在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措如同催化剂，让我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然到来。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅能优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。在这样的时代背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的数字档案管理系统——合思档案。基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，其发布的《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义。
市场形势：数字浪潮下的档案管理新需求
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的大势所趋。会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现数字化。
我国电子凭证改革的加速，让电子凭证全流程无纸化时代加速到来。随着电子凭证数字化转型的加快，企业对电子会计档案管理解决方案的需求日益增长。企业需要一个能满足合规、降本增效等多方面要求的数字档案管理系统，以适应时代的发展。
痛点分析：传统档案管理的重重困境
传统纸质档案管理存在诸多痛点。好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况难以避免。而且纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理，对空间和人力要求巨大，成本高。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。
COMMUNE幻师面临着档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达2月，电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段。云南菜品牌连锁经营同样遭遇了纸质档案打印成本高、存储成本高、资料查找困难等问题。多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，档案存储耗费大量档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，且有丢失、损毁等风险。海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落各系统，档案数据难利用，需逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。财务临时保管1年后移交综合档案管理，独立档案室管理存放纸质档案。纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查。
解决方案整体策略概述：全流程智能化合规管理
合思档案数字档案管理系统全面打通电子凭证会计处理全流程各环节。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。
该系统实现了财务档案「采制管用」全生命周期管理，包括开放式接口互联自主采集、智能关联自动组装、精准权限管控、多维检索一站式预览等，全流程合规化、自动化、数字化。以政策为导向，聚焦财务档案，合思档案助力企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作，推出全新“单套制”解决方案，深耕企业“单套制”落地最佳实践。通过连接各类异构系统，自动采集档案数据，实现凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置，形成完整业务链组合数据。
核心模块：功能强大的数字档案管理
合思档案数字档案管理系统的功能蓝图包括便捷调阅不打印，混序归集免组装，以及电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个环节。
在智能采集方面，通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）实现开放式接口互联自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析。预归档服务集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的后续管理做好准备。基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等，精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求。
竞争优势：效率成本合规全面领先
与传统档案管理方式相比，合思档案数字档案管理系统具有显著的竞争优势。它实现了自动化归档，告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。
以好想你健康食品股份有限公司为例，使用合思档案后减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理。该系统支持多维检索、一站式预览、在线借阅、异构系统联查等，打破了传统档案管理在利用效率上的局限，提高了档案利用的便捷性和准确性。
成功案例：不同行业的卓越实践
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案数字档案管理系统打破壁垒，数据同源，实现一键联查，工作效率有效提升。自动组装，审计便捷。借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置，减少了大量人工耗时和综合成本。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析，去人工化减少人力成本50%，资产化深度分析档案数据满足内审需求，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。
云南菜品牌连锁经营引入合思实现财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，业财融合达成80%，100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破数据孤岛，整合四证。搭建业务证据链，实现业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅。银行回单无纸化，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性100%。
服务体系：全面专业的服务保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，拥有专业的研发团队，不断优化和创新数字档案管理系统。在全国22个城市设有直营服务网络，能够为当地客户提供及时、高效的服务。通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，扩大服务范围，满足不同地区客户的需求。为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，形成了完善的服务体系。
合思档案数字档案管理系统作为领先的电子会计档案管理平台，帮助众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥出更大的价值。随着电子凭证数字化转型的不断深入，电子会计档案管理将迎来更广阔的发展空间。合思档案将持续发挥其优势，推动电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。其成功案例证明了该系统在不同行业的适用性和有效性，未来将为更多企业提供优质的解决方案，助力企业实现财务数智化转型。《电子会计档案实践案例集》的发布也将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
如果您想体验数字档案管理系统带来的便捷与高效，不妨点击免费试用，开启财务数智化之旅。
