在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。海亮教育科技服务集团，作为世界500强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，国内教育服务提供商的引领者，一直致力于成为全球优质教育服务的引领者。然而，随着企业的蓬勃发展，在财务档案管理等方面，尤其是记账凭证保存，面临着诸多棘手的问题，急需一套高效的解决方案。
业务迷雾：海亮教育的财务痛点剖析
海亮教育的业务版图不断拓展，这也带来了业务和财务系统的复杂局面。企业拥有多个业务、财务系统，且彼此独立，数据犹如一座座孤岛，无法实现互通。在记账凭证保存方面，结构化数据的提取变得异常困难，电子发票的打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。
实物档案资料的存储更是成为了企业的一大负担。大量的实物档案占用了大量的物理空间，企业不得不设立专人进行管理，这无疑增加了管理成本。而且，实物档案损坏的情况时有发生，让企业面临着较大的风险。在记账凭证保存的流程中，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长久，还容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，每一个环节都需要耗费大量的时间和精力。
更重要的是，企业无法最大化发挥档案的价值。实物凭证明与业务分散，在记账凭证保存后，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅不留痕，无法实现多人借阅，档案资产的利用效率极低。
智慧领航：合思的定制化解决方案
针对海亮教育的这些痛点，合思为其量身定制了一套全面的解决方案。在记账凭证保存方面，档案数据来源广泛且高效。一方面，通过先进的OCR技术，自动识别和整理各类文档信息，将电子档案进行精准处理；另一方面，将实体文件扫描或拍照转换为数字形式，形成实物档案数字化副本。
会计类档案管理范围广泛，涵盖了内部的各种报告、合同等，以及外部的客户、供应商等的往来函件和信息记录。合思的自动归档功能如同一位智能管家，根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性，为记账凭证保存提供了坚实的保障。
此外，合思还提供了自助OA在线平台，让员工可以方便地提交申请并进行审批流程。同时，集成了强大的财务管理功能，支持企业的日常运营和管理活动，使记账凭证保存与企业的整体运营更加紧密地结合在一起。
精细筑梦：解决方案的实施步骤
合思解决方案的实施过程严谨而有序。首先，对原有的纸质档案进行数字化处理，将这些宝贵的资料转化为便于保存和使用的数字形式，为记账凭证保存奠定了良好的基础。
接着，搭建电子会计档案平台，通过OCR技术识别电子档案信息，扫描实物档案形成数字化副本。这个平台就像一个数字化的仓库，将所有的档案信息进行集中管理。
然后，配置自动归档规则，将收集到的数据进行分类和处理。这些规则如同精密的算法，确保每一份记账凭证都能准确地找到自己的“归宿”。
最后，集成自助OA和财务管理系统，实现业务流程的线上化和财务管理的智能化。这样一来，企业的运营效率得到了极大的提升，记账凭证保存也更加便捷和高效。
成效显著：转型后的卓越成果
经过合思解决方案的实施，海亮教育在记账凭证保存以及整体财务档案管理方面取得了显著的成果。档案整理匹配效率提升了90%，大大提高了工作效率。员工再也不用花费大量的时间在繁琐的档案整理工作上，能够将更多的精力投入到核心业务中。
存储空间减少了72%，降低了存储成本。企业不再需要为大量的实物档案寻找存储空间，节省了宝贵的办公空间。每年纸张打印成本节约了3万元，这不仅节省了费用，还响应了环保的号召。
财务人力减少了3人，实现了人力成本的优化。企业可以将这部分人力投入到更有价值的工作中，提升企业的整体竞争力。
高度赞誉：海亮教育的真诚反馈
海亮教育对合思的解决方案给予了高度评价。自动封装接口数量增加了40多个，降低了开发成本并提高了集成度。这使得企业的系统更加稳定和高效，记账凭证保存也更加安全可靠。
广泛连接业务、财务异构系统，档案应收尽收，实现了数据的全面管理。在记账凭证保存方面，企业能够更加准确地掌握每一份凭证的信息，为企业的决策提供了有力的支持。
自动组装便捷借阅，以电子会计档案为核心形成多向网状管理结构，提高了档案的利用效率。员工可以方便地借阅和查询记账凭证，大大提高了工作效率。
档案多维度穿透查询，电子借阅为主简便高效，自动化作业，降本增效，财务数据自动化率达到99.96%，不再需要手动处理大量事务性工作，节省了时间和资源。这让企业的财务工作更加轻松和高效，记账凭证保存也更加规范和科学。
在当前经济环境下，企业的财务数智化转型势在必行。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，能够为企业提供全方位的财务数智化服务。众多企业已经通过合思实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
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