在纸电混合时代，企业在文档管理与发票处理方面面临着诸多棘手问题。企业高管为纸质档案管理成本巨大、储存占地过多而烦恼，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这无疑阻碍了企业的决策数智化进程。财务人员则深陷档案数据量大、整理工作枯燥繁复的困境，需手动逐一匹配、核对确认，工作热情和效率大打折扣。业务人员出差、招待后的报销流程也极为繁琐，纸质票据的留存和上交耗费大量时间。
与此同时，企业还承受着高昂的成本和合规风险。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求庞大；隐形成本方面，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件不够精细，数据无法得到有效利用；合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案损坏。这些问题严重制约了企业的发展，如何解决文档管理与发票处理的难题，成为企业亟待解决的问题。
合思档案全场景解决方案
合思档案为企业提供了全面且适应性强的整体解决方案。它拥有领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的文档管理与发票处理需求。通过广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。
对于CEO/高管而言，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，降低档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业打响数字化转型的决胜之战。
对于归档员/财务人员来说，合思档案能够显著提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
此外，合思档案还为外部审计提供了极大的便利。审计无需进入档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通和补充审计资料。
合思档案核心功能亮点
- 多源采集 灵活高效
合思档案的多源采集功能十分强大。它支持接口互联和自主采集两种方式。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。这种灵活高效的采集方式，为企业的文档管理与发票处理提供了极大的便利。 - 智能制档 精准匹配
智能制档是合思档案的一大特色。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。同时，还具备关联检索、全文检索等辅助功能及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。 - 双重检测 保障合规
合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。这一功能为企业的文档管理与发票处理提供了可靠的合规保障。 - 精细管理 灵活扩展
在档案管理方面，合思档案权限管理精准管控。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。
企业使用合思档案的具体收益
- 降本增效 收紧钱袋子
使用合思档案能够显著降本增效，企业可以更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案无需打印，可节约纸张成本、整理成本等。 - 拉通链路 补足信息化空白
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足企业信息化建设的空白，拉通业财税档全链路，实现数据的无缝流转。 - 激活数据 实现价值转化
让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，为企业的发展提供有力支持。 - 资源重组 提升管理能效
实现企业资源的重组，前后端数据同源，流程全息贯通，提升管理能效，实现企业效益最大化。
合思档案典型场景应用
- 单套制方案 开启无纸化管理
单套制解决方案适用于企业实现无纸化档案管理。便捷调阅无需打印，混序归集免组装。业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。 - 档案扩展方案 满足个性需求
档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。 - 证据链完整方案 保障财务合规
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。 - 共享调阅方案 精准查询数据
共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的多种维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。
合思档案客户成功案例
某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。
世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。实施合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化。力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家相关要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求。低碳环保，积极响应政策，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节繁琐、保管和存储方式落后、管理方式以纸质档案为主等问题，以及档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理效率低且易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。采用合思档案单套制管理方案后，实现统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理。业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。成本效益对比明显，装订匹配耗时从66天/年减少到10天/年，利用耗时从30天/年减少到6天/年，打印成本从180000元/年减少到30000元/年，空间成本从143773元/年（每年递增）减少到22835元/年，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力且浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，受环境因素影响易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂，易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案借还状态更新不及时等问题。采用合思档案单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的文档管理与发票处理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思在多地设有地点，包括北京、上海、杭州等多个城市。联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号二维码和微信小程序二维码进一步了解。如果您想体验合思档案带来的便捷与高效，不妨点击下方链接免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
