在当今企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案管理的重要性日益凸显。企业在推进数字化进程时，虽通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍面临纸质文件储存难题，数据存储也多依赖线下载体。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。
同时，2025年数电票将实现全覆盖，企业财务档案管理面临新挑战，信息化建设亟需加强。由于数电票管理的特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
合思创立于2014年11月，一直致力于云产品服务创新，运用数字科技和前瞻理念，服务未来财务人。在广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和自主研发的“无需报销”解决方案基础上，合思构建了敏捷的财务收支管理平台，为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数字化服务。其中，合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，为企业提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的档案管理解决方案，有效解决企业内外交困的档案管理问题，助力企业实现文档数字化管理。
合思档案产品全景剖析
合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
其功能模块丰富多样，涵盖发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。
合思档案能为企业带来显著效益，如节约纸张成本70%、节约整理成本75%、检索效率提升90%、管理合规性达100%。它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，还可灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案，为企业的文档数字化管理提供有力支持。
核心功能铸就管理优势
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多源采集畅通数据之路
在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。
对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式。例如，单张PDF大文件，多张回单/发票可自动切割，还能自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。这种多源采集方式确保了企业各类档案数据的全面收集，推动文档数字化管理的高效进行。 -
智能制档提升管理效能
智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证可自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。
通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，可完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，还有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，为文档数字化管理提供坚实的数据基础。 -
档案管理保障规范有序
档案管理方面，合思档案具备权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。
档案目录支持自定义分类、字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，可灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这些功能确保了档案管理的规范性和有序性，助力企业文档数字化管理的顺利开展。 -
档案应用拓展使用场景
档案应用上，合思档案实现多维检索，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。
它还能一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。同时具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景档案应用功能，以及档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控和线下实物管理功能，为企业文档数字化管理提供了丰富的应用场景。
对比传统凸显革新价值
传统档案管理存在诸多问题。在成本方面，有高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；还有高隐形成本，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。在合规性上，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。而合思档案能节约纸张和整理成本，提升检索效率，确保管理合规，在文档数字化管理方面具有明显优势。
在数据存储和处理上，传统档案管理难以应对数电票时代海量电子数据的增长。合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，实现元数据级检索、海量数据秒级查询等，更好地满足了企业文档数字化管理的需求。
在档案关联和证据链完整性检测方面，传统档案管理依赖人工，效率低且易出错。合思档案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。
在档案调阅上，传统档案管理难以满足企业多维度、精细化的需求。合思档案的共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，为企业文档数字化管理提供了更高效的调阅方式。
应用案例见证卓越成效
某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案。最终实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。数据指标显示，凭证总量14W +，单据总量50W +，某月入库数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次，充分体现了合思档案在文档数字化管理方面的强大能力。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，为企业的文档数字化管理带来了显著改善。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，有效提升了企业文档数字化管理的水平。
中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等环节的低效问题。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，推动了该集团的文档数字化管理进程。
合思档案未来展望
合思档案为企业提供了全面、高效、合规的电子会计档案管理解决方案，显著降本增效，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业效益最大化。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其领先的技术和丰富的功能，将在企业数字化转型中发挥重要作用。
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。未来，合思将持续为更多企业提供优质的电子会计档案管理服务，助力企业实现文档数字化管理。合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，且国家四部委官方试点100%成功验收，具备强大的技术实力和合规保障，未来有望不断创新和发展，为企业带来更多价值。
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