的财务数据丢失或损坏的风险。
合思自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。这使得合思档案在处理复杂的财务数据时更加高效准确，进一步保障了财务数据安全性。
大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，提高档案管理效率、释放档案数据价值。这使得企业能够快速处理和分析大量的财务数据，及时发现潜在的风险，保障财务数据安全性。
成功案例：合思档案的实践验证
某企业年单据量达 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。如凭证总量达 14W +，单据总量达 50W +，数据加载 30s，关联匹配 15min 等。这不仅提高了企业的工作效率，还保障了财务数据的准确性和安全性。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。通过合思档案的应用，该企业有效地保障了财务数据安全性，提升了整体管理水平。
结尾：选择合思档案，开启数字化转型之旅
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，全方位保障财务数据安全性。
合思档案在全国多个城市设有服务地点，提供电话、网站等多种联系方式，还有微信公众号和小程序，为企业提供全面的服务支持。如果您想体验合思档案带来的便捷和高效，保障企业的财务数据安全性，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的数字化转型之旅。
