在当前经济环境下，自 2022 年底疫情退潮后，企业差旅业务迎来了新的变化。2023 年 1 – 7 月份，飞机、酒店、火车、用车、用餐等企业差旅业务呈现出“井喷式”增长。尽管订单量大幅增加，但机票、交通工具租赁、酒店住宿价格等也明显上涨，且交易总量仍未达到疫情前 2019 年的峰值水平。
商务消费价格和成本上升的同时，企业面临着前所未有的降本增效压力。在业务拓展和成本控制之间，企业普遍陷入纠结。不过，绝大多数企业并没有“躺平”，而是积极寻找更多的降本增效工具和方法，成本控制方式也更加精细。在众多方法中，数字化手段成为了企业的必然选择。那么，企业究竟该如何利用数字化手段应对差旅管理难题呢？接下来，我们通过一个实际案例来一探究竟。
高端制造企业差旅管理困境剖析
我们的案例主角是一家高端制造上市公司，它如同行业中的一艘巨轮，拥有 3000 + 员工和 10 + 子公司。企业采用连锁经营模式，在多地均设有门店，差旅需求十分旺盛，月均差旅 GMV 达到 50 万 + 。然而，在看似繁荣的差旅业务背后，却隐藏着诸多痛点。
从员工层面来看，报销流程漫长，体验感不佳。员工需要在多个系统中操作，而且系统不支持移动端，这意味着员工在出差途中无法便捷地处理报销事宜。此外，个人垫资和纸质借款申请的方式也让员工颇为头疼。报销时效长达 2 个月，员工的资金长期被占用，积极性受到了极大的影响。
对于财务部门来说，低价值工作占据了大量时间。手工做账、手动验真查重以及超标核对等工作，不仅繁琐，而且容易出错。财务人员每天都在这些重复的工作中忙碌，却无法将更多的精力投入到会计预算分析等更有价值的工作中。
老板方面，由于依靠人工统计分析，无法实时掌握业务数据。费用居高不下，但却缺乏数据基础来支持管理决策。这就如同在茫茫大海中航行的船只，没有准确的导航，很难找到正确的方向。在这种情况下，企业急需一套有效的解决方案来改善差旅管理现状。
合思定制化解决方案精准出击
合思针对该企业的痛点，提供了一套全面的解决方案。这套方案包含了多个核心功能，犹如一个精密的仪器，各个部件协同工作，为企业的差旅管理保驾护航。
预算预占用、费用标准校验、行程重叠校验、订单占预算、差标校验等功能，从源头对差旅费用进行了严格的控制。通过这些功能，企业可以在员工申请差旅时，就对费用进行合理的规划和控制，避免了费用超标的情况发生。
对账结算中心、统一结算、统一开票等功能，则简化了财务部门的工作流程。财务人员只需在月底进行一次对账，入账自动化操作，子对账单拆分、发起审核、发起结算、发票绑定、凭证生成等工作全部由系统完成。这大大节省了财务人员的时间和精力，让他们能够将更多的时间投入到会计预算分析等重要工作中。
合思还使用了合思费控、合思商城、ERP 互联、银企直连等产品。员工可以通过移动端进行申请，在合思商城消费时免垫资开票。商城的供应商覆盖面广，即使在下沉市场也能轻松买到车票、酒店等。这不仅解决了员工长期出差借款、报销的问题，还提高了员工的满意度。
此外，合思还提供了多种差旅数据分析看板。这些看板就像一双双敏锐的眼睛，能够帮助企业洞察差旅行为。通过对差旅数据的深入分析，企业可以优化差旅标准，节省成本。会计预算分析在这个过程中发挥了重要的作用，通过对数据的分析和解读，企业能够制定更加合理的差旅预算和政策。
显著成果见证解决方案有效性
该企业使用合思的解决方案后，取得了显著的成果。
在员工层面，报销效率提升了 300%。员工再也不用为漫长的报销流程而烦恼，节省下来的时间和资金可以用于个人消费，员工的自主性更高，出差动力满满。员工满意度的提升，也为企业的发展注入了新的活力。
财务部门方面，人力成本降低了 50%。原本繁琐的工作变得简单高效，财务部的投诉率降低了 80%，财务口碑大大提升。对账效率也有了一定的提升，财务人员有更多的时间和精力进行会计预算分析，为企业的决策提供更有力的支持。
在成本控制方面，酒店单晚房费单价平均降低 37.8 元，月酒店 GMV 环比下降 8.7%，超标订单数降低 32%。这些数据直观地显示了合思解决方案在降低企业出差成本方面的显著效果。
该企业对合思的评价也非常高，称“与合思合作真正实现了‘有求必应、一拍即合’。面对复杂的需求，可以第一时间解决，不会因为事情复杂而放弃，做到‘有求必应’。在工作方法及管理理念上，双方团队能产生共鸣，实现‘一拍即合’”。
合思方案引领企业差旅管理新趋势
降本增效是企业经营永恒的命题。在当前的经济环境下，企业通过构建适合自身的数字化聚合消费平台、费控系统、电子档案系统，借助数字化技术优化内部流程、提高自动化作业占比，才能提高组织内各职能的活力和免疫力。
随着人工智能、大数据、区块链等新兴技术逐渐成熟，企业聚合消费和费用管控会更倾向于使用此类技术来增强企业对经营环境的敏捷适应性，并持续提高经营质量、业务及管控效率。会计预算分析也将在这些新兴技术的支持下，发挥更加重要的作用。
面对未来持续的降本增效压力，以及低碳发展这一政策驱动长期趋势，企业经营高效、可持续发展需要选择切实可行的数字化解决方案。合思的解决方案，通过精准的会计预算分析和一系列的功能模块，为企业的差旅管理提供了有力的支持。
如果您的企业也面临着差旅管理难题，不妨选择合思的解决方案。现在，您可以免费试用合思的解决方案，亲身体验其为企业带来的降本增效、合规经营和低碳运营的优势，让有限的资源发挥更有效的作用。
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