数电票时代，合思档案助力企业高效文档流转管理

在数字化浪潮席卷的当下，数电票正以前所未有的速度改变着企业的财务档案管理格局。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理正直面新的挑战，信息化建设亟待加强。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业面临着诸多档案管理难题。企业高管面临着纸质档案管理成本巨大且占地，档案数据难以分析利用的困境；财务人员则要面对档案数据量大、整理耗费时间、手动匹配核对枯燥繁复的问题；业务人员也饱受报销纸质票据流程繁琐之苦。同时，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用，高合规风险如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案可能因不可抗力损坏等问题，都凸显了电子会计档案管理的必要性。

值得庆幸的是，国家政策大力支持电子会计档案管理。《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》《会计档案管理办法》等政策，全面肯定了电子档案的法律效力，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。在这样的背景下，电子会计档案管理对于企业的文档流转管理至关重要。

合思档案：财务数智化领域的璀璨之星

北京合思信息技术有限公司创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。凭借敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多净利润。在企业费控报销信息化细分领域，合思市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，荣获福布斯中国科技50强，并通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，致力于为企业提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的电子会计档案管理解决方案，实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。在文档流转管理方面，它能让企业的档案管理更加高效有序。

合思档案秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为客户提供全方位的财务数智化服务。同时，合思档案具有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，且国家四部委官方试点100%成功验收，在技术和合规性方面为企业的文档流转管理提供了坚实保障。

合思档案核心功能：全方位赋能文档流转管理

• 多源采集：数据获取的智慧引擎
  在文档流转管理中，数据采集是第一步。合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，能满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等，确保企业的各类文档数据都能高效采集。

• 智能制档：高效整合的强大助力
  合思档案的智能制档功能为文档流转管理带来了极大的便利。会计档案关联规则可视化配置，可实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，该功能还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，确保文档流转过程中的数据质量。

• 档案管理：精细管控的坚实保障
  在档案管理方面，合思档案权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等，系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业自主排列、扩展。这些功能为企业的文档流转管理提供了精细的管控，确保文档的安全和有序流转。

• 档案应用：多维利用的无限可能
  合思档案的档案应用功能为企业的文档流转管理提供了多维的利用方式。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，批量检索等。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还提供外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交鉴定销毁与线下实物管理等功能，让企业能够充分利用文档数据，实现文档流转管理的价值最大化。

合思档案VS传统档案管理：优势一目了然

• 成本节约：真金白银的实惠
  在文档流转管理中，成本是企业关注的重点。合思档案可帮助企业节约70%纸张成本、75%整理成本，显著降低企业的显性成本和隐形成本。例如，某企业使用合思档案后年用纸张从314,500张减少，档案资料箱数和占地面积也大幅降低；某集团型企业纸张打印成本减少100万张纸/年，存储空间成本减少300册/年，释放1/3空间。通过使用合思档案，企业在文档流转管理方面能够节省大量的资金和资源。

• 效率提升：分秒必争的速度
  传统档案管理在查找原始凭证等场景时需人工前往档案室查找，无法精准快速定位，效率低下。而合思档案可通过关键词检索快速定位相关档案，实现90%检索效率提升。如某企业使用合思档案后1分钟即可快速定位数据，某集团型企业整理匹配效率提升80%，某企业档案匹配耗时减少84%、查询耗时减少80%。在文档流转管理中，效率的提升意味着企业能够更快地响应业务需求，提高整体运营效率。

• 合规性保障：万无一失的安心
  传统档案管理存在电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案可能因不可抗力损坏等合规风险。而合思档案按照国家相关规定建设，具备有效的查验机制、防篡改等控制，实现归档即合规。如某企业使用合思档案后合规性管理达到100%。在文档流转管理中，合规性是企业必须重视的问题，合思档案为企业提供了可靠的合规保障。

• 数据利用：激活沉睡的数据价值
  传统档案管理档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询。而合思档案能让数据“活起来”，可实现业务数据穿透联查，形成完整的业务证据链。如某企业使用合思档案后实现业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了。在文档流转管理中，充分利用数据价值能够为企业的决策提供有力支持。

合思档案应用案例：真实效果见证实力

• 超大量单据企业的高效转型
  某年单据量2.6亿的企业，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。数据指标显示，凭证总量14W + ，单据总量50W + ，某月入库数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。在文档流转管理方面，该企业实现了质的飞跃。

• 集团型企业的标准化之路
  某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难整合。合思档案采用单套制管理方案，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。记账凭证、报账单电子占比100%，银行回单电子占比80%，电子发票电子占比90%，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。合思档案帮助该集团型企业优化了文档流转管理流程，实现了标准化和高效化。

• 企业的全面提升之旅
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案实现广泛连接、应收尽收，业务检测方案能核查档案关系链条和数据金额匹配情况，跨系统调阅方案可实现完整业务链条档案数据的跨系统调阅。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，合规性管理100%。通过合思档案，该企业在文档流转管理方面取得了显著的提升。

• 教育集团的数字化变革
  某K12民办教育集团存在业务系统多数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间且易损坏、档案整理复杂、利用不便等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。合思档案助力该教育集团实现了文档流转管理的数字化变革。

综上所述，合思档案通过提供领先的单套制电子会计档案管理平台及多种场景解决方案，帮助企业解决了档案管理的诸多痛点，实现了显著的降本增效、合规管理和数据价值挖掘，在多个企业的文档流转管理应用中取得了良好的效果。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为专业的电子会计档案管理平台，将在企业数字化转型中发挥重要作用，助力企业实现全面数字化。

合思档案持续迭代、接口开放，具备广泛连接的能力、100%自动归档能力、符合国家政策要求的合规性管理能力以及灵活承接、持续迭代的能力，能够及时应对企业档案管理的变化和需求，为企业提供长期稳定的文档流转管理服务。

合思档案坚持以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，未来将不断优化和完善产品功能，为更多企业提供优质的电子会计档案管理解决方案，推动企业财务无纸化、低碳发展和数字化转型。如果您想体验合思档案在文档流转管理方面的强大功能，不妨免费试用一下。