在高端制造行业，有这样一家专精特新的上市公司，它拥有 3000 + 员工和 10 + 子公司，规模不可谓不大。然而，在差旅及费控管理方面，这家企业却经历了一段坎坷的探索之路。起初，财务人员只能通过手工登记 Excel 表格来管理差旅费用，后来尝试使用原有 TMC 平台，再到 OA + 自研费控系统，可都未能取得理想的效果。企业在差旅及费控管理上的痛点日益凸显，而合思的出现，为其带来了全新的解决之道。下面，我们就来深入了解这家企业的故事，以及合思在预算控制策略方面发挥的重要作用。
业务迷雾：现状痛点大揭秘
-
员工报销：流程漫长体验差
员工是企业差旅活动的直接参与者，而他们在报销环节却遭遇了诸多难题。多系统操作让员工晕头转向，且系统不支持移动端，无论员工身处何地，都必须通过特定的电脑设备来完成报销流程。更让员工头疼的是个人垫资问题，出差在外本身就需要花费大量资金，还要自己先垫付费用，这无疑增加了员工的经济压力。而且，传统的纸质借款申请繁琐又低效，报销时效更是长达 2 个月之久。漫长的报销流程让员工的体验感极差，极大地影响了他们的工作积极性。在预算控制策略中，员工报销环节的顺畅与否直接关系到企业的资金流转和员工满意度。 -
财务困局：低价值工作耗时间
财务部门在企业的差旅及费控管理中承担着重要职责，但在这家企业中，财务人员却被大量低价值的工作所困扰。手工做账不仅效率低下，还容易出现错误；手动验真查重需要耗费大量的时间和精力；超标核对更是麻烦，财务人员需要仔细比对每一项费用，确保其符合企业的标准。这些低价值的工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无法将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。有效的预算控制策略能够帮助财务人员摆脱这些繁琐的工作，提高工作效率。 -
老板之忧：数据缺失决策难
对于企业老板来说，实时掌握业务数据至关重要。然而，在这家企业中，老板只能依靠人工统计分析来获取费用数据，这导致费用居高不下，却无法及时找出问题所在。由于缺乏准确的数据分析，老板在进行管理决策时缺乏数据基础，难以制定出科学合理的预算控制策略。企业的费用管理陷入了一种盲目状态，无法实现有效的成本控制和资源优化配置。
破局之钥：合思解决方案登场
-
员工无忧：移动端申请免垫资
合思为该企业提供了一套全面的解决方案，首先在员工报销方面进行了优化。员工可以通过移动端进行申请，无论身处偏远地区还是网络信号不佳的地方，都能随时随地提交申请。合思商城更是为员工提供了便捷的消费体验，在商城消费不仅可以免垫资开票，而且供应商覆盖面广，即使是下沉市场也能轻松买到车票、酒店等所需商品。对于长期出差的员工来说，再也不用担心借款、报销等问题，真正实现了差旅消费的无忧化。这种便捷的消费模式有助于企业更好地实施预算控制策略，规范员工的消费行为。 -
财务减负：月底一次对账自动化
在财务方面，合思实现了月底 1 次对账和入账自动化操作。以往繁琐的对账工作，现在 1 月 1 次即可完成，子对账单拆分、发起审核、发起结算、发票绑定、凭证生成等全部由系统自动完成。这大大节省了财务人员的时间和精力，让他们能够从低价值的工作中解脱出来，专注于更重要的财务分析和决策支持工作。通过自动化的对账和入账操作，企业能够更加准确地掌握费用情况，为预算控制策略的制定提供有力的数据支持。 -
管理洞察：数据监测优化标准
合思还为企业提供了管理洞察和数据监测功能，多种差旅数据分析看板让企业能够深入洞察员工的差旅行为。通过对这些数据的分析，企业可以发现差旅过程中的问题和潜在的优化空间，从而优化差旅标准，节省成本。例如，通过分析员工的住宿费用数据，企业可以发现哪些地区的住宿费用过高，进而调整该地区的差旅标准。这种基于数据的预算控制策略能够帮助企业更加精准地控制费用，提高资源利用效率。
落地之策：解决方案实施步骤
-
签约合思：打通全流程通道
企业与合思签约后，借助合思费控、合思商城、ERP 互联、银企直连等产品，成功打通了申请 – 消费 – 对账 – 开票全流程。这意味着企业的差旅及费控管理实现了一体化，各个环节之间的信息流通更加顺畅，避免了信息孤岛的出现。在预算控制策略的实施过程中，全流程的打通能够确保费用数据的及时准确传递，为企业的预算管理提供有力的保障。 -
核心功能：优化差旅费控管理
合思平台的一系列核心功能在差旅及费控管理的优化中发挥了重要作用。预算预占用功能可以提前对费用进行规划和控制，避免超预算支出；费用标准校验和行程重叠校验能够确保员工的费用支出符合企业的规定，防止不合理的费用产生；订单占预算和差标校验功能可以实时监控费用的使用情况，及时发现并纠正问题；对账结算中心、统一结算、统一开票等功能实现了费用结算的规范化和自动化；自动生成凭证功能减少了财务人员的手工操作，提高了工作效率；合思 BI·差旅分析功能则为企业提供了深入的数据分析和洞察，帮助企业制定更加科学合理的预算控制策略。
成效显著：成果效益大丰收
-
员工满意：报销效率大幅提升
通过合思的解决方案，员工报销效率提升了 300%。原本漫长的报销流程变得快捷高效，员工再也不用为报销问题而烦恼。这不仅提高了员工的满意度，还让员工能够更加专注于工作，为企业创造更多的价值。在预算控制策略的实施过程中，员工满意度的提高有助于减少员工的流失率，降低企业的人力成本。 -
财务高效：人力成本大幅降低
财务部门也从合思的解决方案中受益匪浅，财务人力成本降低了 50%。财务人员不再被低价值的工作所困扰，能够将更多的精力投入到财务分析和决策支持工作中。这不仅提高了财务工作的效率，还为企业的预算控制和财务管理提供了更加专业的支持。
客户赞誉：行动号召正当时
该客户对与合思的合作给予了高度评价，称“与合思合作真正实现了‘有求必应、一拍即合’。面对复杂的需求，可以第一时间解决，不会因为事情复杂而放弃，做到‘有求必应’。在工作方法及管理理念上，双方团队能产生共鸣，实现‘一拍即合’”。
如果您的企业也面临差旅及费控管理的难题，不妨免费试用合思敏捷的财务收支管理平台，体验先进的预算控制策略带来的变革。您可以拨打 400 – 999 – 8293 或访问 www.hosecloud.com 了解更多信息。让合思助力您的企业实现差旅及费控管理的升级，开启高效、精准的预算管理新时代。
