在当今数字化浪潮席卷的商业世界中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的领军企业，在这场转型之路上迈出了坚实的步伐。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。这家拥有2400名左右员工、8家子公司、全国30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家设立分支机构的企业，涵盖了24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大的企业规模和复杂的组织架构，使得财务数字化转型和业财融合成为其发展的必然需求。
转型前困境：费用报销规范之路荆棘密布
2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，自建了多个系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。整体流程复杂得如同迷宫，系统之间壁垒森严，与预期的转型效果差距较大。
多系统操作体验差，成为员工和财务人员的噩梦。员工申请单需要在各个系统间频繁切换提交，报销数据还得靠财务手工录入。发票验真、查重也只能靠手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，费用报销规范难以有效落实。
系统的割裂和数据的分散更是让情况雪上加霜。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整，费用报销规范在这样的环境下如同空中楼阁。
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，这进一步增加了费用报销规范的难度。
合思解决方案：搭建费用报销规范新桥梁
面对动力源在财务数字化转型中遇到的重重困难，合思挺身而出，提供了一套全面的解决方案。
合思为动力源打造了合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台的产品组合。在系统集成方面，将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步；将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。
合思创新性地提出了无需报销的模式。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受到申请单和差标管控，消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作极大地简化了报销流程，为费用报销规范提供了有力保障。
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，让费用报销规范得以高效实施。
实施步骤：稳步推进费用报销规范落地
合思团队深知要实现动力源的费用报销规范，必须深入了解其业务流程和痛点。因此，团队首先深入动力源内部，进行全面细致的调研。根据调研结果，对产品进行配置和定制化开发，确保系统能够贴合动力源的实际需求。
接下来，进行系统集成工作。合思团队确保HR系统、BPM系统等与合思费控系统的数据同步和对接，让各个系统之间实现无缝衔接，为费用报销规范奠定了坚实的技术基础。
为了让动力源的员工能够熟练使用合思费控系统，合思团队对员工进行了专业的培训。培训内容涵盖了系统的操作和使用方法，让员工能够轻松上手，进一步推动费用报销规范的实施。
在系统上线后，合思并没有就此放松。团队持续进行技术支持和维护，及时解决出现的问题，确保系统的稳定运行，保障费用报销规范的持续有效执行。
转型成果：费用报销规范成效显著
经过合思的精心打造和动力源的积极配合，动力源在实施解决方案后取得了显著的成果与效益。
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期从漫长的时间缩短了3周，效率提升了300%。这不仅让员工能够更快地拿到报销款，也提高了员工的工作满意度，费用报销规范得到了切实体现。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐流程上，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作，费用报销规范得到了高效执行。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工感受到了费用报销规范带来的便利。
财务审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。动力源的财务工作在费用报销规范的指引下，变得更加高效、精准。
动力源评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
如果你所在的企业也面临着类似的财务数字化难题，在费用报销规范方面存在困扰，不妨选择合思。我们将为您提供专业的解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在点击免费试用，开启您企业的财务数字化转型之旅，让费用报销规范为企业发展保驾护航。
