发票电子化服务下，合思档案助力企业财务档案管理升级

在当今数字化浪潮中，发票电子化服务正以前所未有的速度改变着企业的财务管理模式。政策的推动为发票电子化服务的发展按下了加速键，2025 年数电票全覆盖的目标，让企业财务档案管理面临新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。目前，全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖，且电子发票接收在政策上合法合规，2016 年肯定电子会计档案法律效力，2020 年肯定电子凭证法律效力等，这些都为发票电子化服务的全面推行奠定了坚实基础。

然而，传统纸质档案管理在发票电子化服务的大趋势下，显得格格不入，暴露出诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本巨大，不仅需要大量的存储空间来存放档案，而且档案数据分散，未经过系统的汇总整理，难以进行有效的分析利用，这使得企业在决策时缺乏有力的数据支持。财务人员则被繁琐的档案整理工作所困扰，面对海量的档案数据，他们需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥且效率低下。业务人员在出差、招待后进行报销时，纸质票据的报销流程繁琐，耗费大量时间。

同时，纸质档案管理还存在着高成本和高合规风险的问题。从成本方面来看，有高显性成本，如纸质凭证输出需要大量的耗材，同时还需要专门的档案室和档案柜来存储，占用了大量的空间资源；也有高隐形成本，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，导致数据无法得到有效利用。在合规风险方面，由于缺乏有效的管理手段，电子会计凭证文件容易出现管理漏洞，而且纸质档案还可能因不可抗力因素而损坏。

因数电票管理要求的特殊性，如须经过验签、解析，以 XML 格式存档，XBRL 文件要求写入财务入账信息等，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求。合思档案应运而生，为企业提供了全面、高效的解决方案。

合思档案：一站式档案管理解决方案

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。

对于 CEO/高管来说，合思档案就像是企业的“数据宝库”。它可以沉淀数据资产，保障企业的合规管理。通过对财务档案数据的深度挖掘和分析，提升企业财务档案利用效率，助力企业决策数智化。同时，还能提升财务服务效率，降低成本，实现绿色低碳运营，让企业在发票电子化服务的浪潮中占据优势。

对于归档员/财务人员而言，合思档案是他们的“得力助手”。它能大幅提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计人员，合思档案提供了便捷的审计方式。审计人员无需进入档案室，就可以实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员也无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计效率。

合思档案核心功能：智能高效驱动档案管理

• 多源采集：灵活集成，全面汇聚数据
  在发票电子化服务的背景下，企业的数据来源广泛且复杂。合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，还支持自定义数据采集方案，满足企业个性化的需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案也提供了多种便捷的手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入，确保企业的各类数据都能被准确采集。

• 智能制档：精准匹配，高效组装档案
  合思档案的智能制档功能，让档案管理变得更加轻松。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了 90%的人工匹配工作量。同时，还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化，让档案管理更加精准高效。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员查询和分析。

• 档案管理：灵活配置，安全管控数据
  合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义，确保数据的安全性和保密性。同时，支持自定义档案目录分类，维护、新增创建档案字段，设置表单主键，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持新增编号字段和不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，让档案管理更加规范有序。

• 档案应用：多维查询，便捷共享数据
  在档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现一站式预览效果。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，实现可视化盘点档案数据，档案借阅服务让借阅人在线查看、支持下载，管理员借阅过程透明化、一键到期催还，让档案的查询和利用更加便捷高效。

合思档案应用案例：真实场景见证卓越成效

• 海量单据企业：实现业财一体与降本增效
  某年年单据量高达 2.6 亿的企业，在发票电子化服务推进过程中，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本降低，财务人员工作效率大幅提升。

• 集团型企业：标准化管理与成本节约
  共享中心统建的集团型企业，档案管理流程复杂，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理财务信息难整合。合思档案采用单套制管理方案，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

• 多系统互联企业：数据整合与成本节省
  多系统数据互联的企业，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理效率低、易损坏丢失，电子发票和回单存档不合规范。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、业务检测、跨系统调阅。取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

• 教育集团企业：简化流程与高效管理
  中国最大的 K12 民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理、利用方面存在低效问题，如业务系统多数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散无法智能查找等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。发票电子化服务的快速发展，更是让企业对专业的电子会计档案管理平台需求迫切。合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。

合思坚持以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。企业应抓住数字化转型机遇，选择合思档案开启高效财务档案管理之旅。如果您想了解更多关于合思档案的信息，欢迎拨打联系电话 400 – 105 – 6505，访问网站 www.hosecloud.com，也可通过微信公众号和微信小程序了解。现在，您还可以免费试用合思档案，体验其卓越的功能和服务。