在高端制造行业的广阔版图中，有这样一家上市公司，宛如一颗璀璨的明星。它拥有超3000名员工，旗下还有10多家子公司，业务规模宏大且多元。然而，在差旅和费控管理的领域，这家企业却遭遇了重重困境，这些问题如同一团迷雾，严重影响了企业的运营效率，也让管理决策陷入了迷茫。
合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借深厚的专业能力和丰富的实践经验，敏锐地洞察到了该企业的痛点，并迅速为其量身定制了一套针对性的解决方案，其中电子记账系统在整个方案中发挥了核心作用。
业务困局：传统费控的重重枷锁
这家企业的员工在报销流程中可谓苦不堪言。漫长的报销流程就像一场马拉松，体验感极差。多系统操作让员工在不同平台间疲于奔命，且系统不支持移动端，这对于经常出差在外的员工来说，无疑是雪上加霜。个人垫资的模式让员工的资金压力倍增，而纸质借款申请繁琐复杂，报销时效长达2个月，员工辛苦垫付的资金长时间无法回笼，大大降低了工作积极性。
财务人员更是被低价值工作缠身。手工做账如同在黑暗中摸索，耗费大量时间和精力；手动验真查重就像大海捞针，效率极低；超标核对麻烦无比，需要反复查阅各种文件和数据。财务人员还需要手工登记Excel表格，不仅费时费力，而且容易出错，工作效率十分低下。此外，原有的TMC平台无法满足企业日益增长的需求，OA + 自研费控系统仅仅服务于审批，对于费用的管理和控制几乎没有起到实质性的作用。
企业老板也面临着难题。由于无法实时掌握业务数据，只能依靠人工统计分析，而这种方式不仅时效性差，而且数据的准确性也难以保证。费用居高不下，却找不到有效的控制方法，管理决策缺乏坚实的数据基础，如同在茫茫大海中航行却没有指南针。
智慧破局：电子记账系统的解决方案
合思为该企业提供了一套涵盖电子记账系统的全方位解决方案，采用了合思费控、合思商城、ERP互联、银企直连等先进产品。这些产品相互协作，形成了一个强大的费控生态系统。
系统具备众多核心功能。预算预占用功能让企业能够提前规划费用支出，避免超支；费用标准校验和行程重叠校验确保每一笔费用都符合规定，杜绝不合理支出；订单占预算和差标校验功能实时监控费用使用情况，让企业对费用了如指掌；对账结算中心实现了统一结算和统一开票，简化了财务流程；自动生成凭证功能大大减轻了财务人员的工作量；合思BI·差旅分析则为企业提供了多维度的差旅数据，帮助企业洞察差旅行为，优化差旅标准。
对于员工来说，电子记账系统带来了极大的便利。员工可以通过移动端随时随地进行申请，即使身处偏远地区也无需担心。合思商城消费免垫资开票，供应商覆盖面广，无论是一线城市还是下沉市场，都能轻松买到车票、酒店等。长期出差的员工再也不用担心借款和报销问题，工作更加安心。
财务人员的工作也得到了极大的改善。通过电子记账系统，财务月底只需进行1次对账，入账实现自动化操作，每月1次对账即可完成。子对账单拆分、发起审核、发起结算、发票绑定、凭证生成等一系列工作全部由系统完成，大大节省了时间和精力。
稳步推进：系统实施的精细步骤
签约合思后，合思团队立即对企业的差旅和费控流程进行了全面梳理和评估。他们深入了解企业的业务模式、管理需求和现有系统的优缺点，为后续的定制化配置奠定了基础。
根据企业的实际需求，合思对相关产品进行了定制化配置。电子记账系统的各项功能被精细调整，确保与企业业务完美适配。每一个流程、每一个规则都经过了反复的测试和优化，以满足企业的个性化需求。
为了让企业员工和财务人员能够熟练使用系统，合思组织了系统培训。培训内容涵盖了系统的操作方法、功能介绍和实际案例分析，让员工们能够快速上手。通过培训，员工们对电子记账系统有了更深入的了解，也增强了使用系统的信心。
在系统上线和推广过程中，合思采取了循序渐进的策略。首先从部分部门进行试点，在试点过程中不断收集反馈意见，对系统进行优化和调整。当试点部门取得良好效果后，再逐步向其他部门推广，最终实现了系统的全面覆盖。这种方式确保了系统的平稳运行，也减少了对企业正常业务的影响。
显著成效：电子记账系统的价值彰显
电子记账系统的实施为企业带来了显著的成果和效益。员工报销效率提升了300%，报销时间大大缩短。员工们再也不用为繁琐的报销流程而烦恼，工作满意度得到了极大的提高。
财务人力成本降低了50%。电子记账系统的自动化功能让财务人员从低价值工作中解放出来，能够将更多的时间和精力投入到高价值的财务管理工作中，工作效率得到了显著提升。
通过电子记账系统提供的多种差旅数据分析看板，企业能够深入洞察差旅行为。根据数据分析结果，企业可以优化差旅标准，从而节省成本。同时，系统自动计算、送审的差旅补贴报销单，有效规避了之前员工有意或无意的虚填、错填问题，并自动推送订单消费详情，财务审批速度加快，进一步提高了工作效率。
客户赞誉与行动号召
该企业对与合思的合作给予了高度评价。客户表示：“与合思合作真正实现了‘有求必应、一拍即合’。面对复杂的需求，合思可以第一时间解决，不会因为事情复杂而放弃，做到‘有求必应’。在工作方法及管理理念上，双方团队能产生共鸣，实现‘一拍即合’。”
合思在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为企业提供全方位的服务支持。
如果您的企业也面临着差旅和费控管理的难题，欢迎选择合思。拨打400 – 999 – 8293或访问www.hosecloud.com，即可免费试用电子记账系统，体验高效的财务数智化解决方案，提升企业的运营效率和管理水平。
