在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的运营模式正经历着深刻变革。特别是随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战。档案管理重要性愈发凸显，传统的纸质档案管理方式已难以适应新时代的要求。
在纸电混合时代，企业面临着诸多痛点。企业高管会发现，纸质档案管理不仅成本高昂，包括纸质凭证输出的耗材成本以及巨大的存储空间需求，还存在数据难以分析利用的问题。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作耗费大量时间，而且需要手动逐一匹配、核对确认。业务人员在报销纸质票据时，也面临着繁琐的流程。此外，纸质档案管理还存在高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等。
虽然国家政策大力推动电子会计档案的发展，并肯定了电子档案的法律效力，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未完全解决纸质文件储存问题。为了实现企业全面数字化，保证档案原生性至关重要。合思档案产品正是在这样的背景下应运而生，为企业提供了专业的电子会计档案管理解决方案。
领先方案 满足多元需求
档案管理重要性体现在企业运营的各个环节，合思档案深知企业不同的档案管理需求，提供了领先的单套制解决方案和六大场景解决方案。
合思档案的单套制解决方案，如同为企业打造了一个高效的档案管理中枢。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，真正做到应收尽收。在这个方案下，企业可以实现便捷调阅不打印，混序归集免组装。线上一套电子数据管理，让财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，而且会计档案不打印，确保档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案则为企业提供了更广阔的管理空间。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业可以扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，企业能够根据自身管理需求自定义归档目录，满足个性化的管理要求。
证据链完整性解决方案更是独具匠心。通过可视化的规则引擎，它提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，它创造性地提供财务视角下完整性检测方案，保障财务合规。
核心功能 铸就卓越优势
档案管理重要性的实现离不开强大的功能支持，合思档案在数据采集、制档、管理和应用等方面都具有显著的特点。
多源采集功能是合思档案的重要基石。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，同时预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。而且，它还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案提供多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的全面性。
智能制档功能则大大提高了工作效率。通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还具备字段映射功能，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
档案管理功能为企业提供了精细的管理手段。它具备权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，确保档案管理的规范性。
档案应用功能让档案数据的价值得到充分发挥。它实现了多维检索，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。同时，它提供一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。
成功案例 见证实际价值
档案管理重要性在实际应用中得到了充分体现，合思档案在不同企业的应用场景和成功案例，展示了其卓越的实际效果和价值。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业务+财务数据穿透联查、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效。例如，数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，大幅提高了工作效率。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理和利用档案方面存在诸多问题。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
档案管理重要性不言而喻，合思档案秉承以客户为中心的服务理念，能助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点。众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都选择了合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，客户对其效果给予了高度肯定。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序了解更多信息，方便企业咨询和使用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案是企业的优质之选。如果您想亲身体验合思档案的强大功能，不妨点击下方链接免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
