在当今数字化浪潮席卷的时代，众多企业纷纷踏上数字化转型的征程，其中不乏世界 500 强旗下的佼佼者。今天要讲述的，便是一家世界 500 强旗下教育服务品牌的故事。该品牌在业务发展上一路高歌猛进，展现出强大的市场竞争力。然而，在财务管理领域，尤其是会计档案管理方面，却遭遇了重重困境。此时，合思凭借其专业的解决方案，为该企业带来了全新的转机。下面，就让我们深入了解这一精彩的合作案例。
业务迷雾：教育品牌的档案管理困局
该教育服务品牌业务蓬勃发展的背后，是复杂且多元的业务和财务系统。这些系统各自为政，犹如一座座孤岛，数据无法顺畅流通。结构化数据的提取成为了一项艰巨的任务，每一次操作都仿佛在迷雾中摸索。电子发票的处理更是令人头疼，打印、查重、验伪不仅耗费大量时间和精力，还造成了纸张的严重浪费，与当下倡导的绿色办公理念背道而驰。
实物存档方面，问题同样严峻。大量的实物档案占据了宝贵的物理空间，企业不得不安排专人进行管理，这无疑增加了运营成本。而且，档案损坏的情况时有发生，让企业面临着合规风险的挑战。重复的纸质档案录入工作，不仅耗时漫长，还容易出现错误，影响了工作的准确性和效率。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求严格，每一个环节都需要耗费大量的时间和精力。
更为糟糕的是，实物凭证与业务分散，使得档案的查找变得异常困难。智能搜索功能缺失，工作人员只能凭借记忆和经验进行查找，准确性难以保证。档案查阅缺少留痕，无法实现多人借阅，导致档案资产的利用率极低，企业的知识和信息资源无法得到充分的挖掘和利用。文档存储安全性也因此受到了极大的威胁，企业在数据保护方面面临着巨大的压力。
合思妙方：全生命周期电子化档案方案
面对该教育品牌的诸多难题，合思挺身而出，带来了全生命周期的电子化会计档案管理方案。这一方案就像是一把万能钥匙，能够打开企业会计档案管理的重重枷锁。
合思的方案具有广泛的数据来源，涵盖了电子档案、自研 OA 以及其他各类系统。其自动封装接口多达 40 种以上，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入。这意味着企业无需进行大规模的系统改造，就能够轻松实现档案数据的应收尽收。无论数据来自何处，合思都能将其整合到统一的平台上，为企业提供全面、准确的档案信息。
在接口传输方式上，合思提供了多样化的选择。影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式，满足了企业不同场景下的需求。企业可以根据自身的实际情况，灵活选择合适的传输方式，确保档案数据的及时、准确录入。
自动归档功能是合思方案的一大亮点。它涵盖了智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等多个环节。每一个环节都紧密相连，形成了一个完整的档案管理链条。智能组单功能能够自动将相关的档案数据进行组合，提高了档案整理的效率；四性检测则确保了档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性，为企业的合规运营提供了有力保障。
会计类档案管理范围广泛，包括企业内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。合思能够对这些档案进行全面、细致的管理，确保每一份档案都能得到妥善的保存和利用。通过合思的方案，企业的文档存储安全性得到了显著提升，数据丢失和泄露的风险大大降低。
精耕细作：方案实施的步步为营
合思在实施解决方案的过程中，采取了严谨、细致的步骤。首先，通过广泛连接异构系统，将企业各系统的数据进行整合和采集。这就像是一场数据的大迁徙，将分散在各个角落的数据汇聚到一起。合思的技术团队凭借其专业的能力和丰富的经验，确保了数据采集的准确性和完整性。
采集到的档案数据需要进行自动封装和处理。合思利用智能组单等功能对数据进行初步整理，将其分类、编号，使其更加有序。这一步骤就像是给数据穿上了一件整齐的外衣，方便后续的管理和使用。
接下来，进行四性检测等操作，确保档案数据的准确性和合规性。这是一个严格的把关过程，只有通过检测的数据才能进入下一环节。合思的检测系统采用了先进的技术和算法，能够快速、准确地发现数据中的问题，并及时进行修正。
最后，实现电子档案和实物档案的统一管理，建立起完善的档案管理体系。在这个体系中，电子档案和实物档案相互关联、相互补充，形成了一个有机的整体。企业可以通过合思的平台，随时随地查询和使用档案信息，提高了工作的效率和便捷性。同时，完善的档案管理体系也进一步保障了文档存储安全性，让企业的数据资产得到了更好的保护。
成果闪耀：数字化转型的显著成效
经过合思的努力，该教育服务品牌取得了显著的成果。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程。工作人员无需再为繁琐的纸质档案管理而烦恼，工作效率得到了极大的提高。
档案的查询也变得更加便捷。多维度穿透查询功能让工作人员能够快速、准确地找到所需的档案信息。以电子借阅为主的方式，简便高效，提升了档案的利用效率。企业的知识和信息资源得到了充分的挖掘和利用，为企业的决策提供了有力的支持。
该企业通过了财政部电子凭证试点，成为了地方财政局标杆试点企业代表。财务数据自动化率达到了 91% 以上，这意味着大部分的财务工作都可以通过系统自动完成，大大减少了人工干预，提高了数据的准确性和及时性。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业再也不用为档案的存放和管理而发愁，节省下来的空间和成本可以投入到更有价值的业务发展中。企业财务相关负责人表示有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97% 以上，这充分展示了合思方案的强大潜力和可持续发展性。同时，在整个过程中，文档存储安全性得到了充分保障，企业的数据资产得到了有效的保护。
客户盛赞：合思方案赢得高度认可
企业在与合思合作后，深刻感受到了财务管理效率的提升和成本的降低。合思的解决方案就像是一场及时雨，滋润了企业干涸的财务管理土壤。企业对合思的解决方案非常满意，认为合思的系统帮助他们解决了长期以来会计档案管理的难题。
合思的系统不仅提高了工作效率，还为企业的数字化转型提供了有力支持。在合思的帮助下，企业能够更加从容地应对市场的变化和挑战，实现了可持续发展。企业相关负责人表示，合思的专业服务和强大的技术能力给他们留下了深刻的印象，他们将继续与合思保持合作，共同推动企业的发展。
行动邀约：开启财务数字化之旅
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