在数字化浪潮席卷全球的当下，我国电子凭证改革正以令人瞩目的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开启了全面数字化电子发票——航空运输电子客票行程单的推广使用。这些举措标志着我国电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题即将得到全面解决，电子凭证数字化转型进一步加快，全流程无纸化时代已然来临。
在这个充满机遇与挑战的时代，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借敏锐的市场洞察力和卓越的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。合思创立于2014年，是一家专注于为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司。通过其敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。作为专精特新企业，合思成立以来累计融资超15亿元人民币。秉持以客户为中心的服务理念，合思分别在杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，以强大的服务网络为企业的财务数智化转型保驾护航。
金牌橱柜：传统档案管理痛点凸显
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定的“智能制造示范企业”。然而，在企业快速发展的背后，传统的会计档案管理方式却成为了制约其进一步提升效率和竞争力的瓶颈。
在整理环节，会计档案散落于各个系统，档案数据难以有效利用。财务人员需要逐一打印相关资料，然后进行手工匹配、组装、装订，最后上架存档。这种繁琐的操作流程不仅耗费大量的时间和人力，还容易出现错误，降低了工作效率。
在保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这期间涉及到档案的多次转移和交接，增加了档案丢失或损坏的风险。
在存储环节，企业采用独立档案室管理，存放大量的纸质档案。这不仅占用了宝贵的办公空间，还需要投入大量的人力和物力进行档案的维护和管理。同时，纸质档案的查阅也非常不便，需要耗费大量的时间在档案室中寻找所需的文件。
合思档案：量身定制解决方案
面对金牌橱柜在会计档案管理方面的诸多痛点，合思凭借其专业的技术团队和丰富的行业经验，为其量身定制了一套完整的解决方案。
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统一存储 打破数据孤岛
合思档案打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准、统一管理。通过这种方式，企业的会计档案数据得到了有效的集中和整合，提高了数据的安全性和可用性。同时，统一的标准和管理方式也使得档案的查询和使用更加便捷高效。在信息存取权限方面，合思档案提供了灵活的设置选项，企业可以根据不同的岗位和职责，为员工分配不同的信息存取权限，确保数据的安全性和保密性。 -
完整业务证据链 实现业财一体
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。通过这种方式，企业可以更加清晰地了解业务的全貌，为决策提供更加准确的依据。同时，完整的业务证据链也有助于企业提高财务合规性，降低税务风险。在信息存取权限方面，企业可以根据业务的不同阶段和需求，为相关人员分配相应的信息存取权限，确保只有授权人员才能获取和使用敏感信息。 -
数据共享 一站式查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据的共享和一站式查阅。员工可以通过系统快速定位所需的档案信息，无需在多个系统中进行查找。这种便捷的查阅方式大大提高了工作效率，节省了时间和精力。在信息存取权限方面，系统会根据员工的信息存取权限，自动过滤掉其无权查看的信息，确保数据的安全性和合规性。 -
银行回单无纸化 降本增效
海量的银行回单一直是企业会计档案管理的难点之一。合思档案实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的存储和管理成本，还提高了回单处理的效率。同时，无纸化管理也有助于企业实现绿色办公，符合可持续发展的理念。在信息存取权限方面，企业可以对银行回单的信息存取权限进行严格的设置，确保只有授权人员才能查看和处理相关信息。
显著成果：见证合思价值
金牌橱柜应用合思档案解决方案后，取得了显著的成果。
在档案匹配方面，耗时减少了84%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和质量。在信息存取权限的合理设置下，相关人员能够快速准确地获取所需的档案信息，进一步提升了匹配的效率。
在档案查询方面，耗时减少了80%。员工可以通过系统快速定位所需的档案信息，无需在档案室中花费大量时间寻找。这不仅提高了工作效率，还提升了员工的满意度。信息存取权限的设置确保了查询的准确性和安全性，只有授权人员才能获取相关信息。
在成本节省方面，预估每年节省总体成本30万 +。这主要得益于无纸化管理带来的纸张、存储和人力成本的降低。同时，高效的档案管理也有助于企业提高决策的准确性和及时性，为企业带来更多的经济效益。信息存取权限的合理分配，确保了成本控制的有效性和数据的安全性。
在档案合规性方面，实现了100%的合规。合思档案严格遵循国家相关法律法规和财务制度，确保企业的会计档案管理符合要求。这有助于企业降低税务风险，提高企业的信誉度。信息存取权限的设置确保了档案数据的保密性和完整性，符合合规性要求。
合思引领 共赴财务数智化未来
基于合思档案在行业应用中的深度应用与案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》。这本案例集具有很好的参考价值和借鉴意义，希望能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，合思凭借其卓越的技术实力、专业的服务团队和丰富的行业经验，为企业提供了全方位的财务数智化解决方案。合思档案管理平台以其强大的功能和灵活的信息存取权限设置，帮助企业解决了会计档案管理中的诸多难题，提升了企业的核心竞争力。
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